Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

 Внедрение  бухгалтерских пакетов и программ  позволяет автоматизировать  не  только бухгалтерский учет, но  и навести порядок в складском  учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах.  Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Этапы автоматизации бухгалтерского  учета в России

В мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

 Автоматизация  бухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов.  Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Описание автоматизированной системы бухгалтерского учета

Автоматизированная система бухгалтерского учета состоит из нескольких отдельных программных комплексов, использующих общую базе данных. Они работают в среде системы управления базами данных Foxplus. Программы имеют иерархическую систему меню, что упрощает работу бухгалтера, так как для работы необходимо пользоваться только клавишами управления курсора и клавишей “Enter”.

Автоматизированная информационная система “Учет денежных средств на расчетном счете” предназначена для автоматизации учета денежных средств на расчетном счете учреждения. Запуск программы производится командным файлом abank.bat. После этого появляется главное меню программы, состоящее из следующих пунктов:

конец работы;

ввод информации;

мемориальный ордер;

аналитический учет;

системные работы;

настройка.

При запуске пункта меню “ввод информации” появляется подменю которое состоит из следующих пунктов: возврат в меню, ввод выписки банка, обработка приходных документов, обработка расходных документов. Возврат в главное меню программы выполняется при указании на пункт “Возврат в меню”. Пункт “ввод выписки” позволяет вводит выписки банков в базу данных. Для этого необходимо внести следующие данные: бухгалтерский субсчет, номер расчетного счета, дату выписки банка и входящее сальдо. Пункт меню “Обработка приходных документов” предназначен для обработки приходных документов и состоит из дополнительного подменю:

возврат в меню;

“сторонние” приходные документы;

ордер на взнос наличными;

просмотр базы прихода;

просмотр восстановленных сумм;

корректировка базы прихода;

корректировка восстановленных.

Пункт “возврат в меню” предназначен для выхода в меню ввода информации. Пункт “сторонние” приходные документы предназначен для ввода приходных документов других учреждений, организаций и предприятий. Для этого необходимо указать номер приходного документа, дату, данные о плательщике, ИНН, номер лицевого счета, наименование, БИК, номер корр. счета, банк плательщика, сумма к оплате и дата оплаты. После ввода приходного документа необходимо также ввести бухгалтерскую проводку. Для этого указывается дебет и кредит корреспондирующих субсчетов, сумма, наименование платежа. Если имеется несколько проводок система запрашивает все. После ввода проводок необходимо ввести кассовые расходы. Для этого появляется подменю состоящее из 2 пунктов: отказ от обработки проводки, восстановление кассовых расходов. Пункт “восстановление кассовых расходов” предназначен для ввода информации по учреждению и наименованию затрат, для этого необходимо ввести сумму по документу, код затрат согласно классификатору, код учреждения и суммы по каждому учреждению.

Пункт “ордер на взнос наличными” предназначен для ввода информации по оприходованию денежных средств на расчетный счет наличных денежных средств. Для этого необходимо указать номер ордера, дату, сумму полученную на расчетный счет, номер расчетного счета. Если документ введен верно необходимо после ввода документа подтвердить нажатием клавиши “Enter”. Также необходимо ввести бухгалтерскую проводку, как в предыдущем пункте меню.

Пункт “просмотр базы прихода” предназначен для просмотра информации в базе данных приходных документов. После запуска данного пункта появляются следующие подпункты: конец работы, просмотр по виду платежа, просмотр всего журнала. После выбора вида просмотра появляется дополнительные подпункты: конец работы, просмотр за период, просмотр всего журнала. После этого необходимо указать корреспонденцию счетов которую необходимо найти. Журнал прихода состоит из нескольких граф: дата выписки, номер документа, плательщик, сумма, вид платежа, корреспондирующие субсчет. Выход их режима просмотра осуществляется нажатием на пункт конец работы.

Пункт “просмотр восстановленных сумм” предназначен для просмотра информации в базе данных восстановленных сумм. Возможен просмотр по определенным учреждениям или всей книги. Журнал восстановленных сумм содержит следующую информацию: номер документа, дата, шифр учреждения, раздел расхода, глава, целевая статья, шифр расхода по классификатору, статья расхода и сумма. Также возможен просмотр за несколько периодов и распечатка журнала на принтере.

Пункт “корректировка базы прихода” предназначен для редактирования базы данных приходных документов. Для работы с базой данных необходимо указать дату и номер счета. После этого на экран будет выведена вся информация по указанным критериям, которую можно редактировать нажатием клавиши F4, удалять F5, добавлять F3. Выход из режима редактирования осуществляется нажатием на клавишу Esc.

Пункт “корректировка восстановленных” предназначен для редактирования базы данных восстановленных сумм. Также как при работе с предыдущим пунктом меню необходимо указать критерии поиска. База данных восстановленных сумм содержит следующую информацию: дата, номер документа, шифр учреждения, раздел расхода, глава, целевая статья, шифр расхода по классификатору, сумма, дебет субсчета, кредит субсчета, наименование плательщика.

Пункт меню ввода информации “ввод расходных документов” предназначен для ввода первичных документов о расходовании денежных средств с расчетного счета. Данный пункт состоит из следующих подпунктов:

возврат в меню;

“свои” платежные поручения;

“сторонние” расходные документы;

квитанция к приходному ордеру;

просмотр базы расхода;

просмотр кассовых расходов;

корректировка базы расхода;

корректировка кассовых расходов.

Пункт “возврат в меню” предназначен для возврата в меню ввода информации.

Пункт “свои платежные поручения” позволяет обрабатывать информацию в базе данных подготовленную программным комплексом “Печать и регистрация платежных документов” и производится поиск платежных поручений по дате или по номеру.

 Пункт “сторонние  расходные документы” предназначен для ввода информации о документах на расходование средств с расчетного счета выписанных другими предприятиями, учреждениями и организациями. Для этого необходимо ввести следующую информацию: номер документа, дата, данные о получателе, ИНН, номер лицевого счета, наименование, БИК, номер кор. счета, банк получателя, сумма к оплате и дата оплаты. После ввода информации необходимо внести бухгалтерскую проводку, для этого указывается номера корреспондирующих счетов, сумма и назначение. После ввода данных появляется подменю состоящее из пунктов: отказ от обработки проводки, кассовые расходы по статьям. Пункт “кассовые расходы по статьям” необходим для ввода информации о кассовых расходах учреждения по статьям, здесь необходимо указать информацию о сумме по документу, код учреждения, код затрат согласно справочнику базы данных и сумму по статьям.

Пункт “квитанция к приходному ордеру” предназначен для ввода информации по квитанции к приходному кассовому ордеру. Вводится следующая информация: номер приходного кассового ордера, номер расчетного счета, сумма и дата. После ввода информации необходимо ввести бухгалтерскую проводку как было указано в предыдущем пункте меню.

Пункт “просмотр базы расхода” предназначен для просмотра информации в базе данных расходных документов. После запуска данного пункта появляются следующие подпункты: конец работы, просмотр по виду платежа, просмотр всего журнала. После выбора вида просмотра появляется дополнительные подпункты: конец работы, просмотр за период, просмотр всего журнала. После этого необходимо указать корреспонденцию счетов которую необходимо найти. Журнал расхода состоит из нескольких граф: дата выписки, номер документа, плательщик, сумма, вид платежа, корреспондирующие субсчет. Выход их режима просмотра осуществляется нажатием на пункт “конец работы”.

Пункт “просмотр кассовых расходов” предназначен для просмотра информации в базе данных кассовых расходов. Возможен просмотр по определенным учреждениям или всей книги. Журнал кассовых расходов содержит следующую информацию: номер документа, дата, шифр учреждения, раздел расхода, глава, целевая статья, шифр расхода по классификатору, статья расхода и сумма. Также возможен просмотр за несколько периодов и распечатка журнала на принтере.

Пункт “корректировка базы расхода” предназначен для редактирования базы данных расходных документов. Для работы с базой данных необходимо указать дату и номер счета. После этого на экран будет выведена вся информация найденная по указанным критериям, которую можно редактировать нажатием клавиши F4, удалять F5, добавлять F3. Выход из режима редактирования осуществляется нажатием на клавишу Esc.

Пункт “корректировка кассовых расходов” предназначен для редактирования базы данных кассовых расходов. Также как при работе с предыдущим пунктом меню необходимо указать критерии поиска. База данных кассовых расходов содержит следующую информацию: дата, номер документа, шифр учреждения, раздел расхода, глава, целевая статья, шифр расхода по классификатору, сумма, дебет субсчета, кредит субсчета, наименование получателя.

Для работы с мемориальными ордерами предназначен пункт главного меню программы “мемориальны ордер”. Этот пункт содержит подменю состоящее из подпунктов:

конец работы программы;

системные работы;

мемориальный ордер 5;

мемориальный ордер 2-1;

мемориальный ордер 2-2;