График документооборота ООО «ХХХ»

По учету операций на расчетном  счете

 
 
 
Наименование 
документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка  
документа

Передача  
в архив

К-во    
экз-ров

Ответствен-ный  за выписку, получение

Ответствен-ный  за оформление

Ответствен-ный  за исполнение

срок  
испол-нения

Ответствен-ный  за проверку

кто пред-ставляет

срок  
представ-ления

кто  
исполняет

срок  
исполнения

кто  
исполняет

срок  
передачи

Платежные поручения ( в т.ч. по системе «Клиент-банк»)

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

По оплате

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

10 мая следующего  года

Банковские  выписки

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Ежедневно по системе  «Клиент-банк» и по мере получения

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

5-е число  следующего месяца

Бухгалтер

Ежедневно по системе  «Клиент-банк»

Бухгалтер

10 мая следующего  года

По учету расчетов с подотчетными лицами

 
 
 
Наименование 
документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка  
документа

Передача  
в архив

К-во    
экз-ров

Ответствен-ный за выписку, получение

Ответствен-ный  за оформление

Ответствен-ный  за исполнение

срок  
испол-нения

Ответствен-ный  за проверку

кто пред-ставляет

срок  
представ-ления

кто  
исполняет

срок  
исполнения

кто  
исполняет

срок  
передачи

Авансовые отчеты

1

Подотчетное лицо

Подотчетное лицо,бухгалтер

Подотчетное лицо, бухгалтер

По сроку  отчета

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

7-е число  следующего месяца

Бухгалтер

По сроку  отчета

Бухгалтер

10 мая следующего  года

Приходные документы (товарные чеки, счета гостиниц, проездные билеты и т.п.)

1

Подотчетное лицо

Подотчетное лицо,бухгалтер

Подотчетное лицо, бухгалтер

По сроку  отчета

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

7-е число  следующего месяца

Бухгалтер

По сроку  отчета

Бухгалтер

10 мая следующего  года

По учету векселей

 
 
 
Наименование 
документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка  
документа

Передача  
в архив

К-во    
экз-ров

Ответствен-ный  за выписку, получение

Ответствен-ный  за оформление

Ответствен-ный  за исполнение

срок  
испол-нения

Ответствен-ный  за проверку

кто пред-ставляет

срок  
представ-ления

кто  
исполняет

срок  
исполнения

кто  
исполняет

срок  
передачи

Акт приема передачи векселей

2

Гл.бухгалтер

Гл.бухгалтер

Гл.бухгалтер

В день передачи

Гл.бухгалтер

Гл.бухгалтер

2-е число  следующего месяца

Гл.бухгалтер

В день передачи

Гл.бухгалтер

10 мая следующего  года

Заявка на приобретение векселя, доверенность

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

В день приобретения

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

В день приобретения

Заявление на оплату векселя

2

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

В день предъявления к оплате

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

В день предъявления к оплате

Гл.бухгалтер

10 мая следующего года

Книга учета  движения векселей

1

Гл.бухгалтер

Гл.бухгалтер

Гл.бухгалтер

По мере движения ценных бумаг

Гл.бухгалтер

Гл.бухгалтер

2-е число  следующего месяца

Гл.бухгалтер

10 мая следующего  года

Общие документы

 
 
 
Наименование 
документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка  
документа

Передача  
в архив

К-во    
экз-ров

Ответствен-ный  за выписку, получение

Ответствен-ный  за оформление

Ответствен-ный  за исполнение

срок  
испол-нения

Ответствен-ный  за проверку

кто пред-ставляет

срок  
представ-ления

кто  
исполняет

срок  
исполнения

кто  
исполняет

срок  
передачи

Договоры по автотранспорту

2

Начальник отдела автотранспорта, Ген.директор

Начальник отдела автотранспорта, менеджер по продажам отдела автотранспорта

Начальник отдела автотранспорта

В день возникновения  договорных отношений

Начальник отдела автотранспорта, Ген.директор

Менеджер по продажам отдела автотранспорта

В день возникновения  договорных отношений

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Договоры по зап. частям

2

Коммерческий  директор, Ген.директор

Коммерческий  директор, начальник отдела реализации, секретарь-референт

Коммерческий  директор

Коммерческий  директор, Ген.директор

Начальник отдела реализации

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Приказы по предприятию

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

В день приказа

Гл. бухгалтер

Секретарь-референт

В день приказа

Секретарь-референт

10 мая следующего года

Входящая корреспонденция

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

В день поступления

По назначению

Секретарь-референт

В день поступления

Секретарь-референт

10 мая следующего года

Исходящая корреспонденция

1

По содержанию корреспонденции

По содержанию корреспонденции

Секретарь-референт

В день создания

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

По учету кадров

 
 
 
Наименование 
документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка  
документа

Передача  
в архив

К-во    
экз-ров

Ответствен-ный  за выписку, получение

Ответствен-ный  за оформление

Ответствен-ный  за исполнение

срок  
испол-нения

Ответствен-ный  за проверку

кто пред-ставляет

срок  
представ-ления

кто  
исполняет

срок  
исполнения

кто  
исполняет

срок  
передачи

Приказ о  приеме работника на работу (Т-1)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

В день приема

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

1-е число  сл.мес.

Бухгалтер

В день приема

Секретарь-референт

10 мая следующего года

Личная карточка работника (Т-2)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

В день приема

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

1-е число  сл.мес.

Бухгалтер

В день приема

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Штатное расписание (Т-3)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

На начало года до 31.12

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

В день создания

Бухгалтер

На начало года до 31.12

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Приказ о  переводе на другую работу (Т-5)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

В день перевода

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

1-е число  сл.мес.

Бухгалтер

В день перевода

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Приказ о  предоставлении отпуска (Т-6)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

За 3 дня до начала отпуска

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

1-е число  сл.мес.

Бухгалтер

За 3 дня до начала отпуска

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

График отпусков (Т-7)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

На начало года до 31.12

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

В день создания

Бухгалтер

На начало года до 31.12

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Приказ об увольнении (Т-8)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

В день увольнения

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

1-е число  сл.мес.

Бухгалтер

В день увольнения

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Приказ о  направлении в командировку (Т-9)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

За 1 день до начала командировки

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

1-е число  сл.мес.

Бухгалтер

За 1 день до начала командировки

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Командировочное удостоверение (Т-10)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

За 1 день до начала командировки

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

1-е число  сл.мес.

Бухгалтер

За 1 день до начала командировки

Секретарь-референт

10 мая следующего  года

Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении (Т-10а)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт , командированное лицо

Секретарь-референт , командированное лицо

За 1 день до начала командировки

Гл.бухгалтер

Секретарь-референт

В течение 3-х  дней по окончании командировки

Бухгалтер

По сроку  командиров. отчета

Бухгалтер

10 мая следующего года

По учету рабочего времени и  расчетов с персоналом по оплате труда

 
 
 
Наименование 
документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка  
документа

Передача  
в архив

К-во    
экз-ров

Ответствен-ный  за выписку, получение

Ответствен-ный за оформление

Ответствен-ный  за исполнение

срок  
испол-нения

Ответствен-ный  за проверку

кто пред-ставляет

срок  
представ-ления

кто  
исполняет

срок  
исполнения

кто  
исполняет

срок  
передачи

Табель учета  рабочего времени (Т-13)

1

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт

Последнее число  месяца

Гл.бухгалтер, бухгалтер

Бухгалтер, секретарь-референт

10-е число  след.месяца

Бухгалтер

До 13 числа следующего месяца

Бухгалтер

10 мая следующего  года

Расчетная ведомость (Т-51)

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

До 13 числа следующего месяца

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

15-е число  след.месяца

Бухгалтер

До 13 числа следующего месяца

Бухгалтер

10 мая следующего  года

Платежная ведомость (Т-53)

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

За 1 день до выплаты

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

В день представления

Бухгалтер

В последний  день выдачи

Бухгалтер

10 мая следующего  года

Лицевой счет (Т-54а)

2

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

До 13 числа следующего месяца

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

15-е число  след.месяца

Бухгалтер

10 мая следующего года

Записка-расчет о предоставлении отпуска (Т-60)

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

За 3 дня до начала отпуска

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

В день расчета

Бухгалтер

В день расчета

Бухгалтер

10 мая следующего  года

Записка-расчет при увольнении(Т-61)

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

В день увольнения

Гл.бухгалтер

Бухгалтер

В день оконч. расчета

Бухгалтер

В день оконч. расчета

Бухгалтер

10 мая следующего  года

По учету расчетов

 
 
 
Наименование 
документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка  
документа

Передача  
в архив

К-во    
экз-ров

Ответствен-ный  за выписку, получение

Ответствен-ный  за оформление

Ответствен-ный  за исполнение

срок  
испол-нения

Ответствен-ный  за проверку

кто пред-ставляет

срок  
представ-ления

кто  
исполняет

срок  
исполнения

кто  
исполняет

срок  
передачи

Акты сверок

2

Гл.бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер  производства

Гл.бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер производства

Гл.бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер производства

По мере сверки, но не более 2-х недель

Гл.бухгалтер

Бухгалтер, бухгалтер  производства

По мере сверки, но не более 2-х недель

Гл.бухгалтер

10 мая следующего  года

Акты зачета

2

Гл.бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер  производства

Гл.бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер  производства

Гл.бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер  производства

По мере зачета, но не более 2-х недель

Гл.бухгалтер

Бухгалтер, бухгалтер  производства

По мере зачета, но не позже 15 дн.по оконч.

мес.

Гл.бухгалтер

10 мая следующего  года

По учету работ в автомобильном  транспорте

 
 
 
Наименование 
документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка  
документа

Передача  
в архив

К-во    
экз-ров

Ответствен-ный  за выписку, получение

Ответствен-ный  за оформление

Ответствен-ный  за исполнение

срок  
испол-нения

Ответствен-ный  за проверку

кто пред-ставляет

срок  
представ-ления

кто  
исполняет

срок  
исполнения

кто  
исполняет

срок  
передачи

Путевой лист грузового  автомобиля (4-П)

1

Гл.бухгалтер, водитель-экспедитор

Гл.бухгалтер, водитель-экспедитор

Гл.бухгалтер, водитель-экспедитор

По мере выезда, 1 лист на 1 день

Гл.бухгалтер

Водитель-экспедитор

По завершении поездки, не позднее конца рабочего дня

Гл.бухгалтер

По завершении поездки, не позднее конца рабочего дня

Гл.бухгалтер

10 мая следующего  года

Журнал учета  движения путевых листов (Ф № 8)

1

Гл.бухгалтер

Гл.бухгалтер 

Гл.бухгалтер

По мере выезда, 1 запись на 1 путевой лист

Гл.бухгалтер

Гл.бухгалтер 

2-е число  след. мес.

Гл.бухгалтер

10 мая следующего  года