Инвентаризация расчетов с персоналом

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ

 

Перед составлением годовой отчетности организации проводят инвентаризацию. В статье вы прочитаете об одном из ее этапов - инвентаризации расчетов с работниками.

 

Обязанность проводить инвентаризацию перед годовой отчетностью установлена п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Порядок ее проведения определен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

 

Кто осуществляет работы по инвентаризации

 

Инвентаризация - это проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению дел. Как правило, ее проводят своими силами. Для этого должен быть разработан порядок проведения инвентаризации, который утверждается приказом об учетной политике предприятия (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

Ряд предприятий привлекает для проведения инвентаризации сторонние организации. Этот вариант проведения инвентаризации должен быть прописан в приказе об учетной политике предприятия. С компанией, привлекаемой к проведению инвентаризации, заключается договор. Ее сотрудникам предоставляется вся документация, необходимая для проведения данного мероприятия. Итоги инвентаризации отражаются в учете в обычном порядке.

 

Основные этапы проведения инвентаризации

 

Процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов (схема 1).

 

Основные этапы проведения инвентаризации

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                         1. Подготовительный этап                        │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

                                    \│/

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│                             2. Инвентаризация                           │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

                                    \│/

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│                 3. Оформление результатов инвентаризации                │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Схема 1

 

Подготовительный этап инвентаризации

 

Перед проведением предбалансовой инвентаризации следует выполнить несколько действий:

- подготовить общий приказ  о проведении инвентаризации;

- собрать расписки от  материально ответственных лиц  о том, что к началу инвентаризации  все документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы  инвентаризационной комиссии, все  поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны.

Такие требования содержатся в п. 2.4 Методических указаний.

Приказ о проведении инвентаризации составляется по форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. В нем следует указать причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ необходимо зарегистрировать в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (п. 2.3 Методических указаний).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (например, экономисты, представители службы внутреннего аудита организации или сторонней организации, с которой заключен соответствующий договор).

 

Проведение инвентаризации

 

Во время инвентаризации комиссия проверяет:

- соответствие начисленных  сумм заработной платы и других  выплат положениям системы оплаты, локальным нормативным актам  работодателя, данным о фактической  выработке, фактически отработанном  времени;

- характер кредиторской  и дебиторской задолженности  в расчетах с работниками по  заработной плате (нормальная или просроченная);

- данные синтетического  и аналитического учета.

Далее мы рассмотрим, какие нормативные и первичные документы, регистры бухгалтерского учета по заработной плате нужно посмотреть и как сверить их данные с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

 

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате зарплаты

 

Заработная плата состоит из следующих элементов (ч. 1 ст. 129 ТК РФ):

- вознаграждение за труд;

- компенсационные выплаты;

- стимулирующие выплаты.

 

Документы, в которых ведется расчет зарплаты

 

Сведения о фактических начислениях сотрудникам отражаются в лицевых счетах, расчетно-платежных ведомостях.

Лицевой счет - документ персонифицированного расчета зарплаты конкретному сотруднику. В лицевом счете на основании данных об отработанных им днях (часах), изготовленной продукции рассчитывается сумма выплат.

Расчетно-платежная и расчетная ведомости - документы, где сводятся воедино данные о заработной плате группы работников, например сотрудников одного подразделения.

 

Документы по выплате заработной платы

 

Сведения о выплате зарплаты содержатся:

- в расчетно-платежной или платежной ведомости. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Об этом говорится в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;

- расходных кассовых ордерах. Их оформляют при выплате, например, депонированной зарплаты.

Напомним, что зарплата является объектом обложения НДФЛ, поэтому ее выплачивают за вычетом этого налога. Кроме того, из зарплаты могут удерживаться различные суммы. В частности, алименты. Основанием для удержания алиментов на детей является исполнительный лист или нотариально заверенное соглашение между родителями.

 

Документы, на основании которых рассчитывается

заработная плата

 

Положения и нормы системы оплаты труда содержатся в трудовых и коллективных договорах. Отдельные начисления могут быть назначены вне системы оплаты труда на основании приказов работодателя. Сведения о фактически отработанном времени имеются в табеле учета рабочего времени, о не отработанном, но оплачиваемом времени - в больничных листах и т.д.

Трудовой договор. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными условиями трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Положения, коллективный договор. Зачастую в трудовом договоре делается ссылка на локальные нормативные акты организации, в которых подробно прописаны условия начисления составных частей зарплаты. Сделать так позволяет ст. 135 ТК РФ. В ней сказано, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Системы оплаты труда устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

Обратите внимание: работники должны быть ознакомлены с установленным порядком оплаты труда.

Как правило, порядок оплаты труда определяется в положении об оплате труда. В нем также могут быть прописаны условия назначения премий. В то же время некоторые компании оформляют отдельное положение о премировании.

Таким образом, помимо трудового договора, могут быть и другие документы, в которых указан порядок оплаты труда конкретного работника.

Приказы могут содержать специфические нормы по оплате труда, а также устанавливать конкретные размеры надбавок и доплат за труд в условиях, отклоняющихся от нормальных. Например, приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, о совмещении профессий и т.д.

В ходе инвентаризации информация из приказов сопоставляется с расчетными и платежными документами.

Табели учета рабочего времени дают представление о фактическом использовании работником рабочего времени. В них указываются, например, дни командировки, болезни, часы, отработанные в ночное время, и т.д.

 

Примечание. Рассказывают читатели журнала "Зарплата"

"В нашей компании  при инвентаризации однажды выяснилось, что в бухгалтерской программе  указана сумма оклада работнику  больше, чем нужно. В результате  после инвентаризации нам пришлось  принимать меры по возврату  излишне выплаченных сумм", - рассказывает  Ольга Сергеевна Савичева, бухгалтер  расчетной части ЗАО "Промстройреконструкция".

 

Наряды или другие документы на выполненные в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками применяются при сдельной форме оплаты труда.

 

Начисление зарплаты в бухгалтерском учете

 

При инвентаризации показатели первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета сверяют с суммами, отраженными на бухгалтерских счетах.

В бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08, 20, 25 и т.д.).

В ходе инвентаризации обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммой начислений по расчетным и расчетно-платежным ведомостям.

 

Выплата зарплаты в бухгалтерском учете

 

Выплату зарплаты в бухгалтерском учете отражают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов учета денежных средств (50, 51). Остаток невыплаченных сумм отражают на отдельном субсчете счета 70.

 

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате отпускных

 

Отпускные - это гарантированная трудовым законодательством выплата работнику за время ежегодного оплачиваемого отпуска, когда он не выполняет свою трудовую функцию (не трудится) и, соответственно, не получает заработную плату.

Согласно ст. 114 Трудового кодекса отпускные выплачиваются исходя из среднего заработка. Порядок его расчета установлен:

- в ст. 139 Трудового кодекса;

- Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение).

 

Как рассчитывают отпускные

 

Расчет средней заработной платы, сохраняемой на период отпуска, производится путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска (схема 2).

 

Алгоритм расчета отпускных

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Шаг 1. Определяем расчетный период                                       │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

                                    \│/

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│Шаг 2. Определяем сумму учитываемых выплат, начисленных работнику в      │

│течение расчетного периода                                               │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

                                    \│/

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│Шаг 3. Определяем количество учитываемых календарных дней расчетного     │

│периода                                                                  │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

                                    \│/

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐