Исследование организации и методики анализа исполнения сметы расходов (на примере «РНПЦ ОМР им. Н.Н. Александрова»)

2. Получены наличные денежные  средства с текущего счета  в кассу:

для выплаты аванса на командировку; для выплаты заработной платы.

Примеры фактических расходов:

1. Стоимость продуктов  питания, израсходованных на питание  больных (в больнице), детей (в детских  дошкольных организациях).

2. Сумма начисленной заработной  платы работникам.

3. Сумма использованных  денежных средств согласно авансовому  отчету (отчету об израсходованных  суммах) по командировке.

4. Введен в эксплуатацию объект основных средств, согласно акту о приемке-передаче объекта основных средств.

Фактические и кассовые расходы за отчетный период, как правило, не совпадают.

Например, сумма начисленной заработной платы за февраль месяц не может быть равна сумме израсходованных денежных средств со счета органа казначейства или со счета организации за этот же месяц на заработную плату в связи с тем, что выплата заработной платы за февраль будет произведена в марте месяце. В феврале же со счета органа казначейства или со счета организации расходуются денежные средства на заработную плату за январь месяц.

Сумма, перечисленная со счета органа казначейства или со счета организации поставщикам за продукты питания в феврале месяце, не может быть равна сумме израсходованных за этот же месяц продуктов питания, так как расходоваться могут продукты питания, оставшиеся на складе с прошлого месяца. Кроме этого, не все продукты, за которые уплачено поставщикам в феврале, в феврале будут получены на склад организации и израсходованы.

Одновременно при составлении отчетности об исполнении сметы расходов по бюджету должна быть произведена увязка кассовых и фактических расходов по подразделениям бюджетной классификации (подстатьям, элементам), что позволит не допустить ошибок в учете кассовых и фактических расходов и использовании бюджетных средств не по целевому назначению.

Для их увязки необходимо располагать данными об остатках материальных запасов, денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности на начало и конец отчетного периода, образовавшихся за счет бюджетного финансирования.

Увязка производится по следующей формуле:

 

Рф - ОМн - ДЗн + КЗн + ОМк + ДЗк - КЗк = Рк,       (1)

 

где Рф - фактические расходы за отчетный период;

ОМн - остаток материалов на начало отчетного периода;

ДЗн - дебиторская задолженность на начало отчетного периода;

КЗн - кредиторская задолженность на начало отчетного периода;

ОМк - остаток материалов на конец отчетного периода;

ДЗк - дебиторская задолженность на конец отчетного периода;

КЗк - кредиторская задолженность на конец отчетного периода;

Рк - кассовые расходы[18, с. 64].

Если организация получала материалы безвозмездно, а также материалы, основные средства и отдельные предметы в составе оборотных средств, оплаченные в централизованном порядке, то для увязки кассовых и фактических расходов в приведенной формуле надо уменьшить фактические расходы на стоимость израсходованных материалов и поступивших основных средств и отдельных предметов в составе оборотных средств[18, с. 64].

Обобщив предыдущий материал, можно сделать вывод, значение анализа исполнения сметы расходов бюджетных учреждений состоит в том, что с его помощью определяются отклонения, во-первых, кассовых расходов от фактических, во-вторых, кассовых и фактических расходов от назначений по смете и, в-третьих, отклонения всех видов этих расходов от выделенных бюджетных средств[1, с. 24].

 

2 Анализ исполнения сметы расходов

 

Анализ отчетов об исполнении смет расходов является одной из основных форм проверки финансово-хозяйственной деятельности бюджетных организаций, который содействует повышению уровня экономической работы учреждений. Анализ месячных, квартальных и годовых отчетов об исполнении сметы даёт возможность как контролирующим органам, так и вышестоящим организациям, министерствам и ведомствам контролировать работу бюджетных организаций и принимать необходимые меры к устранению недостатков в их работе.

На основе анализа отчетов об исполнении сметы расходов проверяется выполнение сметных назначений, подготавливаются предложения по совершенствованию нормативов расходов, сопоставляется выполнение плана по производственным показателям с выполнением ассигнований по смете, и рассматриваются другие вопросы финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Также устанавливается обеспеченность учреждения основными средствами, материалами, отдельных предметов в составе оборотных средств; определяется их отношение к сохранности и бережному использованию.

Кроме этого, при анализе исполнения сметы расходов бюджетных организаций, прежде всего изучаются состав и структура расходов. С этой целью расходы группируются по статьям бюджетной классификации и подразделяются на текущие и капитальные, зависящие и не зависящие от изменения показателей сети, штатов и контингента. Состав и структура расходов по целевому назначению отражают особенности бюджетных организаций[1, с. 112].

 Одной из особенностей  учета расходов в бюджетных  учреждениях, имеющих важное значение  для анализа исполнения смет, является то, что в бухгалтерском  учете отражаются два вида  расходов: кассовые и фактические.  Кассовый расход – операция  по списанию средств со счета  в банке или со счета в  территориальном органе казначейства  в оплату обязательств организации, подлежащих оплате за счет  средств соответствующего бюджета[20, с. 83]. К фактическим расходам относятся действительные затраты организации, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, обязательствам перед бюджетом. Кассовые расходы не должны превышать годовые ассигнования как в целом по уточненной смете, так и по отдельным статьям расходов[5, с. 119]. Однако они могут быть выше или ниже общей суммы фактических расходов.

При анализе исполнения сметы кассовые расходы сопоставляются с суммой перечисленных денежных средств, а фактические – с назначениями по уточненной смете. Кроме того, кассовые и фактические расходы сопоставляются между собой и выявляются причины их отклонений. Выявление причин этих отклонений важно для планирования расходов, управления организацией в будущих периодах и устранения допущенных ошибок.

 

2.1 Приемы анализа исполнения сметы расходов и источники информации для его проведения

 

Анализ финансирования и расходов бюджетных учреждений проводятся с помощью различных методов.

Наиболее распространенным является метод сопоставления или сравнения.  
Он состоит в сопоставлении отчетных показателей с планом, сметой, кассовых и фактических расходов. С помощью этого метода определяется, как выполнен план по сети, штатам и контингентам, смета расходов по бюджету.

Анализ будет неполным без расчетов относительных величин (процентов и коэффициентов). Они определяются делением одной величины показателя на другую, которая принимается за базу сравнения. Проценты применяются при изучении степени выполнения планов, уровня расходов. Коэффициенты определяются отношением двух взаимосвязанных показателей, один из которых принимается за единицу.

В случаях, когда на анализируемый показатель (например, коммунальные услуги) действуют сразу несколько факторов (расход энергии и тариф), находящихся в тесной зависимости, широко применяется прием цепных подстановок. При этом методе производится поочередное условное исключение влияния отдельных факторов путем замены по каждому фактору плановой величины фактической. Расчет влияния каждого фактора ведется при условии, что данный фактор изменился, а остальные остались неизменными.

Как известно, причинно-следственные связи, составляющие основу анализа деятельности бюджетного учреждения, многообразны и многочисленны. Данные связи можно разделить на детерминированные и стохастические. При анализе финансирования и расходов используются в основном детерминированные связи, характерной особенностью которых является то, что изменению фактора на единицу своего значения всегда соответствует изменение результативного показателя на строго определенную величину.

В данной курсовой работе используются следующие виды детерминированной связи:

- аддитивная зависимость, когда результативный показатель  равен сумме или разности факторов (при факторном анализе кассовых  и фактических расходов);  
- мультипликативная зависимость, когда результативный показатель равен произведению факторов (при анализе статей расходов).

Важным аспектом в совершенствовании методики анализа финансирования налоговой инспекции является применение не только вышеперечисленных традиционных приемов, но и должен использоваться тематический и логический виды экономического анализа.  
Тематическое обследование учреждения состоит в обследовании непосредственно в учреждении некоторых сторон его деятельности, например ход контрольной работы в учреждении здравоохранения для обоснования финансирования некоторых статей и элементов расходов.  
Логический прием особенно распространен при анализе отчета по сети, штатам и контингентам, в котором имеются показатели, трудно проверяемые путем счетных проверок и других приемов анализа. Этот прием состоит в проверке показателей отчетов путем логических рассуждений о сущности их практического содержания.

Эффективное использование средств, выделяемых на содержание больных, предполагает проведение организационных, методических, экономических и других мероприятий, позволяющих снизить затраты и повысить качество работы учреждений при том же уровне затрат. Все данные мероприятия проводятся по результатам анализа финансирования, кассовых и фактических расходов.

Источниками анализа исполнения смет бюджетных организаций являются:

• Смета расходов;
• Отчет об исполнении сметы расходов по бюджету (ф. №2);
• Бухгалтерский баланс (ф. №1);
• Данные первичного учета по всем объектам бухгалтерского учета;
• Отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам (ф. №3);

 

 

 

2.2 Оценка полноты и правильности исполнения сметы расходов 

 

Бюджетные организации производят расходы за счет средств государственного бюджета в соответствии с утвержденными сметами расходов. Сметы составляются в разрезе Бюджетной классификации, то есть в разрезе категорий, статей, подстатей, элементов расходов по каждому параграфу соответствующего раздела, подраздела. По такому же принципу осуществляется организация учета исполнения смет расходов и составление отчетности.

Утвержденная в установленном порядке смета расходов является основным плановым документом, определяющим общий объем, целевое направление и поквартальное распределение средств, выделяемых на их содержание.

Ассигнования, предусмотренные в смете должны быть обоснованы расчетами по отдельным видам расходов каждой статьи сметы.  
Расчеты к смете составляются «РНПЦ ОМР им. Н.Н. Александрова» в июне на будущий год исходя из числа должностей персонала по штатного расписания, то есть в соответствии с действующим законодательством в части расходования средств на выплату заработной платы, а также с соблюдением установленных норм расходов по отдельным видам затрат (расходов на коммунальные услуги, командировки, канцелярские принадлежности). В расчетах к смете приводятся общие сведения о кубатуре зданий по наружному обмеру, внутренней площади здания, системе отопления, наличии водопровода и канализации, которые используются при планировании объема затрат на хозяйственные расходы и капитальный ремонт.

Смета составляется на календарный год и утверждается руководителем учреждения в трех экземплярах. Утверждение сметы производятся в разрезе статей бюджетной классификации.

Каждая статья сметы имеет свой алгоритм расчета: некоторые прямо связаны со спецификой деятельности учреждения и рассчитываются на единицу контингента (например, оплата труда), а другие исходя из норм расхода (коммунальные услуги). Есть и такие статьи, план по которым берется по сложившемуся уровню за предыдущие годы (количество обслуживаемых больных).

Анализ соблюдения сметы расходов осуществляется путем сопоставления кассовых и фактических расходов с расходами как в целом по смете, так и по каждой статье в отдельности. Это позволяет устанавливать недорасход сметных назначений или сверхсметные расходы и таким образом давать характеристику деятельности учреждения по исполнению сметы расходов[1, с. 134].

Недоиспользование бюджетных средств нежелательно, поскольку это связано, как правило, с невыполнением учреждениями заданий по производственным показателям и ведет к ухудшению обслуживания населения. Причинами недорасхода бюджетных средств, как правило, являются недостатки в деятельности учреждений, а также факторы, не зависящие от учреждения (например, несвоевременное финансирование и др.).

Наличие сверхсметных расходов в основном зависит от работы учреждений и расценивается как нарушение финансовой дисциплины. Причинами этого могут быть несоблюдение установленных норм расхода, необоснованное увеличение уровня производственных показателей работы учреждения и др.

При анализе исполнения сметы расходов бюджетного учреждения прежде всего изучаются состав и структура расходов. С этой целью расходы группируются по статьям бюджетной классификации. Кроме того, они подразделяются, во-первых, на текущие и капитальные, а во-вторых, - на зависящие и не зависящие от изменения показателей сети, штатов и контингента[1, с. 112].

К текущим относятся расходы на заработную плату, канцелярские и хозяйственные расходы, командировки и служебные разъезды, оплата коммунальных услуг, расходы на питание, приобретение мягкого инвентаря, медикаментов и перевязочных средств и прочие расходы. По своему характеру текущие расходы предназначены для приобретения материальных ценностей и оплату услуг, которые полностью потребляются в течение одного производственного цикла, в данном случае – года.

Также в процессе анализа сметы необходимо сопоставлять кассовые и фактические расходы с назначениями по смете. Для сопоставления кассовых и фактических расходов с назначениями по смете составляется таблица по данным формы № 2 «Отчет об исполнении сметы расходов» ( Приложение А, Б): анализ отклонения кассовых и фактических расходов от назначений по смете (Приложение Д).

По данным приложения З, за 2010 год в больнице был допущен недорасход сметных назначений на общую сумму 1 373 581 100 руб. Средства по смете освоены всего на 98,06% (69 478 124 900/70 851 706 000*100%). В основном это связано с низким освоением средств, выделявшихся на текущие расходы, по которым общий недорасход составил 1 491 853 700 руб., что превысило недорасход за год в целом на 8,6%. В данном недорасходе сметных назначений большую долю занимают недорасходы по подстатьям приобретение предметов снабжения и расходных материалов и прочие текущие расходы на закупки товаров и оплату услуг 666 468 000 руб. и 976 002 600 руб. соответственно. В подстатью приобретение предметов снабжения и расходных материалов включаются такие элементы расходов как лекарственные средства и изделия медицинского назначения (недорасход составил 1 381 020 500 руб. и имел наибольший удельный вес), мягкий инвентарь и обмундирование, продукты питания (имелся перерасход сметных назначений на сумму 48 772 300 руб.), прочие расходные материалы и предметы снабжения (перерасход составил 691 074 700 руб.) (Приложение А). Для учреждений, оказывающих медицинские услуги, данная подстатья является очень важной, так как по ней отражаются расходы на приобретение предметов, с помощью которых учреждение имеет возможность оказывать свои основные услуги – лечение населения. Поэтому недорасход средств может повлечь за собой ухудшение уровня обслуживания населения и снижение качества предоставляемых услуг, а перерасход говорит о плохом сметном планировании расходов на данный период. В подстатью прочие текущие расходы входят такие элементы затрат как оплата текущего ремонта инвентаря (недорасход составил 980 711 500 руб.), оплата текущего ремонта зданий и помещений (перерасход в размере 6 918 800 руб.), а также прочие текущие расходы (перерасход в размере 2 209 900 руб.) (Приложение А).  Самым важным элементом в данной подстатье является – оплата текущего ремонта оборудования и инвентаря, так как отклонения от запланированных расходов по смете по этому элементу напрямую влияют на качество оказания услуг населению. Остальные элементы не являются основными в работе медицинского учреждения, поэтому их отклонения от плана не имеют столь существенного влияния на изменения в основных показателях работы учреждения. Однако точное их исполнение говорит о соответствующем уровне дисциплины и ответственности работников больницы.