Формы бухучёта

ВВЕДЕНИЕ

 Становление  и развитие рыночных отношений  предполагают широкое использование  в хозяйствующих субъектах экономических методов управления деятельностью организаций и их сегментов. В этой связи возрастают роль и значение бухгалтерского учета как функции управления и одной из основных баз информационной системы хозяйственного механизма любой организации. Поэтому в бухгалтерском учете возникает необходимость применения единых методологических основ процедур учета и отчетности, построенных на научных принципах, требованиях отечественных и международных стандартов. Это способствует повышению уровня учетно-аналитической работы, решению конкретных задач учета в организациях различных отраслей на единой методологической основе для формирования требуемой информации о хозяйственно-финансовой деятельности с целью принятия соответствующих управленческих решений. Все это требует выбора наиболее оптимальных для данной организации методических, организационных и технических аспектов бухгалтерского учета, т. е. его составляющих.

Особую важность для учета хозяйственных операций представляют формы бухгалтерского учета. Развитие и рационализация учета  характеризуется совершенствованием применяемых форм. Необходимость  перехода от одной формы бухгалтерского учета к другим, более совершенным, обусловливается развитием организации. Чем сложнее и разнообразнее  выполняемые организацией операции, тем совершеннее должна быть форма  бухгалтерского учета. Бухгалтерский  учет имеет своей целью систематизировать  принятые к бухгалтерскому учету  данные в виде, приемлемом для составления  финансовой отчетности, необходимой  для удовлетворения информационной потребности различных групп  пользователей информации. Формируя информацию о состоянии организации, бухгалтер фиксирует все операции, проходящие в финансовой, экономико-хозяйственной  сферах деятельности, на основании  первичных документов. Чтобы систематизировать  и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных  документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской  отчетности, предприятиями должны вестись  регистры бухгалтерского учета. Состав этих регистров зависит от применяемой  организацией формы бухгалтерского учета. Мы считаем, что тема: «формы бухгалтерского учета, их содержание, развитие и состояние» была и остается актуальной и по сегодняшний день, осмелимся даже сказать, что выбор  формы учета для предприятия  является, может быть, одним из самых важнейших элементов ведения бухгалтерского учета в целом. Актуальность темы заключается в неспособности ответственного лица, порой, правильно выбрать форму учета для предприятия. При невладении достаточными знаниями о различных типах бухгалтерского учета можно легко допустить ошибку и выбрать для предприятия не совсем подходящую форму учета, ошибку, которая в дальнейшем не позволит экономическим отделам предприятия полностью прослеживать изменения цифровых данных, например таких важнейших, как: доходы и расходы предприятия; дебиторская и кредиторская задолженности на различных этапах становления и развития вообще. Более того, установив ту или иную форму учета на предприятии, необходимо полностью владеть информацией о выбранной форме учета, уметь использовать ее согласно всем нормам бухгалтерского учета, установленным Законодательством РБ — это также учитывается, говоря об актуальности данной темы. Таким образом, целью написания работы является более детальное изучение существующих форм учета и их развитие. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1. Рассмотреть историческое развитие форм бухгалтерского учета. 2. Более детально изучить формы бухгалтерского учета, применяемые организациями республики. 3. Охарактеризовать основные направления развития форм бухгалтерского учета в условиях использования ПЭВМ. Для написания работы были использованы следующие литературные источники: нормативные документы: Закон Республики Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности, Гражданский кодекс и учебные пособия. 1. М. И. Кутер “Теория и принципы бухгалтерского учета”. В пособии дан принципиально новый подход в рассмотрении элементов бухгалтерского учета, составляющих его метод как целостной, взаимосвязанной и логически обоснованной процедуры. Предложены классификации элементов бухгалтерской информационной системы:балансов, счетов, проводок, регистров, форм бухгалтерского учета. 2. В. П. Астахов “Теория бухгалтерского учета”. Учебное пособие подготовлено известным специалистом в области теории и практики бухгалтерского учета. Автор подробно излагает и анализирует базовые принципы бухгалтерского учета, его возрастающую роль в условиях рыночной экономики, останавливается на значении учета и содержащихся в нем данных для различных категорий пользователей. В сфере современных подходов рассматриваются особенности синтетического и аналитического учета, техника и формы учета, сущность бухгалтерской отчетности. 3. Р. А. Алборов “Основы бухгалтерского учета” Книга состоит из 11 глав, в которых раскрываются теоретические основы, методические, технические организационные аспекты бухгалтерского учета.

1. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО  УЧЕТА, ИХ СУЩНОСТЬ И ИСТОРИЧЕСКОЕ  РАЗВИТИЕ

1.1.Понятие о  формах бухгалтерского учета

 Бухгалтерский  учет в организациях требует  разнообразных учетных регистров.  Для учетной регистрации используются  в разных сочетаниях книги,  карточки, ведомости, записи в  которых могут производиться  в различной последовательности. В зависимости от способов  учетной регистрации применяются  как ручные записи, так и записи  при помощи технических устройств  Возможность различного сочетания  технических средств для учетной регистрации приводит к образованию разных форм бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают комплекс взаимосвязанных регистров синтетического и аналитического учета, разработочных и справочных таблиц, применяемых на предприятии для ведения учета. Несмотря на то, что сами по себе отдельные регистры различаются по форме, содержанию и другим признакам, тем не менее, они должны составлять единую систему, позволяющую не только отражать, но и обобщать, синтезировать данные учета, представлять их в готовом виде для заполнения отчетности. Объединяет их в систему и единая методика ведения учета, основанная на принципе двойной записи на счетах, единая техника и даже исторически сложившиеся условия и место зарождения системы. Развитие и рационализация бухгалтерского учета характеризуются совершенствованием применяемых форм учета. Необходимость перехода от одной формы бухгалтерского учета к другим, более совершенным, обусловливается развитием организации. Чем сложнее и разнообразнее выполняемые организацией операции, тем совершеннее должна быть форма бухгалтерского учета. 

1.3. Современные  формы учета в зарубежной практике

Одной из первых форм учета, созданных в советских  условиях, стала так называемая карточно-ордерная форма. Распространение ее относится  к 1925-1927 г.г. Однако эта форма не нашла  широкого распространения на практике ввиду того, что выписка отдельных  ордеров на каждую хозяйственную  операцию не уменьшала затрат труда, а, наоборот, увеличивала их и делала учетные регистры плохо обозримыми. Все это заставляло искать другие пути рационализации учета. На базе карточно-ордерной формы была создана карточно-копировальная форма (“копиручет”), которая была впервые применена в советских торговых предприятиях в 1927 году. Эта форма была распространена лишь на торговых предприятиях. Попытки внедрить ее в учет на промышленных предприятиях не увенчались успехом вследствие большой сложности промышленного учета, хотя отдельные принципы, в частности, копирование записей, нашли там применение. Развитие форм учета предполагает последовательное преобразование их первоначальной структуры, ярко выраженной в староитальянской форме. Все последующие формы были ее логическим преобразованием. Вообще рассматриваются 12 форм, они классифицируются по четырем основаниям: 1)по виду используемой техники; 2)по логисмографичности( числу аналитических делений); 3)числу регистров хронологической записи 4)способам ведения двойной записи Первое основание приводит к делению всех форм на ручные (Р) и машинные (М). Второе предполагает выделение одношаговых (L=1) форм, сочетающих синтетический и аналитический учет, двушаговых (L=2), разграничивающих синтетическую запись на аналитический и синтетический учет, и многошаговых (L= ), допускающих сложное иерархическое деление. Третье основание предполагает выделение синоптических ( описательных ) форм ( С ), строго разделяющих хронологическую и систематическую запись, и синхронически объединяющих эти два вида записи в едином регистре. В синхронических формах С=0, в синоптических С принимает значение числа регистров хронологической записи. Четвертое основание связано с организацией двойной записи, и тут выделяются параллельные ( d L k ), организующие регистрацию фактов хозяйственной деятельности по дебету и кредиту, ортогональные ( d L k ), позволяющие зарегистрировать факт одновременно по дебету и кредиту, комбинированные ( dS L kS ), включают параллельно-синхронические формы, односторонние ( d I k ), дебетовый оборот распределяется по кредиту синхронической формы, и, наконец, параллельно-ортогональные (dHLkH ), сочетающие параллельную регистрацию по дебету и кредиту с ортогональным регистром Главной книги.[13] Классификация форм : Староитальянская форма Данные о фактах хозяйственной деятельности из первичных документов по мере их поступления к бухгалтеру вносятся в мемориал ( памятную книгу). Далее эти факты переносятся с проставлением корреспондирующих счетов (проводок) в Журнал хронологической регистрации, т.е. проходит бухгалтерская реконструкция хозяйственного процесса. Затем, согласно проставленным корреспондирующим счетам, бухгалтер разносит данные по счетам Главной книги. В конце отчетного периода записи кредитовых и дебетовых оборотов Главной книги подытоживаются, выводится конечное сальдо, составляется пробный баланс, впоследствии он получил название оборотной ведомости. В конце бухгалтер составляет заключительный баланс. В этой форме все счета были аналитические, но трактовались они как синтетические, поэтому такая форма могла существовать только на предприятиях с небольшим объёмом хозяйственной деятельности. Новоитальянская форма Эта форма отличается от староитальянской только тем, что строго проводит различие между синтетическим и аналитическим учетом. Начиная с нее в бухгалтерский учет проникает двушаговое аналитическое деление, факты хозяйственной деятельности систематизируются в регистрах аналитического учета и на бухгалтерских синтетических счетах. Данные вспомогательных книг ( аналитического учета ) подытоживаются и итоги сверяются с данными соответствующих счетов Главной книги, тем самым устанавливается коллакция данных.

Коллакция предполагает установление тождества между суммами, возникающими в результате контроля лиц, занятых в хозяйственном процессе. Начиная с CIII века в большинстве экономически развитых стран эта форма становится господствующей. Она дожила до нашего времени и сохранила дидактические ( учебные ) возможности. Немецкая форма Эта форма отличается от предыдущей тем, что памятная книга, как промежуточный регистр, не ведется, а журнал распадается на два регистра: собственно журнал, называемый мемориалом, и кассовую книгу. В первом записываются все факты хозяйственной деятельности, кроме отражающих движение наличных денег, во втором - кассовые обороты. Существенной особенностью немецкой формы был принцип накапливания. Записи в Главной книге выполняются не сразу вслед за записью в журнале и не дублируют каждую проводку, они заносятся один раз за отчетный период общими итогами, сгруппированными в сборном журнале. Такое решение значительно экономит время бухгалтера, связанное с организацией учета, так как теперь в Главной книге практически каждая проводка отражается итогами за отчетный период. Однако это имеет и свой недостаток, так как по Главной книге нельзя наводить справки о текущем положении дел, и сама книга превращается в место сбора данных, необходимых для составления баланса. В этой форме принята следующая последовательность записи. Факты хозяйственной деятельности не затрагивающие кассу - в кассовую книгу. Затем данные мемориала заносятся во вспомогательные книги аналитического учета. По окончании отчетного периода данные мемориала и кассовой книги систематизируются в сборном журнале. Остальные записи тождественны записям, принятым в новоитальянской форме учета. Немецкая форма отличается от новоитальянской главным образом выделением из общего массива тех фактов хозяйственной деятельности, которые связаны с кассой. Это позволяло делить труд счетных работников: один заполнял мемориал, другой - кассовую книгу, а принцип накапливания приводил к возникновению сборного журнала, обобщающего записи мемориала и Главной книги. Сборный журнал можно вести в двух вариантах: в северно-немецком и южно-немецком. Первый предполагает использование так называемых смешанных проводок. В этом случае составляются два сборных журнала: один - для кредитовых, другой - для дебетовых оборотов. Оба журнала имеют шахматную форму, по строкам проводятся названия счетов, по столбцам - даты. В эти таблицы вписываются из мемориала и кассовой книги суммы, а затем - итоги, накопленные по счетам, используются для составления проводок. Основным недостатком сборного журнала следует считать то, что остается неясной корреспонденция каждого счета, а двойная запись, сохраняя чисто техническое значение, в значительной степени теряет свои аналитические функции. Этого недостатка лишен южно-немецкий вариант, при котором бухгалтер сначала копирует кассовую книгу со всеми данными, выбирает корреспонденцию наиболее часто встречающихся счетов, т.е. бухгалтер распределяет в сборном журнале счета согласно их валентности. Французская форма Ее главная особенность заключается в том, что единый журнал итальянской формы разлагается на несколько, как правило, пять журналов, что создает больше возможностей для разделения труда счетных работников. В журналах последовательно проводится принцип накапливания. В Главную книгу также, как и при немецкой форме, записываются только накопленные итоги. Первые журналы открывали на счета с максимальным числом записей, а последний (сборный) - на прочие счета. Американская форма. Возникла из тенденции к синхронизации журнала и главной книги, к объединению хронологической и систематической записей. Появление такой формы стало возможным в связи с ростом огромного числа сравнительно мелких предприятий. Последовательность записей следующая. Данные о фактах хозяйственной деятельности в виде хронологической и систематической записи регистрируются в Журнале-Главной, которая представляет собой журнал и рядом параллельно перечисленные синтетические счета. Все остальные записи аналогичны записям ново-итальянской формы.

Особенность регистра Журнал-Главной в том, что он объединяет журнал, Главную книгу и оборотную ведомость по синтетическим счетам. Русская форма Отличается тем, что число счетов в этой форме строго фиксировано, во всех остальных формах это число является переменным. Русская форма имеет 3 счета: счет наличных денег, счет ценностей, счет собственного имущества. Основная цель формы, по мысли ее создателя, - иметь возможность видеть результаты хозяйственной деятельности ( прибыль и убыток ) на каждый момент времени, а не на дату отчетного периода, как то предусматривают другие формы. По числу счетов Ф.В.Езерский назвал форму тройной. Через эти 3 счета-“окна” администрация как бы смотрит в большой мир хозяйственной жизни. Вместо терминов “дебет” и “кредит” используются русские термины “приход” и “расход”. Логисмография Логисмография предполагает сложное иерархическое деление счетов, которое на каждом предприятии устанавливает главный бухгалтер. Это последовательное аналитическое разложение счетов, причем первым высшим разлагаемым счетом считается баланс, который распадается на 2 счета: счет собственников счет агентов и корреспондентов. Счет агентов, в свою очередь, делится на счета основных средств, материалов, топлива, кассы и т.д. Каждый из этих счетов может делиться на более мелкие, более аналитические счета.Так вводится многоступенная система классификации, обеспечивающая бесконечную аналитичность бухгалтерского учета. С момента появления логисмографии следует говорить о синтетическом сложении ( композиции ) и аналитическом разложении ( декомпозиции ) счетов или, что то же самое, об их интеграции и дифференциации, а не просто о синтетическом и аналитическом учете. Шахматная форма Совмещает в едином регистре Главную книгу и оборотную ведомость. Этот регистр заполняется как матрица, в которой кредитовые обороты располагаются по строкам, а дебетовые - по столбцам. Из формы следует, что сущность двойной записи не в технике двойной регистрации, а в возможности “приписать” факт хозяйственной деятельности сразу двум векторам - дебету и кредиту. Эта форма может вдвое сократить число записей и значительно увеличить аналитические возможности бухгалтерского учета, так как она наиболее полно и наглядно раскрывает через корреспонденцию счетов хозяйственные связи предприятия. Интегральная форма Интегральная форма является прямым продолжением французской формы, завершает тенденцию, связанную с дифференциацией журнала. В ней на каждый счет открывается уже не один, а два регистра: один для записи дебетовых, другой - кредитовых оборотов. Первый называется ведомостью, второй - журналом. Те и другие обороты группируются по корреспондирующим счетам. Последовательность записи при интегральной форме следующая. Данные о фактах хозяйственной деятельности записываются в ведомости и журнале. Итоги ведомостей и журналов переносятся в Главную книгу. Ведомости и журналы обычно считаются регистрами хронологической записи, а Главная книга - систематической. На самом деле в этом случае хронологической записи нет, она уничтожается. Ведомость и журнал - это, в сущности, регистры систематической записи, предназначенные для текущей регистрации возникающих фактов хозяйственной деятельности, а Главная книга - это свод итогов за отчетный период, необходимый для получения баланса. В интегральной форме Главная книга не нужна, так как сальдо можно выводить по итогам ведомостей и журналов. Однако по традиции ее все-таки ведут. В этом случае возможны 2 варианта заполнения: первый повторяет схему ново-итальянской формы, но в счете показывают только сальдо начальное, итоги месячных оборотов и сальдо конечное, второй предполагает полную регистрацию оборота или по дебету ( из ведомостей ) или по кредиту ( из журнала ) с накапливанием противоположных корреспондирующих оборотов.

Интегральная  форма получила широкое распространение  в связи с заменой книжных  регистров на карточки, причем широко используются многоколенчатые карточки. Эта форма создавала наиболее благоприятные условия для разделения труда счетных работников.

2. ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, ПРИМЕНЯЕМЫЕ  В УЧЕТНОЙ ПРАКТИКЕ И ИХ  ХАРАКТЕРИСТИКА 

2.1. Мемориально-ордерная  форма 

 Формы бухгалтерского  учета в историческом плане  совершенствовались с целью поиска  или создания наиболее оптимального  варианта для обобщения и использования  информации в системе управления. В современных экономических  условиях наибольшее распространение  получили следующие формы бухгалтерского  учета: мемориально - ордерная, журнально-ордерная, упрощенная и автоматизированная. Мемориально-ордерная форма учета впервые была описана в 1926 г. и получила широкое распространение в 1928-1930 гг. Свое название она получила от названия основного регистра – мемориального ордера. Сущность этой формы сводится к следующему: на каждый первичный документ составляется проводка, которая отражается в регистре, который называется мемориальным ордером. Все мемориальные ордера по мере составления регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале. Хозяйственные операции, получившие отражение в вышеуказанных документах, заносятся затем в Главную книгу. Данная форма учета используется в настоящее время в сельском хозяйстве и бюджетных учреждениях. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета возникла в 1928-1930 годах. Ее создание происходило путем постепенного внедрения в учет наиболее рациональных технических средств и приемов. Мемориально- ордерная форма бухгалтерского учета возникла на базе карточно- шахматной формы. Основная особенность мемориально- ордерной формы учета состоит в том, что на основе данных первичных документов, сведенных в отчеты и накопительные ведомости, составляются мемориальные ордера, в которых группируются бухгалтерские записи (проводки) по однородным хозяйственным операциям. В мемориальных ордерах делаются ссылки на документы, приводится корреспонденция счетов, краткое содержание записи, суммы и др. показатели. Данные мемориальных ордеров заносят в регистрационный журнал в хронологической последовательности. Журнал предназначен для нумерации мемориальных ордеров и контроля за их сохранностью. Записи мемориальных ордеров группируют в систематическом регистре синтетического учета — Главной книге, где подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту каждого счета. Сальдо по счетам в Главной книге не выводится. В конце каждого месяца на основании данных Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. Итоги ведомости по оборотам синтетических счетов сверяют с итогами записей в регистрационном журнале. Аналитический учет ведется в книгах, карточках или на свободных листах. Записи в регистры аналитического учета ведут непосредственно из документов, подшитых к мемориальным ордерам. По окончании месяца во всех аналитических счетах подсчитывают итоги и составляют оборотные ведомости. Для проверки правильности аналитического и синтетического учета сопоставляют оборотные ведомости по счетам аналитического учета с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам.[2,с 180]. Мемориально-ордерная форма учета проста в использовании, позволяет упорядочить группировки операций в мемориальных ордерах, а также улучшить проверки записей на счетах. Однако данная форма учета имеет определенные недостатки, которыми являются: дублирование записей и связанные с этим излишние затраты труда; оторванность записей в аналитических счетах от записей в регистрах синтетического учета; потребность в составлении дополнительных справок и расчетов бухгалтерии; невозможность внедрения комплексной автоматизации учетных процедур (рисунок 2.1). По данным первичных учетных документов составляются мемориальные ордера, в которых указывается корреспонденция счетов по данным операциям, что позволяет упорядочить записи в синтетическом учете.