Формы бухучёта

Мемориальный  ордер может также составляться на основе сводного документа, объединяющего  данные однородных первичных документов, или на основании итоговых показателей  накопительной ведомости, в которой  эти данные группируются по корреспондирующим  счетам. Документы, на основании которых  составлен мемориальный ордер, обязательно  к нему прилагаются. В настоящее  время за каждым мемориальным ордером  закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций (кассовых, по расчетным  счетам, заработной плате и так  далее) лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности. Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером либо его заместителем, а также исполнителем. Ордера регистрируются в регистрационном журнале, который является хронологическим регистром синтетического учета. Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и контроля их сохранности вместе с подшитыми к ним документами, а также для последующей проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. Эта проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала (по кредиту) с итогами оборотов по дебиту и отдельно - по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам. После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в Главной книге. Главная книга или контрольная ведомость строится с разбивкой каждого счета на колонки, отводимые для записи оборотов по каждому корреспондирующему счету в отдельности, то есть по шахматному принципу. В ней регистрируются только текущие обороты. Сальдо по счетам в ней не выводится. Главная книга является основой для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. При этом структура Главной книги облегчает составление шахматной оборотной ведомости, последняя непосредственно заполняется итогами каждого счета. Значительно облегчает здесь подготовку записей в учетные регистры, особенно регистры синтетического учета, использование накопительных и группировочных ведомостей. Записи в регистры аналитического учета ведутся непосредственно с документов, подшитых к мемориальным ордерам. Проверка правильности аналитического и синтетического учета осуществляется путем составления оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их итогов с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам. В настоящее время при ведении учета по мемориально-ордерной форме широко используются различные виды вычислительных машин. Достоинствами мемориально-ордерной формы учета являются: строгая последовательность учетного процесса; простота и доступность учетной техники; широкое использование стандартных форм аналитических регистров; возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками. Наряду с достоинствами, мемориально-ордерная форма имеет и существенные недостатки, к которым можно отнести трудоемкость учета, так как приходится многократно дублировать одни и те же записи, отставание аналитического учета от синтетического, а также то, что формы аналитических регистров не содержат информации, необходимой для контроля, анализа и непосредственного составления отчетности по данным регистров аналитического учета. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает ведение регистрационного журнала для регистрации в хронологическом порядке бухгалтерских проводок – мемориальных ордеров, содержащих указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Проводки из мемориальных ордеров разносятся по счетам Главной книги, которая является синтетическим регистром систематического учета. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делаются на основании первичных или сводных учетных документов.

2.2.Журнально-ордерная  форма

Журнально-ордерная форма учета явилась следствием дальнейшего совершенствования  мемориально-ордерной формы. Впервые  эта форма была применена на предприятиях электропромышленности и электростанциях  в 1939 г., а массовое распространение  получила с 1949 г. В настоящее время  применяется на большинстве средних  и крупных предприятий РБ. Свое название она также получила по названию основного регистра. Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Это значит, что кредитовые обороты  любого счета в разрезе корреспондирующих  счетов получают отражение только в  одном конкретном журнале. В других журналах кредитовые обороты этого  счета не отражаются. Но дебетовые  обороты этого счета, наоборот, будут  разбросаны по нескольким журналам-ордерам  и впервые эти обороты будут  сведены вместе в Главной книге  счетов. Журнально-ордерная форма учета  применяется в двух вариантах: 1) полная форма, включающая 16 типовых журналов ордеров, 18 вспомогательных ведомостей и 15 разработочных таблиц и предназначенная для использования на больших предприятиях; 2) сокращенная, состоящая из 8 типовых журналов-ордеров, 6 ведомостей и 3 разработочных таблиц и предназначенная для средних и малых предприятий. Обобщающим регистром в журнально-ордерной форме, как и в других формах, является Главная книга счетов. В этой форме учета все регистры — журналы-ордера, ведомости и разработочные таблицы имеют свое оригинальное, отличное от других аналогичных регистров, построение и предназначены для учета только строго определенных операций или процессов. В связи с этим за каждым регистром закреплен свой постоянный номер и счета, а сама форма регистра печатается типографским способом, имеет строго определенные не повторяющиеся таблицы и показатели граф, строк и поясняющие тексты только для отражения операций данного вида. Так, например, журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 предназначены только для учета кассовых операций, журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 – для учета операций по расчетному счету, журнал-ордер № 6 и ведомость № 5 и № 6 — для учета расчетов с поставщиками и т.д. Аналогично специализированы и разработочные таблицы — для распределения заработной платы, материалов; для составления сводки по начисленной заработной плате, расчета износа основных средств, МБП и другие (от РТ-1 до РТ-15). Записи в журналы-ордера производятся на основе отдельных первичных документов, предварительно обработанных. При большом количестве однородных документов их сначала группируют во вспомогательных ведомостях, итоги которых переносятся в конце месяца в соответствующий журнал-ордер. Например, на основании ведомости №16 составляется журнал-ордер №11. Чтобы избежать повторных записей, журналы-ордера ведутся только по кредитовому признаку, т.е. экономическое событие регистрируется в данном учетном регистре по кредиту одного счета по вертикали с дебетом другого по горизонтали. Все кредитовые обороты собираются в одном журнале-ордере в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов: журнал-ордер №1 — по кредиту счета 50 «Касса», журнал-ордер №2 — по кредиту счета 51 «Расчетный счет», журнал-ордер № 7 — по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т.д. Кроме того, для более тщательного контроля за расходованием денежных средств, дебетовые обороты, например, по счетам 50, 51 отражаются дополнительно в ведомостях №1 и №2 соответственно. Записи как в журнале-ордере, так и в ведомости производятся по шахматному принципу, т.е. в один рабочий прием сумма операции записывается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Итоги за месяц  по каждому журналу-ордеру переносятся  в Главную книгу, о чем в  них делается соответствующая отметка. Главная книга содержит суммы  дебетовых и кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету, а  также сальдо на начало и конец  месяца. Для каждого счета в  Главной книге предназначен один развернутый лист. Данные по счету  в Главной книге заполняют  на основе итогов Журналов-ордеров  за месяц. Но если в соответствующем  журнале-ордере развернуто записываются кредитовые обороты счета, то в Главной  книге — дебетовые обороты. Поэтому  кредитовые обороты в Главной  книге за месяц записывают только одной итоговой суммой, а при необходимости, слагаемые этого итога в разрезе корреспондирующих счетов находят в соответствующем журнале-ордере. Обороты за месяц по дебету всех счетов, занесенных в главную книгу, исходя из сущности двойной записи, должны быть равны итогу оборота по кредиту этих счетов. Очевидно, что такое строение Главной книги позволяет отказаться от ежемесячного составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, характерной для мемориально-ордерной формы учета. Главная книга открывается на год, поэтому на каждом её листе предусматривается двенадцать строк для записей итогов по месяцам, несколько строк для подведения итогов за год в целом, а также для исправительных записей по бухгалтерским справкам. После подсчета всех дебетовых оборотов по счетам в главной книге выводится конечный остаток и составляется сальдовый баланс. Таким образом, основными принципами журнально-ордерной формы учета являются: 1. Широкое применение накопительных журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей с целью своевременного получения необходимых показателей; 2. Сокращение количества учетных регистров и устранение дублирующих записей; 3. Совмещение в одном регистре хронологической и систематической записи, а по отдельным журналам синтетического и аналитического учета; 4. Максимальное использование шахматной формы и линейно-позиционного способа записей. Рассмотри основную схему ведения записей в регистрах при журнально-ордерной форме учета (рис.2.2). Условные обозначения: ____________ записи ------------------ сверка записей Рис 2.2. Схема журнально-ордерной формы учета Упрощенно можно сказать, что данные из первичных бухгалтерских документов записывают в соответствующие журналы-ордера в разрезе корреспондирующих счетов. Итоговые суммы записей за месяц из журналов-ордеров переносят в Главную книгу счетов. На основе главной книги заполняется отчетный баланс. В действительности последовательность и порядок ведения записей в этих регистрах, сверка полученных показателей между собой в основных и вспомогательных регистрах являются более сложными. Поступающие первичные документы группируют и регистрируют в накопительных или группировочных ведомостях. Группировка осуществляется в разрезе объектов учета и бухгалтерских проводок по каждому первичному документу. Этот процесс упрощается благодаря организации труда в бухгалтерии в разрезе отдельных учитываемых объектов. Создаются отдельные сектора учета материалов, заработной платы, производства, реализации, денежных средств и др., в которые и поступают соответствующие первичные документы. По отдельным объектам регистрация и накопление данных из первичных документов осуществляется предварительно во вспомогательных ведомостях (ведомости № 7, 8, 16 и др.), а в некоторых случаях — непосредственно в журналах-ордерах (ж/о № 6, 7, 13 и др.). Если к журналу-ордеру предусмотрены накопительные, разработочные и вспомогательные ведомости, то журнал-ордер заполняется итоговыми данными этих ведомостей за месяц. Если ведомости к журналу-ордеру не предусмотрены, то данные за месяц в разрезе корреспондирующих счетов получают путем регистрации документов и подсчета итогов непосредственно в журнале-ордере. Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Это значит, что кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов получают отражение только в одном конкретном журнале. В других журналах-ордерах кредитовые обороты этого счета не отражаются. Но дебетовые обороты этого счета, наоборот, будут разбросаны по нескольким журналам-ордерам и впервые эти обороты будут сведены вместе в Главной книге счетов. Для примера приведем упрощенную форму журнала-ордера № 1, в котором отражаются все кредитовые обороты по счету 50 "Касса" за месяц в разрезе корреспондирующих счетов (по дебету), (табл.2.1). Таблица 2.1. Упрощенная форма журнала-ордера № 1 ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 1

за ноябрь 2006 г. по кредиту счета 50 "Касса" в  дебет счетов: Дата 04 10 ... 51 70 71 ... 94 ИТОГО 02.11 07.11 и т.д. 30.11 10000 310000 15000 40000 25000 310000 40000 ИТОГО: 10000 310000 55000 375000 Дебетовые  обороты счета 50 "Касса" получают отражение уже в других журналах-ордерах, что связано с конкретными  операциями и проводками по поступлению  денег в кассу. Так, например, основные в журнале-ордере № 2, который ведется по кредиту счета 51 Расчетный счет" (проводка К-т сч. 51 Д-т сч. 50), журнале-ордере № 7 — по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (проводка К-т сч. 71 Д-т сч. 50), журнале-ордере № 11 — по кредиту счета 90 "Реализация" (проводка К-т сч. 90 Д-т сч. 50) и в других. Итоги за месяц по каждому журналу-ордеру переносятся в Главную книгу. Причем перенос осуществляется на основе принципа двойной записи: по кредиту одного счета (в нашем примере итоговая сумма по К-т сч. 50 — 375 000 р.) на соответствующей странице Главной книги и дебету разных счетов (в нашем примере Д-т сч. 51 — 10000; Д-т сч. 70 — 310 000; Д-т сч. 71 — 55 000 р.) в той же сумме, но на нескольких страницах. Для наглядности приведем один лист Главной книги по счету № 50 "Касса" (табл. 2.1). Главная книга содержит суммы дебетовых и кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету, а также сальдо на начало и конец месяца. Для каждого счета в Главной книге предназначен один развернутый лист. Данные по счету в Главной книге заполняют на основе итогов Журналов-ордеров за месяц. Главная книга открывается на год, поэтому на каждом ее листе предусматривается двенадцать строк для записей итогов по месяцам, несколько строк для подведения итогов за год в целом, а также для исправительных записей по бухгалтерским справкам. Особенностью построения журнально-ордерной формы учета является то, что и дебетовые и кредитовые обороты каждого счета вписываются в регистрах развернуто — в разрезе корреспондирующих счетов. Но кредитовые обороты счета записывают развернуто только в соответствующем журнале-ордере, а дебетовые обороты —только в Главной книге. Поэтому кредитовые обороты в Главной книге за месяц записывают только одной итоговой суммой, а при необходимости, слагаемые этого итога в разрезе корреспондирующих счетов находят в журнале-ордере. Например. В приведенной странице из Главной книги (табл.2.2) по кредиту счета 50 "Касса" за ноябрь итоговая сумма оборота 375 000 р. записана по данным журнала-ордера № 1 (см. предыдущую таблицу журнала-ордера № 1). Там же приведены и слагаемые этого оборота по датам и в разрезе корреспондирующих счетов (Д-т сч. 51 – 10000; Д-т сч. 70 – 310000; Д-т сч. 71 – 55000 и К-т сч. 50 - 375000). Таблица 2.2. Упрощенная форма листа Главной книги по счету № 50 «Касса» Месяц Обороты по дебету с кредита счетов Оборот по кредиту Сальдо 90 из ж/о №11 51 из ж/о №2 71 из ж/о №7 75 из ж/о №8 76 из ж/о №8 и т.д. ИТОГО по дебету дебет кредит 1 2 и т.д. 11 12 100000 ... 30000 600000 400000 ... 300000 700000 10000 ... ... 50000 ... 50000 ... 610000 500000 ... 350000 780000 600000 520000 ... 375000 750000 50000 60000 40000 ... 15000 45000 ... ИТОГО: 130000 2000000 10000 50000 50000 2240000 2245000 210000 Дебетовые обороты по счету 50 "Касса" за ноябрь в сумме 350 000 р. были впервые собраны уже непосредственно в Главной книге при переносе из разных журналов-ордеров частных итогов за месяц. В нашем примере — из журнала-ордера № 2 с кредита счета 51 — 300 000 р. и журнала-ордера № 8 с кредита счета 76 — 50 000 р.

акое запаздывание в обобщении дебетовых оборотов по счетам в течении месяца является существенным недостатком журнально-ордерной формы, который устраняется путем ведения вспомогательных типовых ведомостей, аналогичных журналам-ордерам. Эти ведомости служат не только для обобщения и накопления дебетовых оборотов в течение месяца в разрезе корреспондирующих счетов, но и во многих случаях для ведения аналитического учета и накопления итоговых данных для сверки с синтетическим учетом. Для примера приведем форму ведомости № 1 по дебету счета 50 "Касса". Таблица 2.3. Упрощенная форма ведомости № 1 ВЕДОМОСТЬ № 1 за ноябрь 2006 г. по дебету счета 50 «Касса» с кредита счетов: Сальдо на начало месяца: 40000 р. Дата 09 46 ... 51 52 ... 71 76 ... ИТОГО 04.11 15.11 и т.д. 300000 50000 300000 50000 ИТОГО: 300000 50000 350000 Сальдо на конец месяца 25000 р. В отдельных журналах-ордерах вспомогательные ведомости играют роль и накопительных регистров, итоги которых затем служат для заполнения самих журналов-ордеров. Так, например, ведомость № 16 «Движение готовых изделий, их отгрузка и реализация» предназначена для регистрации всех счетов по отгрузке готовой продукции со складов (раздел 2) и расчета фактической себестоимости этой отгруженной продукции (раздел 1). На основе этой расчетной суммы и составляется затем проводка в журнале-ордере № 11: Д-т сч. 45 «Товары отгруженные» К-т сч. 43 «Готовая продукция».

2.3. Достоинства  и недостатки журнально-ордерной  формы учета 

 Журнально-ордерная  форма благодаря множественности  журналов позволяет организовать  работу в бухгалтерии по отдельным  секторам, в которых учет ведется  по определенным объектам или  процессам и заканчивается составлением  типовых разработочных таблиц, ведомостей  и журналов-ордеров. Сектор сводного  учета или балансовая группа  ведет в этом случае Главную  книгу, осуществляет анализ, контроль, подготовку и заполнение баланса  и других форм отчетности. Параллельная  и независимая работа многочисленных  секторов в бухгалтерии позволяет  организовать работу любого числа  работников с нормальной равномерной  их загрузкой как по секторам, так и в течение отчетного периода. В этом одно из основных достоинств журнально-ордерной формы учета, позволяющей использовать ее на крупных предприятиях. Применение журналов-ордеров позволяет не составлять мемориальные ордера и не вести регистрационный журнал, ускоряет составление необходимой отчетности без каких-либо дополнительных выборок, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей, сокращает и удешевляет учетный труд, создает предпосылки для применения вычислительной техники и улучшения организации бухгалтерского учета. Однако эта форма имеет и некоторые недостатки. Они заключаются в том, что каждый журнал-ордер имеет свои оригинальные и сложные по построению таблицы, вспомогательные ведомости и разработочные таблицы. Различна техника и методика их ведения, что требует дополнительно значительного времени для ее изучения и освоения. Изначально форма была рассчитана на ручное ведение, что впоследствии затруднило механизацию и автоматизацию учета на ее основе. В настоящее время эта форма учета чаще всего используется как комбинированная, когда отдельные, наиболее трудоемкие участки учета ведутся на основе современной вычислительной техники с автоматизированным способом получения регистров, а менее трудоемкие и сводные участки ведутся без ее применения. Сокращенная журнально-ордерная форма более обозрима и компактна по сравнению с полной и обладает всеми ее достоинствами: однозначной определенностью методики, полной взаимной увязкой таблиц аналитического и синтетического учета, возможностью раздельного ведения учета в регистрах, системной подготовкой данных для заполнения отчетности и другими. Вместе с тем, она также сложна по построению, что вызывает трудности не только в ее изучении, но и при автоматизации. В основе алгоритмов, по которым составляются программы для автоматизации обработки учетной информации, лежит, как правило, одна из ручных форм учета. В вопросе: подлежит ли автоматизации журнально-ордерная форма учета, мнения различных авторов расходятся. Ю.А. Бабаев определяет неполную приспособленность журнально-ордерной формы к машинной обработке как один из главных ее недостатков.