Документы по учету труда и его оплате

Должности (профессии), на которые принимаются работники  
ООО «Цех» четко определены в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС), тарифно-квалификационными характеристиками, а также квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностные обязанности  кассира определены Порядком ведения  кассовых операций в РФ, а должностные  обязанности главного бухгалтера определяются ст.7 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ  
«О бухгалтерском учете»¹.

Полное наименование должности, профессии и специальности  в трудовом договоре указывается  в соответствии со штатным расписанием ООО «Цех».

Штатное расписание ООО «Цех» представляет собой организационно-распорядительный документ. В его состав входит информация о должностях, численном составе и фонде заработной платы работников предприятия. Оно составляется по форме №Т-3. Штатное расписание заверяется подписями главного бухгалтера и директором организации. Утверждается директором ООО «Цех» посредством издания соответствующего приказа.

Также в трудовом договоре указывается на каких условиях принимается  работник: по основному месту работы или по совместительству. В следующей главе настоящей дипломной работы будет рассмотрено начисление заработной платы и прочих выплат в зависимости от условий приема на работу. В частности, совместителям в отличие от штатных сотрудников налоговые вычеты по месту работы не предоставляются.

Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется работником отдела кадров ООО «Цех» в соответствии законодательством РФ.

Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, поэтому  хранятся в сейфе и учитываются  в следующей документации:

•  приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
•  книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Расходы на трудовые книжки учитывают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по цене приобретения (на основании соответствующих товарных и кассовых чеков, накладных). Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек отражают  в акте на их списание.

В настоящее время  в ООО «Цех» широко применяется практика, когда работники приобретают трудовые книжки самостоятельно. В этом случае бухгалтерский учет бланков трудовых книжек не ведется.

В случае перевода работника  на другую работу эта процедура оформляется  приказом директора ООО «Цех» по форме №Т-5».

Для оформления и учета  отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, нормативными актами организации, трудовым договором, работником отдела кадров или  уполномоченным лицом ООО «Цех» составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме №Т-6 и утверждается директором организации . Этот приказ объявляется работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков исследуемой  организацией не составляется.

Для оформления и учета  направлений работника в командировку, работником отдела кадров заполняется, а директором ООО «Цех» утверждается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме №Т-9 или №Т9а . А документом удостоверяющем время пребывания работника в служебной командировке является командировочное удостоверение оформленное по форме №Т-19 работником отдела кадров в одном экземпляре. После возвращения из командировки в организацию работником бухгалтерии составляется авансовый отчет с помощью бухгалтерской программы «1С Предприятие» с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Для оформления и учета  поощрений за успехи в работе на основании служебной записки  начальника структурного подразделения  составляется Приказ (распоряжение) о  поощрении работника по форме  №Т-11 и №Т-11а, который утверждается директором предприятия, объявляется работнику (-ам) под расписку. На основании этого приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

ООО «Цех» как работодатель ведет учет фактически отработанного каждым работником предприятия времени по форме №Т-13.

Продолжительность рабочей  недели ООО «Цех»  пять рабочих дней с выходными субботой и воскресеньем и составляет 40 часов для всех работников организации, что соответствует законодательству РФ.

Выполнение работ сверхурочно  допускается с письменного согласия работника.

Рабочее время всех категорий  работающих накануне нерабочих праздничных дней уменьшается на один час.

Форма №Т-13 служит для  учета использования рабочего времени  и расчета заработной платы, как работников аппарата управления, так и основных рабочих.

Директор ООО «Цех» приказом назначает лицо, ответственное за ведение табельного учета. Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу сроком на 1 день и более (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

Бланки этого табеля ООО «Цех» созданы с помощью средств вычислительной техники с частично заполненными реквизитами. Ежедневно работник отдела кадров регистрирует явки работников на работу, ухода с работы. Всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и сверхурочной работы. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов- справок о вызове в военкомат, суд. Листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают работнику отдела кадров; время простоя устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам начальников подразделений.

Для учета выработки  применяют совмещенную форму  таких первичных документов как: счет, наряд на выполнение работ и акт выполненных работ. Эта форма имеет название «Счет-наряд и акт выполненных работ, услуг». Счет-наряд и акт выполненных работ, услуг выписывается работником бухгалтерии в двух экземплярах на одной странице на основании Договора с клиентом и Протокола согласования цен (формы и вид этих документов утверждены приказом директора ООО «Цех») и кладутся в папку конкретного наладчика КИП. По мере выполнения работ, услуг в течение календарного месяца второй экземпляр Счета-наряда и акта выполненных работ и услуг с печатью организации получателя услуг, подписью ее руководителя, датой выполнения услуг и пломбира наладчика КИП (если производится пломбировка), предоставляется наладчиком КИП в бухгалтерию, где ответственным бухгалтером проставляется дата сдачи (отметка о выполнении услуг) Счета-наряда и акта выполненных работ, услуг. Учет сданных Счетов-нарядов и актов выполненных работ, услуг ведется с помощью компьютерной программы «1С Предприятие» адаптированной программистами под специфику работы ООО «Цех».

На основании сданных  счетов-нарядов и актов выполненных  работ компьютером автоматически  формируется Ведомость объемов  выполненных работ за месяц. Сумма  зарплаты каждого работника формируются  в процентном отношении к сумме  объема выполненных работ в данном месяце. Процент устанавливается для каждого подразделения приказом директора 1 раз в год.

Для выплаты используется Платежная ведомость по форме  №Т-53 в ней указываются фамилии  и инициалы работников, их табельные  номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Бухгалтерией ООО «Цех» на каждое подразделение оформляется отдельная Платежная ведомость, для упрощения выдачи заработной платы работникам и предоставления данных руководству организации.

Для получения денежных средств на выплату заработной платы в банк предоставляются следующие документы: чек. Платежные поручения на перечисления денежных средств в бюджет по удержанным налогам. На перечисление сумм. Удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды - пенсионный и социального страхования). А также делается запрос в банк о резервировании для ООО «Цех» необходимой суммы наличных денег на определенную дату. На основании чека банк выдает организации необходимую сумму денежных средств, а бухгалтерией ООО «Цех» на эту сумму составляется приходный кассовый ордер форма №КО-1. Заработная плата выдается из кассы в течении трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченные в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовые ордера, по одному на каждую платежную ведомость, форма №КО-2, номера и даты, которых проставляются на последней странице ведомости.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации работником бухгалтерии, ответственным за начисление и расчет заработной платы ведется Журнал регистрации платежных ведомостей по форме №Т-53а.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

Для учета и расчета  причитающейся заработной платы  и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора работником бухгалтерии составляется Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.

Расчет сумм, причитающихся  к выплате работникам по заработной плате, условно состоит из нескольких этапов.

1. начисление сумм оплаты труда и других выплат работникам предприятия; отражение указанных сумм на счетах бухгалтерского учета.

2. расчет удержаний из заработной платы.

3. расчет сумм начислений страховых взносов в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ на фонд заработной платы

 

2.3Расчет среднего заработка

Средний заработок рассчитывается бухгалтером не только для расчета  отпускных, существует еще около 30 случаев, когда предприятие должно платить  не оклад, а именно средний заработок. Причем во всех этих случаях он определяется совсем по другим правилам, нежели отпускные. Средний заработок начиная с 01.01.2004г применяется также при выплате больничных и пособий по беременности и родам.

По общему правилу  средний заработок начисляют в случае, если сотрудник на предприятии не находится, но работодатель обязан оплачивать это время в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ

Прежде чем рассчитать сумму среднего заработка определяется время, за которое его нужно начислить. Для этого ведется табель учета использования рабочего времени по форме №Т-12. Число дней, за которые положена такая выплата, и войдет в расчет. Этот расчет бухгалтером ООО «Цех» производится в ручную, а можно облегчить этот трудоемкий процесс с помощью бухгалтерской программы «1С Заработная плата».

Во всех случаях, кроме  отпусков, средний заработок рассчитывается одинаково. Складываются суммы, которые  были начислены сотруднику за предыдущие 12 месяцев (календарных или фактических), результат делится на число дней, отработанных за этот период. Этот порядок установлен статьей 139 Трудового Кодекса РФ. Это правило распространяется на всех: штатных специалистов, совместителей, сотрудников с неполным рабочим днем. Главное, определить какие именно дни и выплаты расчетного периода нужно включать в расчет, а какие нет.

Особенности расчета  среднего заработка, определения дней и выплат включаемых в расчет, будут  рассмотрены в данной главе при  раскрытии конкретного случая его  применения.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Любая аудиторская проверка, как правило, начинается с разработки общего плана и программы аудита. Начиная эту разработку, аудиторы должны основываться на предварительных знаниях об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью таких аналитических процедур  аудиторы выявляют области, значимые для аудита.

В процессе подготовки общего плана и программы аудита оценивается  эффективность системы внутреннего  контроля, действующей у экономического субъекта, и производят оценку ее риска. Система внутреннего контроля может считаться эффективной, если она своевременно предупреждает о возникновении недостоверной информации, а также выявляет недостоверную информацию.  Кроме того, при подготовке общего плана и программы аудита аудиторам следует установить также приемлемые для нее уровень существенности и аудиторский риск, позволяющие считать бухгалтерскую отчетность достоверной.

Программа аудита учета  труда и заработной платы  представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана. Она составляется в виде программы тестов средств контроля и в виде программы аудиторских средств по существу.

Аудиторские процедуры  по существу включают в себя детальную  проверку верности отражения в бухгалтерском учете оборотов и сальдо по счетам. Программа аудиторских процедур по существу представляет собой перечень действий аудитора для таких детальных конкретных проверок.

Приступая непосредственно  к самой проверке расчетов по заработной плате аудиторам, прежде всего, необходимо удостовериться в правомерности принятия первичных документов, используемых на предприятии при начислении заработной платы, к бухгалтерскому учету. Они должны отвечать требованиям ст.9 ФЗ от 21.11.96г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Далее аудиторы проверяют  правильность начисления как основной, так и дополнительной заработной платы.

Также  аудиторам необходимо осуществить проверку удержаний  из заработной платы. Причем главное  внимание здесь следует уделить  налогу на доходы физических лиц.

Кроме того, осуществляется проверка записей по учету расчетов по заработной плате и ЕСН на счетах бухгалтерского учета. Здесь аудиторам  следует оценить правильность указания в учетных регистрах корреспонденции  бухгалтерских счетов исходя из экономического содержания хозяйственных операций и соответствующих сумм.