Информация в бухгалтерском учете

В связи с этим помимо общих требований к качеству информации, различные  пользователи предъявляют к ней  свои особые требования, например:

1) аналитические службы и управленцы могут требовать формирования данных строго в определенных разрезах, устанавливать параметры группировки, различные варианты представления данных и т.д.;

2) бухгалтеры, операционисты и другие учетные работники требуют организации информационных потоков с минимальным количеством обработки данных (исключение многократного ввода одних и тех же данных для различных задач и т.д.);

3) вышестоящие организации для целей своего анализа предоставляют обязательные к заполнению отчетные формы.

Решение проблемы информационного обеспечения анализа заключается в создании информационной системы на предприятии, учитывающей требования всех аналитических служб.

Структура информационной системы  также должна определяться непосредственно  методикой анализа, используемой на предприятии. При недостаточно гибкой информационной системе на предприятии имеет место обратная ситуация, когда методика анализа ставится в зависимость от наличия информации. В то же время отсутствие необходимой информации, в первую очередь для целей внутреннего анализа, ограничивает поле деятельности аналитика, заставляя его, подобно внешнему пользователю информации, строить расчеты в основном на отчетности предприятия или на данных бухгалтерского учета, не имеющих должной степени детализации.

Требования к информации часто сконцентрированы на глубине аналитических данных, их детализации. Детализация означает различное количество «уровней вложенности» информации.

Например, требуется проводить  горизонтальный анализ задолженности  по группам поставщиков, по конкретным поставщикам, по конкретным заказам одного поставщика, по конкретным поставкам в рамках одного заказа, по отдельным платежам по одной поставке, по всем платежам по одной группе поставщиков и т.д. Данные требования к информации должны быть предъявлены к информационной системе тем пользователем, который отвечает за анализ данных именно в таком разрезе. Другие сотрудники и службы предприятия, возможно, не нуждаются в столь детализированной информации по какому-то отдельному участку работы, в то время как для конкретного аналитика такой разрез данных может быть просто необходим.

Требования аналитика к  исходной информации формируют не только «глубину»  данных, но и «ширину», т.е. область действия информационной системы. При разработке автоматизированной системы управления предприятием на крупном многопрофильном производственном предприятии будет важно определить ее задачи и область охвата. Вполне понятно, что организация информационного обеспечения нужна не только в финансовом управлении крупного холдинга, поскольку она сможет гарантировать лишь анализ бухгалтерских данных, или в лучшем случае, данных оперативного учета движения денежных средств или задолженности по расчетам с контрагентами. Необходимо оперативно получать информацию о производстве, использовании  трудовых, материальных ресурсов, своевременно анализировать правильность текущего планирования на каждом конкретном производственном участке.

Зачастую происходит так, что в  первую очередь автоматизации учета  и анализа, а в дальнейшем, планирования, подвергается в первую очередь финансовая деятельность предприятия (движение денежных средств, состояние расчетов, формирование внешней бухгалтерской отчетности и т.д.), в то время как задачи производственного учета относятся к следующим этапам автоматизации информационного обеспечения. Это обосновано, поскольку без решения проблем бухгалтерского учета и обеспечения интересов внешних пользователей, предприятие работать не может.

Но если предприятие может позволить  себе (в силу финансовых, организационных и других возможностей) внедрение комплексной информационной системы, в этом случае производственные задачи, управленческий учет и анализ также обеспечиваются соответствующими средствами автоматизации. Может быть обеспечен анализ остатков материалов в цехах, контроль сохранности и комплектности незавершенного производства на основе ежедневного оперативного учета. Сотрудники управленческих служб производства могут осуществлять анализ и контроль выполнения сменно-суточных заданий бригадами, графиков подачи деталей, узлов и полуфабрикатов цехами, производственной программы предприятием и договоров по поставкам продукции. Предоставление данных может быть ежедневным по всей номенклатуре вырабатываемой продукции и непрерывным по выборочной номенклатуре, составляющей "дефицит" предприятия.

Для сотрудников анализирующих  производственные, снабженческие, другие хозяйственные показатели в отличие  от финансовых аналитиков очень важно  предоставление необходимых данных не только в стоимостном, но и в  натуральном выражении, а иногда и в нескольких единицах измерения, неподдающихся прямому пересчету при анализе. Например, в одной единице упаковки может храниться разное количество штук изделий, а сами упаковки лежат на складских участках, по каждому из которых нужно отслеживать динамику и структуру проходящих поставок как по количеству упаковок, так и, поштучно, изделий.

При проектировании информационной системы  важно  правильно предположить объем  охвата системой снабженческо-сбытовой деятельности предприятия. Если задачи, связанные с этой деятельностью будут входить в рамки информационной системы, то специалисты соответствующих отделов должны предъявить свои требования к получаемой информации. В зависимости от специфики деятельности предприятия могут быть поставлены следующие задачи:

1) информация о принадлежности наименования к конкретной  партии товара, заказу соответствующих партий в процессе передачи его между складами, цехами, подотчетными лицами, рабочими участками и т.п.;

2) возможность оперативного определения, анализа и корректировки оптимального размера партий, обеспечения своевременности проведения закупок, выполнение регулярных операций (периодических закупок, отправок и т.п.);

3) планирования использования материалов в кратчайшие сроки после их поступления на склад;

4) поддержания на экономичном минимуме длительности циклов движения по складским и производственным участкам и обработки конкретных наименований;

5) возможность проведения оперативного анализа складских остатков, запасов товаров и материалов с целью доведения до минимума количества товаров на каждом складе, использования минимального количества складов и т.п.

Проектирование  информационной системы может по-разному  охватить производственную деятельность предприятия.

Во многих случаях инженеры-конструкторы могут значительно уменьшить количество наименований материалов, находящихся на складе. Данные об издержках и экономии позволяют внести необходимые изменения в конструкцию существующих изделий. Иное дело, когда проектируются новые изделия. Здесь конструкторы могут использовать данные исследований, проводившихся службой управления запасами, для выбора недорогих конструкций. Результаты этих исследований должны дать информацию о стоимости запасов и затратах на партию, что позволит оценить ежегодную сумму затрат на поддержание запасов, необходимых для каждой из конструкций изделия или узла.

Подобная же информация необходима при выборе экономичных технологических  процессов производства. В качестве примера может служить сравнение издержек по изготовлению детали на винторезном автомате и на токарно-револьверном станке. Большие затраты на наладку автоматов вызывают необходимость обрабатывать на них более крупные партии деталей по сравнению с токарными станками.

Каждое предприятие должно иметь свою систему управления запасами, созданную с учетом его специфических требований. Она будет действенной только при участии и поддержке всех заинтересованных подразделений предприятия. Эффективным способом получения поддержки является обеспечение информацией руководителей подразделений. Как минимум, руководители подразделений должны иметь определенные представления об управлении запасами, о производственной программе, степени участия своих подразделений.

Таким образом, информационная система должна не только решать чисто учетные (и уж, тем более, бухгалтерские вопросы), но и широко использовать приемы и методы из родственных областей: планирования, организации управления экономикой предприятия, математики, статистики, психологии, рыночных операций, технологии. Главная цель такой информационной подсистемы — генерация полезной информации для нужд внутрифирменного управления  - определяет структуру информационной системы предприятия.

В то же время важнейшим требованием  аналитика к данным, получаемым из информационной системы, является отсутствие лишней для конкретной задачи информации. Отчеты, получаемые из системы, должны удовлетворять заинтересованных лиц. Обработка данных ухудшается вследствие наличия ненужной информации, которую аналитик должен переработать (либо вообще игнорировать) в попытке обнаружить какую-то часть данных, которые ему действительно необходимы.

Так, например, главного конструктора не интересует, сколько заработал  сегодня или неделю назад какой-либо рабочий механического цеха. Ему необходимы итоговые данные: полностью ли удовлетворена заявка на материалы, какая сумма выделена бюджетом предприятия на работы, связанные с изменением конструкции изделия или освоением новых продуктов. Следовательно, заинтересованными в аналитике сотрудниками используется как детализированная, так и итоговая информация.

Важно правильно разработать нужные отчетные данные информационной системы, которые для аналитика будут  являться исходными данными, а также  обеспечить своевременное внесение со временем неизбежных изменений в такие отчеты. Важные для других, но не для данного пользователя, данные не должны присутствовать в его отчетах, так же как и чрезмерная детализация необходимой информации.

Для целей управления иногда основным требованием к аналитической информации является своевременность предоставления данных. В связи с этим  часто можно и нужно пойти на определенное ослабление требований к точности в пользу быстроты получения информации. Таким образом, при анализе часто используются данные оперативного управленческого учета, приблизительные оценки, и т.п. В связи с этим уже на этапе проектирования информационной системы в нее может быть заложена возможность получения оперативных, а в ряде случаев даже и непроверенных  данных.  Например, для принятия решения о транспортировке нескольких больших партий угля по железной дороге, своевременно анализируется состояние маршрутов, подъездных путей, составов, вагонов, подсобных  транспортных средств, загруженность сортировочных станций железной дороги и принимается решение об отправке (т.н. в теории «транспортная задача»). Такое решение должно быть принято на основе данных по телефону диспетчера отдела погрузки, осуществляющего контроль добычи угля и погрузки его в вагоны, а также оперативных данных задействованных служб предприятий железной дороги, предоставляющих маршруты следования. Поскольку объем такой информации может быть достаточно большим и предоставляться в разное время, а также корректироваться в течение нескольких минут, часов, то, естественно данная информация должна учитываться как фактическая, поскольку устный способ передачи данных, так же как и «записи на бумажках» уже не могут обеспечить оперативность и правильность принятия решений. На основе анализа такой учетной информации ответственные лица, руководители своевременно примут необходимые решения, в то время как сами учетные данные могут без спешки корректироваться на основе требуемых документов, сверок и т.п.

В связи с этим необходимо обеспечить  соответствующие принципы работы информационной  системы, чтобы такие оперативные данные:

1) с одной стороны, были своевременно доставлены аналитику, а в нужное время и бухгалтеру, для избежания повторного ввода на основе пришедших документов и корректировки;

2) но с другой стороны не попали до этой корректировки в фактические учетные данные организации.

Важными требованиями аналитика к  учетным данным также являются:

1) Разделение в учете условно-постоянных и условно-переменных затрат.

2) Возможность представления данных о доходах, расходах, прибыли, инвестициях, расчетах по центрам ответственности, а также возможность своевременно вводить и анализировать информацию о взаиморасчетах между такими центрами ответственности, обеспечивая оценку их деятельности в структуре предприятия.

3) Возможность осуществления всевозможных распределений косвенных затрат, доходов на центры затрат, доходов, прибыли и т.д. с использованием разных баз распределения.

При создании информационной системы  можно столкнуться с рядом  требований следующего рода:

1) Необходимость одновременного ведения разных систем бухучета для одного предприятия (например, хозяйственного, бюджетного, в системе GAAP и т.д.); разделения бухгалтерского и управленческого учета;

2) Необходимость ведения нескольких “бухгалтерий” одного предприятия (например, в соответствии с требованием законодательства по бухгалтерскому учету, а также ведения налогового учета в соответствии с Налоговым кодексом РФ);

3) Национальные особенности управленческого учета, как-то, бартер, взаимозачёт или необходимость расчёта закупочных цен и калькуляции производства в зависимости от цен продажи и фирм в составе холдинга, осуществивших реализацию, и т.д.;

4) Необходимость интеграции (автоматической передачи данных)  с разнообразным периферийным оборудованием (кассовые аппараты, штрих-кодовое оборудование, АТС и т.д.);

5) Построение территориально-распределенной системы автоматизации;

6) Использование различных программных платформ.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу, играют определяющую роль в обеспечении эффективности анализа и принимаемых на основе его управленческих решений. Анализ не ограничивается только финансовыми данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Используются плановые показатели, данные бухгалтерского, а также оперативного учета. Привлекаются данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей. Кроме того, используются статистические внешние данные, система внешней информации — это данные средств массовой информации, статистических сборников, периодических и специальных изданий, официальных, хозяйственно-правовых документов и т.д.