Инвентаризация расчетов с персоналом

│Шаг 4. Рассчитываем средний дневной заработок: делим показатель шага 2   │

│на показатель шага 3                                                     │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

                                    \│/

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│Шаг 5. Определяем количество дней отпуска, за которые сохраняется средний│

│заработок                                                                │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

                                    \│/

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│Шаг 6. Количество дней отпуска умножаем на средний дневной заработок     │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Схема 2

 

Подробнее о расчете отпускных читайте в Приложении к журналу "Зарплата", которое вы получили вместе с N 5 журнала за 2011 г.

 

Распространенные ошибки при расчете отпускных

 

Основные ошибки, совершаемые при расчете отпускных, связаны с определением суммы учитываемых выплат и количества учитываемых календарных дней.

Выплаты. При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от их источников. Об этом говорится в п. 2 Положения.

Выплаты, которые можно учесть при расчете среднего заработка, поименованы в п. 2 Положения и соответствуют понятию "оплата труда". К ним относятся заработная плата, надбавки и доплаты, выплаты, связанные с условиями труда, премии, предусмотренные системой оплаты труда.

 

Примечание. Не забывайте о разовых премиях

Нередко при расчете отпускных бухгалтеры забывают учесть разовые премии, установленные системой оплаты труда. К ним, в частности, могут быть отнесены юбилейные премии.

Если такие выплаты указаны, например, в положении о премировании или положении об оплате труда и на него есть ссылка в трудовом договоре, то такая выплата считается установленной в рамках системы оплаты труда, и ее следует учесть при расчете отпускных.

 

В соответствии с п. 3 Положения для целей расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера, иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.

Обратите внимание: в трудовом или коллективном договоре могут быть предусмотрены социальные обязательства работодателя, например выплата материальной помощи, оплата коммунальных услуг за работника. Тот факт, что данные выплаты указаны в трудовом договоре, не означает, что они относятся к системе оплаты труда. При расчете среднего заработка они не учитываются.

На основании п. 5 Положения не учитываются выплаты, начисленные за время, которое исключается при исчислении среднего заработка. К таким начислениям можно отнести:

- пособие по временной  нетрудоспособности, беременности  и родам;

- средний заработок, сохраняемый  за работником в период командировки, во время отпуска и в других  случаях, предусмотренных трудовым  законодательством.

Учитываемые дни в не полностью отработанном месяце. Существует определенный алгоритм расчета календарных дней в месяце, в котором работник болел, был в командировке и т.д. В результате месяц оказался отработанным не в полном объеме.

 

    ┌────────────┐   ┌────────────────────────────┐   ┌───────────────────┐

    │ Количество │   │                            │   │     Количество    │

    │ календарных│   │            29,4            │   │ календарных дней, │

    │дней в одном│ = │----------------------------│ x │  приходящихся на  │

    │  неполном  │   │Общее количество календарных│   │ отработанное время│

    │   месяце   │   │    дней неполного месяца   │   │ в неполном месяце │

    └────────────┘   └────────────────────────────┘   └───────────────────┘

 

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в неполном месяце, - это разница между общим количеством календарных дней в месяце и количеством календарных дней, исключаемых при расчете отпускных.

Что важно помнить: отрезок исключаемого (неотработанного) времени ограничен. Его начало и конец строго зафиксированы в документах (больничный лист, приказ, объяснительная и т.п.). На основании этих документов исключаемый период отражается в табеле учета рабочего времени.

 

Какие документы проверить по начислению и выплате отпускных

 

Отпуск работника оформляется приказом по форме N Т-6. В нем указывается, в частности, количество дней отпуска. Расчет отпускных приводится в записке-расчете по форме N Т-60. Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Итоговые суммы отпускных смотрят в расчетно-платежных или платежных ведомостях, расходных кассовых ордерах.

 

Отражение начисления и выплаты отпускных в бухучете

 

Начисление отпускных отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (20, 25 и т.д.). Выплату отпускных отражают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов учета денежных средств (50, 51).

Как и зарплата, отпускные являются объектом обложения НДФЛ, из них могут быть удержаны, например, алименты. Поэтому отпускные выплачиваются за вычетом этих сумм.

 

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате пособий

 

В 2011 г. изменился порядок расчета пособий. Об этом было много сказано на страницах журнала "Зарплата", поэтому напомним только основные моменты.

Расчетный период. Суммы пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком определяют исходя из заработка работника за два календарных года перед годом наступления страхового случая, в том числе за время работы у другого работодателя (других работодателей). В 2011 г. это 2009 и 2010 гг.

Предельная сумма заработка. Заработок, исходя из которого в 2011 г. определяется размер пособия, рассчитывается за каждый календарный год расчетного периода. При этом его сумма не может превысить предельную величину базы для начисления страховых взносов, которая была установлена на 2010 г. (415 000 руб.).

Оплата пособия. В 2011 г. первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются за счет средств работодателя, остальные дни болезни - за счет средств ФСС РФ.

Особые правила расчета пособий предусмотрены для совместителей и работников, у которых в расчетном периоде был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. Кроме того, работники, у которых в 2011 г. возникло право на получение пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком, могут выбрать правила их расчета - действовавшие до 1 января 2011 г. или новые.

 

Какие документы проверить

 

Пособие по временной нетрудоспособности. Для назначения и выплаты пособия необходимы следующие документы:

- листок нетрудоспособности;

- справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено  пособие, с мест работы у других  страхователей;

- документы, подтверждающие  страховой стаж (как правило, это трудовая книжка);

- расчет пособия по  временной нетрудоспособности, который  производится на отдельном листке  и прикладывается к больничному  листу.

Об этом говорится:

- в ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством";

- п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок выдачи больничных листов).

Пособие по беременности и родам. Для его назначения необходимы документы:

- листок нетрудоспособности;

- заявление работницы  о выплате пособия. В нем может  быть указан выбор порядка  расчета пособия;

- расчет пособия по  беременности и родам, который  производится на отдельном листке  и прикладывается к больничному  листу.

Об этом говорится:

- в ч. 5 ст. 13 названного выше Закона N 255-ФЗ;

- п. 5 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н (далее - Порядок выплаты "детских" пособий);

- п. 67 Порядка выдачи больничных листов.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Документы, необходимые для его назначения в различных ситуациях, перечислены в п. 54 Порядка выплаты "детских" пособий. В большинстве случаев необходимы документы:

- заявление о назначении  пособия;

- копия свидетельства  о рождении (усыновлении) ребенка;

- копия свидетельства  о рождении предыдущего ребенка (детей) либо документ об усыновлении  предыдущего ребенка (детей);

- справка с места работы  отца ребенка о том, что он  не использует указанный отпуск  и не получает пособия.

Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности. Для его назначения необходимы:

- справка из женской  консультации либо другой медицинской  организации, поставившей женщину  на учет в ранние сроки беременности;

- листок нетрудоспособности  с галкой в ячейке "да __" в строке "Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)".

Это следует:

- из п. 22 Порядка выплаты "детских" пособий;

- п. 58 Порядка выдачи больничных листов.

 

Какие счета бухгалтерского учета проверить

 

Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов:

- учета затрат (20, 25 и  т.д.) - при начислении пособия  по временной нетрудоспособности  в связи с болезнью или травмой  непроизводственного характера  за счет средств работодателя;

- 69 "Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению" - при  начислении пособия по временной  нетрудоспособности, начиная с четвертого  дня болезни, и других пособий, выплачиваемых за счет средств  ФСС РФ.

Выплату пособий отражают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов учета денежных средств (50, 51).

 

Инвентаризация расчетов с подотчетниками

 

Деньги под отчет выдают в разных ситуациях, например для покупки канцелярских товаров, перед направлением в командировку.

 

Какие документы проверить

 

В большинстве случаев деньги под отчет выдают наличными по расходному кассовому ордеру или перечисляют на карточку работника. Рассмотрим, какие еще документы следует проверить в ходе инвентаризации расчетов с подотчетниками. Вначале рассмотрим самый распространенный вариант - деньги под отчет выдаются не в связи с командировкой.

Деньги выдавались на покупку материальных ценностей. Вам следует установить, есть ли следующие документы:

- список подотчетных  лиц, которым могут быть выданы  подотчетные суммы;

- список лиц руководящего  состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм;

- авансовые отчеты с  приложенными документами, которые  подтверждают расходование средств  и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки).

Командировка. В этом случае следует проверить наличие:

- служебного задания;

- приказа о направлении в командировку;

- командировочного удостоверения;

- авансового отчета с приложенными к нему документами, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки, проездные билеты, счета за проживание в гостинице).

Представительские расходы. Как и в предыдущих случаях, подотчетное лицо представляет авансовый отчет и прилагает к нему оправдательные документы. В их числе чеки, квитанции к расходным кассовым ордерам и прочие платежные документы.