Формы бухгалтерского учёта, применяемые в торговле

 

     Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (синтетический регистр систематического учета). Главная книга содержит на отдельных листах только синтетические счета, здесь отражаются только обороты по синтетическим счетам; сальдо не выводится. Записи в Главную книгу фиксируются на основании мемориальных ордеров и приложенных к ним оправдательных документов, данные ее сверяются с данными регистров аналитического учета.

 

Главная книга - счет 50 «Касса» (пример)  

                                                       Таблица 3.

Месяц	Обороты по дебету					Итого по дебету	Оборот по кредиту	Сальдо
								Дебет	Кредит
Сальдо на 01.01.2011 г.
Январь

 

     Записи проводятся по шахматному принципу с указанием корреспонденции счетов.

     На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Для контроля итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.

Форма счетов Главной  книги, называемой контрольно-шахматной  ведомостью, строится с разбивкой  дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и имеет следующий вид:

 

Счет №_____     

                                                                                                      Таблица 4.

Дата	№ мемориального  ордера	С кредита счетов		Итого по дебету	Дата	№ мемориального  ордера	В дебет счетов		Итого по кредиту
		№…	№…				№…	№…

 

     На счетах Главной книги фиксируются только текущие обороты за отчетный период, поэтому по этим данным составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (одновременно производится проверка полноты и правильности записей хозяйственных операций: итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В оборотной ведомости рассчитываются остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется соответствующий баланс.

     Достоинствами мемориально-ордерной формы учета являются:

1)строгая последовательность учетного процесса;

2)простота и доступность учетной техники;

3)широкое использование стандартных форм аналитических регистров;

4)возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

 

     Недостатки мемориально-ордерной формы:

1) многократность записей  одной и той же суммы в  учетные регистры, увеличивается  объем работ, а значит, и вероятность  допущения ошибок;

2) приспособленность к использованию ручного труда и средств малой механизации.

3) отсталость аналитического учета от синтетического;

4)отсутствие в формах регистров аналитического учета показателей, требующихся для контроля, составления отчетности и анализа деятельности.

 

 

Схема 3. Документооборот  при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учёта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.Журнально-Ордерная форма учета

     Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.

Журнально-ордерная форма  сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические  учетные регистры. Журналы-ордера ведутся  на основании первичных документов.

Записи в них производятся по мере поступления первичных документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. Регистрация производится по кредитовому признаку, т. е. по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использованием шахматной формы журналов-ордеров. При этом сумма хозяйственной операции записывается лишь однажды, но показываются как дебетуемый, так и кредитуемый счета.

     Для удобства записей в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал-ордер ведется по одному счету или по нескольким близким по своему содержанию счетам.

Журнал-ордер открывается  на месяц. В каждом из них отражаются кредитовые обороты конкретных счетов. Дебетовый же оборот этого счета  найдет отражение в других журналах-ордерах.

     В конце месяца итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной сверки записей по отдельным счетам.

 

     Сами бухгалтерские работники могут вносить соответствующие изменения, дополнения, упрощения в приведенные формы, учитывая специфику своего производства на предприятии, если это не ломает саму структуру журнально-ордерной формы учета.

 

 

 

 

 

Главная книга(пример)        

                                                                                     Таблица 5.

Журнал-Главная				Счет 1		Счет 2
№ п/п	Дата	№ документа	Содержание операции	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
		Сальдо начальное
		Обороты
		Сальдо конечное

 

     Кредитовые обороты по счетам в разрезе дебетуемых счетов ежемесячно переносятся в Главную книгу. Кроме того, в Главную книгу переносятся итоговые обороты по дебету счетов. После перенесения соответствующих сумм в Главную книгу проверяют, чтобы сумма всех оборотов по дебету счетов была равна сумме всех оборотов по кредиту счетов. Если такого равенства нет, то следует искать ошибку в подсчетах оборотов или перенесении (записи) сумм из журналов-ордеров.

     После соответствующей проверки выводятся сальдо по дебету и кредиту счетов. При этом следует помнить, что активные счета (счета конкретных средств) имеют сальдо по дебету, которое находится суммированием сальдо по дебету на начало месяца и оборота по дебету счета за вычетом оборота по кредиту счета. Пассивные счета (счета источников средств) имеют сальдо по кредиту, которое находится путем суммирования сальдо по кредиту на начало месяца и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету счета за месяц.

Кроме этого, необходимо проверить, чтобы сумма сальдо всех счетов на конец месяца по дебету была равна сумме сальдо по кредиту. Если такое равенство соблюдается, то указанные суммы сальдо по дебету или кредиту счетов (у активно-пассивных счетов и по дебету, и по кредиту) переносятся в Баланс предприятия.

     Главная книга открывается на 1 год. Одному месяцу должна соответствовать одна строка в Главной книге. Одному счету в Главной книге отводят 1 разворот листа, а если этого недостаточно – 2–3 разворота.

По данным Главной  книги, журналов-ордеров и вспомогательных  к ним ведомостей составляются бухгалтерский баланс и другие формы отчетности. После окончания записей в Главной книге подсчитывают итоги по дебету каждого балансового счета. Обороты по дебету сверяются с оборотами по кредиту, т. е. сумма дебетовых оборотов по счетам должна равняться суммам кредитовых оборотов.

     В случае несоответствия оборотов подсчитывают кредитовые обороты по всем журналам-ордерам, и если они совпадают с суммой оборотов по кредиту счетов, отраженных в Главной книге, значит, ошибка допущена при осуществлении записей по дебету счетов.

После сверки оборотов по дебету и кредиту счетов выводится  сальдо на конец месяца. Полученные в Главной книге обороты по дебету и кредиту счетов, а также  выведенные по этим счетам сальдо представляют собой оборотный баланс.

     Основные преимущества журнально-ордерной формы:

1. Сокращение количества записей и улучшение техники учёта
2. Взаимный контроль записей в учетных регистрах
3. Оперативность

Недостатки журнально-ордерной формы:

1. Неприспособленность к компьютерной обработке данных
2. Сложное создание регистров
3. Высокий уровень квалификации учетчиков.

 

 

 

 

 

Схема 4. Документооборот  при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5. Автоматизированная форма учета с помощью программ фирмы «1С»

В наши дни бухгалтерский учет на предприятиях всех форм собственности становится все более автоматизированным. Наиболее распространенной системой автоматизации учета являются программные продукты фирмы - «1С» («1С: Бухгалтерия», «1С: Предприятие», «1С: Торговля + Склад», «1С: Зарплата + Кадры» и т.д.).

Система программ фирмы  «1С» предоставляет широкие возможности  ведения автоматизированного учета  на предприятиях, в организациях и  учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным  уровнем сложности учета. Также она позволяет организовать эффективный бухгалтерский, оперативный торговый, складской и производственный учет, расчет заработной платы, а также налоговый учет.

При автоматизированной форме бухгалтерский учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов. При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов.

 В «1С: Бухгалтерии» имеется несколько способов регистрации учетной информации: ввод проводок «вручную», использование механизма типовых операций, использование настроенных документов.

     Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операций, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и  шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать формы, содержащие информацию по аналитическому и синтетическому учету.

С применением средств  вычислительной техники методология  бухгалтерского учета не меняется, меняется лишь технология обработки информации.

 

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

• однократный ввод учетных данных;
• автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
• автоматическое получение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
• автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

 

     Компьютерная система включает в себя следующие элементы:

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами , системы управления базами данных (СУБД) и др.

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для обработки данных.

3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники,  которые управляют системой, проектируют  ее и снабжают программами,  эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.