Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

Для пользователей-непрофессионалов в области программирования в большей степени подойдет Paradox.

Следующий программный пакет Clarion Professional (фирма Clarion software) ориентирован как на профессиональных, так и эпизодических пользователей. Имеет средства для разработки автономных модулей.

Появление большого числа СУБД с различными структурами файлов, с различными языками программирования привело к необходимости определенной стандартизации. Так как конечной целью пользователя является выборка информации из БД и последующая ее обработка, то усилия по стандартизации сконцентрировались в первую очередь на разработке универсального языка запросов.

Такими языками для реляционных БД стали SQL или SEQUEL (Structured English Query Language) и QBE (Query by Example).

Благодаря популярности и тщательности отработки SQL приобрел статус стандарта де-факто. Его описание можно найти в каждом серьезном учебном пособии или инструктивном материале. Комитет по разработке стандартов в области баз данных Американского национального института стандартов (ANSI) принял SQL в качестве отправной точки по созданию стандарта реляционного языка.

Большой популярностью среди пользователей - непрофессионалов в области программирования получили интегрированные пакеты программ, объединяющие возможности СУБД и электронных таблиц. Примерами таких пакетов являются Open Access и FRAMEWORK.

Современная СУБД должна иметь в своем составе, с одной стороны, мощные диалоговые инструменты (например , генератор отчетов, экранных форма и т.п.), а с другой - хорошие средства проектирования программ. К результатам опросов и оценок относительно эффективности различных СУБД следует относится осторожно, так как никто лучше самого пользователя не представляет себе специфику задачи, которую необходимо решить.

Программа MS Excel,  являясь лидером  на  рынке  программ обработки электронных таблиц,  определяет тенденции развития в этой  области.  Вплоть   до   версии   4.0   программа   Excel представляла   собой   фактический  стандарт  с  точки  зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке     появилась  версия  5.0,  которая  содержит  много  улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести  появление  трехмерных  документов  (блокнотов). Установление  связей  между  файлами  и  таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно    расширены,    а    дополнительные   программные инструменты  облегчают  решение  сложных   прикладных   задач.

Следует  также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые  помогают  пользователю  задавать  функции  и   выдают рекомендации,  если  существует  более  простой  метод решения  текущей задачи.  В программу Excel встроена удобная подсистема помощи,  которая  в  любой  момент  готова  выдать необходимую справку. 

Описанные до   сих  пор  новшества  касаются  в  основном комфорта в работе и  быстрого  освоения  программы.  Одним  из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для  профессионалов,  является встроенная   в   Excel   Среда  программирования  Visual  Basic  (VBA)  для решения прикладных задач.  Благодаря  VBA  фирме  Microsoft  удалось  не   только      расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый  уровень  прикладного  программирования,  поскольку  VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты,  которые по своим функциям выходят далеко за рамки  обработки  электронных таблиц.   Кроме   этого,   следует  назвать  следующие  важные новшества программы Excel 5.0:

- менеджер файлов, который выдает подробную информацию  о всех файлах;

- диалоговые окна-регистры;

- отдельная пиктограмма  для форматирования; 

-  появление  механизма Drag & Plot, предназначенного  для быстрой активизации диаграмм.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.  Программа «1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д.  «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

-операционную  систему  Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную  память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на  гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности  «1С: Бухгалтерия»:

-ведение синтетического  и аналитического учета применительно к потребностям предприятия

-возможности  ведение количественного и многовалютного  учета

-получение всей  необходимой  отчетности и разнообразных  документов по синтетическому  и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

-возможность  автоматической печати выходных  первичных документов.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В  программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Программа позволяет вводить проводки следующими способами:

-при ручном  вводе проводок в журнал указывается  дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или  сумму в валюте

-использование  типовых  операций позволит автоматизировать  ввод стандартных или часто  используемых операций. При вводе  типовой операции создаются одна  или несколько проводок, причем  суммы этих проводок могут  вычисляться автоматически. Например – можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета,  рассчитать прибыль.

  С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном поручении, накладной и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д.

Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

 На основании  введенных проводок формируется  отчетность и различные вспомогательные  документы:

-оборотно –  сальдовую ведомость

-шахматку

-анализ счета

-обороты счета

-журнал –  ордер и ведомость по счету

-сводные проводки

-анализ счета по датам

-отчет по журналу  операций

-карточку счета

Документы  могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы  «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходиую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат,  следует учесть следующие аспекты.

Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

- Взять в штат  или по совместительству технического  специалиста, который будет отвечать  и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.

- Целесообразно  предварительно провести обучение  сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.

В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.