Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

Пункт “мемориальный ордер №8” предназначен для записи данных в ордер, просмотр ордера на экране и его распечатки.

Пункты “ежемесячная копия баз данных” и “подготовка к следующему месяцу” предназначены для создания копии базы данных на дискете, для резервного копирования, и подготовки данных к следующему месяцу, то есть подсчет итоговых сумм и перенос на начало месяца.

Пункт “конец” завершает работу с программой и передает управление операционной среде.

Также имеются программы ведения мемориальных ордеров 6 и 7, подготовки главной книги и составление бухгалтерского баланса. При работе данными программами исходными источниками информации служат базы данных введенных другими АИС. При составлении главной книги имеется следующее меню:

конец работы программы;

оглавление журнала;

остатки на начало месяца;

мемориальные ордера;

просмотр и печать журнала;

системные работы;

настройка.

Пункт “оглавление журнала” позволяет просмотреть мемориальные ордера вошедшие в оглавление журнала, необходимо указать дату, месяц и год, и система выберет информацию за указанное время.

Пункт “остатки на начало месяца” позволяет просмотреть остатки сумм по субсчетам на начало указанного месяца, внести исправления или удалить.

Пункт “мемориальные ордера” позволяет просмотреть информацию по любому указанному мемориальному ордеру. При этом будет указана сумма по кредиту и по дебету счетов, которую можно исправить или удалить.

Пункт “просмотр и печать журнала” позволяет  подготовить книгу “Журнал-главная”, просмотреть обороты, итоги, перенести итоги, и распечатать на принтере.

Пункт “системные работы” предназначен для резервного копирования баз данных. Файлы баз данных можно копировать на дискеты, восстанавливать с дискет, очищать, и удалять информацию.

Пункт “Настройка” позволяет настраивать мемориальные ордера для определенного учреждения, и подготавливать информацию к следующему году.

Пункт “конец работы программы” завершает работу и передает управление операционной системе.

Главное меню автоматизированной информационной системы “баланс исполнения сметы расходов” состоит их следующих пунктов: конец работы, оборотная ведомость, баланс, системные работы. Пункт “оборотная ведомость” состоит из следующих подпунктов;

конец работы;

ввод;

подсчет сальдо;

просмотр;

печать;

перенос сальдо;

Пункт “конец работы” возвращает управление в главное меню. Пункт “ввод” позволяет обрабатывать информацию за определенный месяц и вводить ее в базу данных. Пункт “подсчет сальдо” подсчитывает сальдо по каждому субсчету. Пункт “печать” позволяет просмотреть оборотную ведомость на экране и распечатать. Пункт “перенос сальдо” позволяет переносить сальдо субсчетов из одного месяца в другой.

Пункт главного меню “баланс” состоит из подпунктов:

конец работы; настройка; выбор сальдо; баланс; справка;

Пункт “конец работы” возвращает управление в главное меню программы. Пункт “настройка” предназначен для настройки строк баланса и формул для их подсчета. Пункт “выбор сальдо” предназначен для выбора периода ввода сальдо на начало и на конец отчетного периода. Пункт “баланс” позволяет вывести на экран и распечатать на принтере баланс за один месяц, за квартал и за год. Пункт “справка” предназначен для распечатки справки к балансу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Элементы компьютерной системы

1. Аппаратные  средства. К ним относятся: оборудование  и устройства, из которых состоит  компьютер, в частности центральный  процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные  средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), и сервисные программы. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры  управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют  ее и снабжают программами, эксплуатируют  и контролируют систему обработки  данных.

5. Данные - сведения  о хозяйственных операциях и  другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую  запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Особенности компьютерной обработки  данных

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля  обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Обзор применяемых программных средств

Из известных реляционных СУБД на отечественном рынке программных продуктов наибольшей популярностью пользуются такие, как FoxBase и FoxPro (фирма FOXsoftware), Clipper (фирма Nantucket), Paradox (фирма Borland).

Одной из самых распространенных СУБД является семейство dBase (dBase II, dBase III, dBase IV, dBase V). Такие характеристики этих пакетов как способ организации информации и доступа к ней, а также встроенный язык программирования, послужили основой для дальнейшего развития в других пакетах, например Clipper и FoxBase.

Большого успеха добился пакет Paradox, разработанный фирмой ANSA, а сейчас выпускаемый фирмой Borland. Этот продукт отличается очень “легким” интерфейсом и занимает лидирующее положение по простоте использования.

Paradox - одна из  редких программ, которые в одинаковой  степени обращены к начинающим, и к квалифицированным пользователям. Своим успехом Paradox отчасти обязан  способу представления задач  работы с БД. Вместо традиционного изображения отдельных полей и записей (как dBase и FoxBase) на экране вы видите таблицу - в виде строк и столбцов.

Как только вводится запрос, записи отвечающие критериям выбора, “выпадают” в нижнюю часть экрана, образуя временную таблицу под название “ANSWER” (ответ). Эту таблицу можно сохранить.

В Parardox используется собственная версия языка запросов QBE. В столбцах таблицы можно вводить условные операторы для задания критериев выбора. Записи, удовлетворяющие запросу, появляются в таблице под запросом.

В данном программном пакете можно создавать новые поля, задавая выражения с содержимым полей и константами. При необходимости можно связать две или более таблиц. Достаточно только ввести одинаковые значения в колонки, которые следует объединить. Таким образом, нет необходимости в сложном программировании и индексировании полей.

Clippet фирмы Nantucnet по существу, представляет собой  компилятор с dBase, он сохраняет  команды dBase, но имеет дополнительные  возможности: работа с одномерными  массивами, способность сохранения экрана, включение новых функций, написанных на языках Си или Ассемблер. Конечным результатом работы компилятора являются программные файлы типа EXE, то есть выполняемые. Программные продукты с исполнением на Clipper работают намного быстрее.

Еще одним исключительно популярным представителем ряда dBase является программный пакет FoxBase plus фирмы Fox software. Этот пакте совместим с dBase, но имеет дополнительные возможности: обработка одно- и двухмерных массивов, а также увеличено число одновременно открытых файлов.

Clipper является  системой программирования, FoxBase plus - системой управления базами  данных. Наряду с языком программирования, FoxBase+ включает в себя интерфейс  конечного пользователя. Этот интерфейс  позволяет создавать и обрабатывать БД без написания программ, используя систему меню или набирая команды с клавиатуры.

Интерфейс конечного пользователя с FoxBase+ полностью повторяет интерфейс СУБД dBase III +. В Clipper аналогичные возможности работы с базами данных в интерактивном режиме либо отсутствуют, либо вынесены в самостоятельные программы - утилиты DBU.exe или RL.exe.

FoxBase+ может работать  в режимах интерпретации или  псевдокомпиляции. При интерпретации  каждая очередная команда (набранная  с клавиатуры или взятая ил программы) немедленно анализируется, переводится в машинный код и исполняется. Псевдокомпиляция позволяет преобразовать весь текст программы в промежуточный код, который затем выполняется значительно быстрее за счет исключения этапа синтаксического анализа команд.

В отличие от Clipper, который является компилятором, FoxBase+ не создает независимых EXE файлов. Для запуска программы необходимо либо сам FoxBase+ либо его усеченная версия FoxPun.

FoxBase+ и Clipper ориентированы  на один и тот же формат  хранения данных - комбинацию dbf и dbt файлов. Однако, они используют разные структуры индексных файлов, несовместимые между собой. Индексные файлы FoxBase имеют расширение idx.

Набор операторов в FoxBase+ практически совпадает в Clipper, но FoxBase+ не позволяет присваивать символьным переменным значения memo-полей.

FoxBase+ имеет более  жесткое количественные ограничения  на размер хранимых данных.

Дальнейшим развитием СУБД FosBase стал пакет FoxPro, превосходящий FosBase по скорости, сервису, графическим возможностям, возможностям программирования и документирования текстов программ.

FoxPro и Clipper являются  наиболее быстродействующими СУБД, но ориентированы эти программные  пакеты в основном на программистов, разрабатывающих автоматизированные  системы управления.

В пакет FoxPro входят мощные средства автоматизированной генерации экранных форм, отчетов и программ, а также документирование программ и работы с трехмерной графикой. В Clipper аналогичные возможности не включены, но могут быть достигнуты за счет использования дополнительных утилит и библиотек функционального расширения, создаваемых независимыми разработчиками.