Инвентаризация расчетов с персоналом

Возмещение перерасхода. Если работник потратил денег больше, чем получил под отчет (об этом свидетельствует авансовый отчет), то при наличии оправдательных документов руководитель принимает решение о возмещении перерасхода. Выдача денег оформляется расходным кассовым ордером, или средства перечисляются на карточку работника.

 

С какими счетами сверить

 

Информацию о расчетах с подотчетными лицами обобщает синтетический счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета отражают выдачу работнику денежных средств (к примеру, Дебет 71 Кредит 50), по кредиту - погашение его задолженности и оприходование ценностей или учет расходов.

 

Инвентаризация расчетов по займам работникам

 

Организация может предоставить заем своим сотрудникам в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Как правило, заем предоставляют в денежной форме.

 

Какие документы проверить

 

Договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде (п. 1 ст. 808 ГК РФ). Денежные средства работнику выдаются по расходному кассовому ордеру или перечисляются на его карточку по платежному поручению.

 

С какими счетами сверить

 

Для учета денежных займов, предоставленных сотрудникам, используется счет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам". Если заем процентный, его можно отразить на счете 58-3 "Предоставленные займы".

После того как организация выдала сотруднику деньги или перевела их на его банковский счет, в учете производится запись:

Дебет 73-1 (58) Кредит 50 (51)

- выдан денежный заем  сотруднику;

Дебет 51 (50) Кредит 73-1 (58)

- работник вернул заем.

Если работнику заем был выдан под проценты, в бухгалтерском учете их начисление и погашение оформляют проводками:

Дебет 73-1 Кредит 91-1

- начислены проценты  по договору займа;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73-1

- получены проценты за  пользование заемными деньгами.

При выдаче займа работнику может возникнуть материальная выгода, которая облагается НДФЛ (ст. ст. 210 и 212 НК РФ). Рассчитать и удержать налог должна будет организация-работодатель, выдавшая заем. Удержание налога оформляют записью:

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ".

 

Инвентаризация расчетов по НДФЛ

 

Большинство выплат работникам являются объектами обложения НДФЛ. На организацию-работодателя возложена обязанность правильно исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ).

 

Какие документы проверить

 

Карточка по учету НДФЛ. Налоговые агенты ведут учет доходов, вычетов и сумм налога в регистрах налогового учета. Форму регистра работодатель разрабатывает самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). Такое правило введено с 1 января 2011 г.

В помощь читателям редакция журнала "Зарплата" разработала вариант карточки по учету НДФЛ и порядок ее заполнения ("Зарплата", 2011, N N 1 и 2).

Карточка ведется на каждого работника в отдельности, а перечисляется НДФЛ сразу за всех работников по платежному поручению.

Платежное поручение. Этот документ подтверждает исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога.

 

С какими счетами сверить

 

При инвентаризации расчетов по НДФЛ следует проверить записи по счету 68, субсчету "Расчеты по НДФЛ".

Удержание НДФЛ с доходов работника отражается проводкой: Дебет 70 (73-1) Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ".

Перечисление - Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", Кредит 51.

 

Инвентаризация расчетов по страховым взносам

 

Организации, производящие выплаты работникам, являются плательщиками страховых взносов. Об этом говорится в ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

 

Основные изменения по страховым взносам в 2011 году

 

В 2011 г. вступил в силу ряд изменений, касающихся страховых взносов. Напомним основные из них:

- уточнен объект обложения  страховыми взносами;

- увеличена предельная  величина базы для начисления  страховых взносов до 463 000 руб.;

- для большинства страхователей  установлен общий тариф в размере 34%.

 

Какие документы проверить при инвентаризации

 

Индивидуальные карточки. Плательщики страховых взносов (в нашем случае работодатели) обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты (ч. 6 ст. 15 Закона N 212-ФЗ).

В целях оказания практической помощи плательщикам в организации и унификации ведения индивидуального учета специалисты ПФР и ФСС РФ разработали форму карточки индивидуального учета. Она приведена в совместном Письме ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П.

Платежные поручения. Уплата страховых взносов осуществляется отдельными расчетными документами, направляемыми в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС. Об этом говорится в ч. 8 ст. 15 Закона N 212-ФЗ. Поэтому в ходе инвентаризации расчетов по страховым взносам следует проверить и эти документы.

 

С какими счетами сверить

 

Начисление страховых взносов отражают по кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" по соответствующим субсчетам, уплату - по дебету счета 69.

 

Оформление результатов инвентаризации

 

Форма акта. Итоги инвентаризации фиксируются в акте (п. 2.5 Методических указаний). Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используется форма N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Количество актов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.

Справка. К акту инвентаризации по видам задолженности расчетов должна быть приложена справка (Приложение к форме N ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта по форме N ИНВ-17 (Указания по применению и заполнению форм, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Порядок оформления. Акт заполняется чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Исправления. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Подписание. Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

Такой порядок предусмотрен в п. п. 2.9 и 2.10 Методических указаний.

 

В следующих номерах вы прочитаете о том, как исправить ошибки, которые были выявлены по итогам инвентаризации.

 

Т.В.Кузнецова

Аудитор

Подписано в печать

16.11.2011

 

 

(Статья: Инвентаризация расчетов с персоналом (Кузнецова Т.В.) ("Зарплата", 2011, N 12))