Инвентаризация имущества и организации

• правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недосдачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

В заключение следует отметить, что обнаруженные при инвентаризации денежных средств недостачи взыскиваются с кассиров следующим образом:

• списание недостающих денег в кассе;
• предъявление иска кассиру;
• по мере взносов кассира в возмещении недостачи.

За нарушение установленного порядка налагаются различные административные штрафы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.5 Особенности проведения  инвентаризации главной кассы.

 

При проведении инвентаризации денежных  средств, бланков строгой отчётности и ценностей следует придерживаться принципа внезапности, который позволяет более объективно оценить состояние кассовой дисциплины в подразделении.

С учётом этого инвентаризацию кассы  желательно осуществлять практически сразу с началом ревизии.

Произведя официальное представление  ревизионной бригады начальнику ревизуемого органа, следует немедленно направить одного из ревизоров в сопровождении членов (члена) комиссии по проверке кассы, выделенных из числа сотрудников ревизуемого органа, в помещение кассы. При этом в случае возникновения каких-либо задержек, проволочек или признаков намеренного оттягивания начала инвентаризации кассы следует опечатать кассу до начала инвентаризации, что относится к правам ревизора, предусмотренным п. 5.2.2. приказа МВД РФ № 560 - 1997 г.

Собственно инвентаризация кассы  проводится комиссией в составе  не менее трёх человек (из которых  не менее одного человека является членом ревизионной бригады, не менее  двух человек является сотрудниками подразделения) при обязательном присутствии материально ответственного лица (кассира). В случае внезапного отсутствия именно на момент инвентаризации кассы кассира по причине, представленной руководством подразделения в качестве уважительной (внезапная болезнь, несчастный случай, смерть и т.д.), инвентаризация проводится в обязательном присутствии руководителя подразделения и начальника финансовой службы или главного (старшего) бухгалтера, или же лиц, официально их заменяющих.

В период с момента начала инвентаризации вплоть до её завершения все кассовые операции прекращаются, посторонние  лица в помещение кассы не допускаются.

До начала инвентаризации желательно проверить нормативную сторону материальной ответственности кассира, т.е. удостовериться в том, что от него отобрано обязательство о его полной материальной ответственности.

В начале инвентаризации материально  ответственное лицо (кассир) в присутствии  комиссии составляет отчёт о денежных операциях, движении бланков строгой  отчётности и иных находящихся в  кассе ценностей в течение дня или - в случаях более редкой периодичности составления кассовых отчётов - с момента последнего выведения остатка в кассовой книге. При составлении отчёта кассир обязан подсчитать обороты по приходу и расходу денежных средств, бланков строгой отчётности и ценностей и вывести итоговый остаток, указав количество приходных и расходных кассовых документов и их порядковые номера (с № ___ по № ___).

После составления кассиром отчёта и до начала его проверки ревизором и пересчёта кассовой наличности необходимо от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, отобрать расписку в том, что комиссии предъявлены все оправдательные документы, наличные деньги, ценности, бланки строгой отчётности и что других (неучтённых) документов, денег, ценностей и бланков не имеется. Расписка отбирается по форме, определённой приложением 1 к приказу МВД РФ № 560 - 1997 г.

После этого ревизору следует приступить к проверке составленного кассиром отчёта. В процессе такой проверки следует обратить внимание на своевременность  отражения денежных операций в кассовой книге, т.е. убедиться, сразу же после получения или выдачи денег были произведены записи в кассовую книгу.

Параллельно с проверкой отчёта ревизором проверяются послужившие  основанием для его составления  документы, по которым произведены  приём и выдача денег, ценностей  и бланков строгой отчётности. Особое внимание следует обратить на обоснованность записей в кассовую книгу по расходу денежных средств - такие записи могут производиться  кассиром только по так называемым закрытым расходным документам, т.е. по документам, по которым выдана вся  предусмотренная ими сумма и  проставлены все росписи её получателей (получателя). Записи по расходу признаются ревизором обоснованными также  при нижеследующем:

- в том случае, когда в кассе  находятся ведомости на выдачу  заработной платы, по которым выплата ещё не закончилась и не истёк установленный срок (3 дня, включая день получения денег в банке), кассир в присутствии комиссии должен против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить прочерк, вывести итоги выплаченных сумм по ведомостям и произвести записи в кассовую книгу в тех суммах, которые были выплачены. В конце платёжной (расчётно-платёжной ) ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченной сумме и скрепляет надпись своей подписью, а также ставит на ведомости штамп : «Расходный кассовый ордер №__».

Все случаи выявленного ревизором  необоснованного включения в  отчёт сумм расхода или прихода  немедленно в присутствии комиссии предъявляются кассиру для объяснений с его стороны. При этом указанные суммы исключаются из кассового отчёта, и комиссионно выводится скорректированный итоговый остаток.

По завершении проверки составленного  кассового отчёта и приложенных к нему документов отчёт передаётся в финансовую службу (бухгалтерию) для отражения его данных на счетах бухгалтерского учёта и определения книжного остатка денег в кассе на момент проверки.

После этого комиссия приступает к  пересчёту наличных денег, бланков  строгой отчётности и иных ценностей, хранящихся в сейфе кассы.

Всё то, что подлежит пересчёту, должно предъявляться комиссии лично кассиром.

Фактическое наличие денег устанавливается  путём полистного пересчёта всех купюр и монет. Обязательным является полный пересчёт денег вне зависимости от того, находятся ли они в банковской упаковке или нет. Непосредственно сам процесс пересчёта желательно доверить кассиру, внимательно контролируя при этом его действия.

По завершении пересчёта установленное  им фактическое наличие денег сопоставляется с учётными данными, по результатам чего или делается вывод о соответствии фактических и учётных данных, или выводится недостача или излишек фактического остатка денег по сравнению с книжным остатком.

Следует иметь в виду, что при  подсчёте фактического наличия денег  никакие расписки и недооформленные  документы в остаток наличности не принимаются, а выданные по ним  деньги считаются недостачей, за исключением выплаченных сумм по ведомостям на выдачу заработной платы, по которым выплата ещё не закончилась и не истёк установленный срок.

Пересчёту ценностей и бланков  строгой отчётности предшествует проверка отчёта и документов, отражающих их движение и подтверждающих их наличие, производимая в порядке, аналогичном проверке денег.

Проверка наличия хранящихся в  кассе пакетов с ценностями, изъятыми при производстве дознания и предварительного следствия, начинается со сверки фактического наличия пакетов с данными  книги учёта вещественных доказательств, ценностей и иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания.

Затем производится вскрытие пакетов  с ценностями. Само вскрытие целесообразно  проводить лично кассиру. Перед  вскрытием пакетов необходимо обратить внимание на наличие печати и подписей членов комиссии, в присутствии которых они вложены и опечатаны.

У вскрытых пакетов определяется содержимое, которое сопоставляется с перечнем ценностей, указанных в приёмной квитанции и книге учёта. Далее производится осмотр каждой находящейся в пакете ценности, при котором проверяется соответствие отличительных признаков ценности признакам, указанным в приёмной квитанции.

При большом количестве в кассе  пакетов с ценностями допускается  их выборочная проверка; при этом рекомендуется  проверять пакеты с содержимым, представляющим согласно записям в книге учёта наибольшую ценность.

Проверка бланков строгой отчётности также производится посредством установления фактического их наличия в кассе и сопоставления такого наличия с данными книги учёта.

Следует иметь в виду, что бланками строгой отчётности, которые могут  храниться в кассе подразделения, являются: трудовые книжки и вкладыши к ним; перевозочные требования формы №1; талоны на плацкарту; квитанции на приём сумм арестованных; квитанции на приём ценностей арестованных; квитанции на приём прочих сумм; справки на льготы по квартплате; путёвки в санатории, дома отдыха, пансионаты  и т.д. При этом на все бланки строгой отчётности должны быть заведены журналы учёта их поступления и расхода.

Необходимо также обратить внимание на то, чтобы являющиеся бланками строгой отчётности квитанции на приём наличных денег и ценностей имели порядковые номера.

При проверке кассы следует иметь  в виду, что хранение в кассе  наличных денег и ценностей, не принадлежащих данному органу, запрещается. Любые наличные деньги и ценности, не подтвёрждённые приходными документами, проведёнными в установленном порядке по учёту в подразделении, считаются излишком кассы и подлежат оприходованию. В связи с этим представляется целесообразным ревизору тщательно проверить внутреннее пространство сейфа кассы на предмет обнаружения таких денег и ценностей.

По завершении проверки кассы её результаты оформляются актом проверки. Акт составляется по форме, определённой приложением 2 к приказу МВД РФ № 560 -1997 г., и подписывается членами комиссии и материально ответственным лицом, работа которого проверялась. Минимальное количество экземпляров акта - два (первый приобщается к акту ревизии, второй остаётся у материально ответственного лица).

Комиссия вносит конкретные предложения  по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков их выполнения, которые отражаются в акте проверки.

В случае выявления нарушений комиссия в целях установления их причин и  условий возникновения отбирает письменные объяснения у конкретных должностных лиц. В частности, при установлении недостачи или излишка денежных средств, ценностей, бланков строгой отчётности объяснение в обязательном порядке отбирается у материально ответственного лица.

Недостача денежных средств, ценностей  подлежит удержанию с кассира в полной сумме, излишек подлежит оприходованию.

В процессе ревизии кассы ревизор  также проверяет наличие ключей-дублёров от помещения и сейфа кассы, которые  должны храниться у руководителя подразделения в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др.

Необходимо проверить и наличие  в подразделении таких документов, как приказ начальника подразделения  о назначении работника на должность  кассира и расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения  кассовых операций в РФ.

Особое внимание следует обратить на соответствие оборудования помещения кассы предъявляемым требованиям, к числу которых относятся следующие:

- касса должна быть изолирована  от других служебных и подсобных  помещений;

- в кассе должен иметься сейф (металлический шкаф) для хранения  денег и ценностей, в обязательном  порядке прочно прикреплённый  к строительным конструкциям  пола и стены стальными ершами;

- касса должна быть оборудована  специальным окошком для выдачи  денег;

- касса должна располагать исправным  огнетушителем;

- касса должна быть оборудована  средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации.

Полный перечень предъявляемых  требований содержится в приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

Рекомендуется также проверить, не носит ли формальный характер соблюдение ряда вышеназванных требований. Так, возможно проверить факт срабатывания охранной и охранно-пожарной сигнализации - например, посредством нажатия сигнальной кнопки - с целью выяснения промежутка времени, за который к кассовому помещению прибудут сотрудники охраны. Впоследствии, в процессе проведения общей ревизии возможно также проверить, сдаётся ли под сигнализацию касса в период временного оставления кассиром кассового помещения - например, во время обеденного перерыва. Рекомендуется также, дождавшись транспортировки денежных средств, проверить соблюдение рекомендаций по обеспечению их сохранности при транспортировке, изложенных в приложении 2 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

Впоследствии, в процессе проведения общей ревизии, рекомендуется также  провести ещё одну внезапную инвентаризацию кассы, в особенности в случае установления в процессе первой инвентаризации нарушений, недостатков, недостач и излишков.

 

3.6 Особенности  проведения инвентаризации основных  средств.