Инвентаризация имущества и организации

- при смене материально-ответственных  лиц (на день приемки-передачи  дел);

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

- в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при реорганизации или  ликвидации организации перед  составлением ликвидационного баланса;

- в других случаях,  предусмотренных законодательством  Российской Федерации.

Необходимо учитывать, что  при проведении инвентаризации перед  составлением годовой бухгалтерской  отчетности ее результаты должны подтверждать достоверность каждой из статей бухгалтерского баланса¹.

Порядок проведения инвентаризаций определяется с учетом положений  Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Указания по проведению инвентаризации).

Для проведения инвентаризации в каждой из торговых организаций  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. При большом  объеме товарооборота, больших остатках товаров (продуктов) и т.п. могут создаваться  рабочие инвентаризационные комиссии, а при малом объеме работ проведение инвентаризации может возлагаться  на созданные ревизионные комиссии.

Назначение инвентаризации в каждом конкретном случае осуществляется на основании издаваемого руководителем  организации приказа, оформляемого по типовой форме N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации", утвержденной Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (в ред. изм. и доп., далее по тексту - Постановление Госкомстата России N 88). Каждый из таких приказов в свою очередь регистрируется в "Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации" (форма N ИНВ-23).

К объектам инвентаризации могут быть отнесены складские помещения (кладовые), торговые залы, секции и  другие объекты аналитического учета  товаров, в которых хранятся не только товары (продукты), принадлежащие организации, но и принятые на ответственное хранение (на комиссию и др.).

Организуется опломбирование помещений, в которых находятся  товары (продукты), проверка мерной посуды (весов) и других предметов инвентария, в особенности принадлежащих  самим материально-ответственным  лицам².

Инвентаризация товаров  и продуктов организуется по их местонахождению  и материально-ответственным лицам. Проверка фактического наличия производится при обязательном участии материально  ответственных лиц путем обязательного  их пересчета, перевешивания или  перемеривания. Не допускается производить  записи со слов ответственных за хранение физических лиц или руководствуясь представленными ими оправдательными  документами.

По товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Определение веса (объема) навалочных товаров (наливных продуктов) допускается  производить на основании обмеров  и технических расчетов.

Сведения о фактическом  наличии товаров и продуктов  записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в 2 экземплярах. Для этого применяются типовые унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 88, - формы N N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей", ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных", ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение" и ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути".

Товары (продукты), поступающие  во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру  или товарному отчету после инвентаризации.

Данные о фактическом  наличии соответствующих товарно-материальных ценностей, а также о состоянии  иных объектов учета оформляются  утвержденными Постановлением Госкомстата  России N 88 инвентаризационными описями, актами инвентаризации или иными  первичными документами.

Описи составляются в двух экземплярах и подписываются  ответственными лицами комиссии на основании  пересчета, взвешивания, перемеривания  товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и  материально-ответственному лицу или  группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Один экземпляр передается в бухгалтерию  для составления сличительной ведомости, второй остается у материально-ответственных  лиц.

Отдельные инвентаризационные описи составляются на товары, находящиеся  в пути; отгруженные, не оплаченные в срок покупателями; находящиеся  на складах других организаций; на товары, переданные в переработку другой организации (для упаковки, предпродажной  подготовки и т.п.).

Товары, хранящиеся на складах  других организаций, заносятся в  описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих товаров на ответственное  хранение. В описях указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза  на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Инвентаризационные описи  могут быть заполнены как с  использованием вычислительной и другой организационной техники, так и  ручным способом. Описи заполняются  чернилами и шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и  подчисток.

Описи подписываются всеми  членами комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные  лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (при проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи о получении, а сдавший - о сдаче этого имущества).

По результатам работы инвентаризационной комиссии и оформленных  в установленном порядке инвентаризационных описей (актов инвентаризации) по тем  видам имущества, при инвентаризации которых были выявлены отклонения фактических  данных от данных учета, в бухгалтерии  организации в двух экземплярах  оформляются сличительные ведомости.

В части объектов основных средств оформляется "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" (форма N ИНВ-18), а  по материально-производственным запасам - "Сличительная ведомость результатов  инвентаризации товарно-материальных ценностей" (форма N ИНВ-19).

В оформляемых ведомостях приводятся только выявленные расхождения  между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. При оформлении ведомостей учитываются расхождения не только в количестве материальных ценностей, но и в их оценке (по данным учета  и фактической, выявленной по результатам  работы инвентаризационной комиссии)³.

После подписания руководителем  организации "Ведомости учета  результатов, выявленных инвентаризацией" (форма N ИНВ-26) данный документ является основанием для осуществления соответствующих  записей в бухгалтерском и  налоговом учете организации.

Излишек имущества приходуется  по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая  сумма относится в состав внереализационных  доходов организации записью  по дебету счетов 10 "Материалы", 41 "Товары" (по соответствующим субсчетам  учета), и др. и кредиту счета 91, субсчет "Прочие доходы".

В целях налогообложения  по налогу на прибыль выявленные при  инвентаризации излишки товарно-материальных ценностей и прочего имущества (в том числе денежных средств) увеличивают налоговую базу в  составе внереализационных доходов  на основании п. 20 ст. 250 НК РФ.

На предприятиях розничной  торговли суммы начисленной торговой надбавки по выявленным товарам оформляются  записью по дебету счета 41, субсчет "Товары в розничной торговле" и кредиту счета 42 "Торговая наценка".

Выявленные по результатам  инвентаризации недостача и порча  материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относятся  на издержки производства (обращения), а сверх норм - на счет виновных лиц. При этом следует учитывать, что до определения недостачи возможен зачет излишков и недостач пересортицей.

Под пересортицей товарно-материальных ценностей понимается одновременная  недостача одного сорта товара и  излишек другого сорта товара того же наименования. Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль за соответствием  отпускаемого со склада сорта товаров  сорту, указанному в первичных документах, служащих основанием для отпуска  товаров со склада⁴. Выявляются пересортицы при проведении инвентаризаций и иных установленных контрольных мероприятий.

В бухгалтерском учете  выявленные суммы пересортицы (на примере  товаров) оформляются следующими записями по счетам учета:

дебет счета 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей" кредит счета 41 - отражена недостача товаров  одного сорта (по учетным ценам организации);

дебет счета 41 кредит счета 94 - излишек товаров другого сорта;

дебет счета 41 кредит счета 41 - зачет недостачи товаров по пересортице;

дебет счета 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" кредит счета 94 - отнесение за счет виновных лиц разницы в стоимости недостающих  ценностей над стоимостью излишествующих ценностей;

дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 94 - списание за счет организации разницы в стоимости  недостающих ценностей над стоимостью излишествующих ценностей.

Стоимость недостающих ценностей  отражается в бухгалтерском учете  следующими записями:

дебет счета 94 кредит счетов 10, 41, 50 - недостачи товарно-материальных ценностей по учетным ценам, а  также наличных денежных средств;

Недостачи имущества и  его порча в пределах норм естественной убыли относятся на счета учета  производственных затрат (издержек обращения) - дебет счета 44 кредит счета 94⁵.

 

 

3.4 Особенности проведения инвентаризации  денежных средств.

Успешная деятельность предприятия  зависит от его финансового положения  и благополучия. Важнейшей характеристикой  финансового состояния компании является показатель степени наличия  денежных средств. Точный и регламентированный учет движения денежных потоков позволяет  не только избежать ошибок и денежных потерь, но прежде всего способствует финансовой стабильности на предприятии. Одним из методов такого учета  является инвентаризация денежных средств.

Инвентаризация проводится периодически в сроки, установленные  руководителем, особенно при смене  кассиров.

Для проведения инвентаризации денежных средств в организации  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых  аудиторских организаций, представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания  результатов инвентаризации недействительными.

Результаты контрольных  проверок, правильность проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются  к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учётом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому листу хранения и материально ответственным  лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем  сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций  учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка  и т. п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном валютном и специальных  счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные  суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы  и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (даты выдачи, целевое  назначение).

Инвентаризационная комиссия должна также установить: