Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

         Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации.

Такими нормативными правовыми  актами является Федеральный закон  № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а  также Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания).

Статья 12 указанного закона гласит:

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

– при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;

– при смене материально  ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или  ликвидации организации;

– в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

Методические указания разрешают  проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз  в пять лет. Кроме того, в районах, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и  материалов может проводиться в  период их наименьших остатков.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии  из коллектива (бригады) более 50% его  членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).Установленный  руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен  в учетной политике организации.

Правила проведения инвентаризации:

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана  постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ  создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При наличии в организации  ревизионной комиссии и небольшом  объеме работы по инвентаризации можно  поручить проведение инвентаризации ей.

Комиссия готовит и  обеспечивает инвентаризацию, инструктирует  членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в  местах хранения и переработки в  межинвентаризационный период.

Также она проверяет правильность результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице  ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в  других местах их хранения. При необходимости (например, при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации  своим приказом, который нужно  зарегистрировать в Журнале учета  контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации. Учитывая важность инвентаризации, в комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Руководитель организации должен создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения груза, измерительными и контрольными приборами и пр.

В ходе инвентаризации проверяется  и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации  и все виды ее финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации  на праве оперативного управления, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для  переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся  к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном  месте.

Важно помнить о том, что  если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты будут признаны недействительными. Еще одним обязательным условием при проверке фактического наличия имущества является присутствие материально ответственных лиц. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия  имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать  подсобные помещения, подвалы и  другие места хранения ценностей, имеющие  отдельные входы и выходы, проверить  исправность всех весовых и измерительных  приборов и соблюдение установленных  сроков их клеймения. Весы проверяются  на устойчивость, чувствительность и  точность взвешивания.

До начала инвентаризации материально ответственные лица должны представить отчеты о движении ценностей и денежных средств  и дать расписку, что все ценности, находящиеся на их хранении, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход, и что к началу инвентаризации все приходные и расходные  документы сданы в бухгалтерию  или комиссии. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных  с движением ТМЦ, денежных средств  и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию  и, следовательно, не учтена при расчете  по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и  обязательств, от виновных лиц должны быть приняты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а  также тщательно проверена подлинность  представленных документов. Документы  с приложенными к ним объяснительными  приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании  ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций  за подобные нарушения действующим  законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к отчетам, с указанием «до  инвентаризации на … (дата)», которое  служит бухгалтерии основанием для  определения остатков имущества  к началу инвентаризации по учетным  данным. Все операции по приему и отпуску материальных ценностей во время инвентаризации должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, приходуются после даты инвентаризации.

Комиссии, которые созданы  для проведения инвентаризации, пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают  имущество, фактически имеющееся у  организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все  товары и ценности. Фактическое наличие  имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных  лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества  и реально учтенных финансовых обязательствах. Описи и акты оформляются в  двух экземплярах. На имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи  и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии – наиболее полно и точно  внести в описи данные о фактическом  имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно  заполнять как от руки чернилами  или шариковой ручкой, так и  с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В период проведения инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить  выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета  – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены  и подписаны всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные  строчки. На последних страницах  они прочеркиваются.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому  отдельному наименованию с указанием  вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в  порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены  таким образом, чтобы исключить  возможность замены одной или  нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров  материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить  возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений  после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку, после которой подписываются  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. Кроме того, в конце описи  материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение. Если инвентаризация имущества  проводится в связи со сменой материально  ответственных лиц, работник, принявший  имущество, расписывается в описи  в получении, а работник, сдавший  это имущество, – в его сдаче.

В процессе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость ТМЦ и  денежных средств, но и проверить  правильность их оценки, то есть обоснованность определения указанной стоимости  в бухгалтерском учете.

К основным средствам относятся  материальные объекты, используемые в  процессе деятельности учреждения при  выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования  более 12 месяцев.

При инвентаризации основных средств их следует сгруппировать  по трем стоимостным категориям:

1. до 1 000 руб.;

2. от 1 000 до 10 000 руб.;

3. свыше 10 000 руб. 

Это обусловлено тем, что  основные средства первой категории  – первоначальной стоимостью до 1 000 руб. – должны списываться на расходы  учреждения без начисления амортизации. По основным средствам стоимостью от 1 000 до 10 000 руб. амортизация будет начисляться в размере 100% в момент сдачи их в эксплуатацию, стоимостью свыше 10 000 руб. – ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

Особое внимание следует  уделить инвентаризации объектов, относящихся  к нематериальным активам. Теперь их можно списывать на расходы единовременно.

Также должны быть проверены  правильность и обоснованность отражения  в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные ко взысканию.

Расчеты с дебиторами и  кредиторами ведутся по следующим  направлениям расходования средств:

 – оплата услуг  связи;

 – оплата транспортных  услуг;

 – оплата коммунальных  услуг;

 – оплата арендной  платы за пользование имуществом;

 – оплата услуг  по содержанию имущества;

 – оплата прочих  услуг;

 – оплата прочих  расходов;

 – приобретение основных  средств;

 – приобретение нематериальных  активов;

 – приобретение материалов.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с  данными бухгалтерского учета:

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение  фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, финансовых обязательств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические  остатки имущества с данными  бухгалтерского учета. До составления  сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.