Документальное оформление и учет материалов на складе и в бухгалтерии на примере организации

Сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

Совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Бухгалтерский и налоговый учет ведутся в конфигурации независимо друг от друга. Хозяйственные операции отражаются параллельно в бухгалтерском и налоговом учете, вместе с тем, сервисные средства конфигурации в большинстве случаев избавляют пользователя от необходимости описывать операцию отдельно для каждого вида учета.

Рассмотрим более детально использование конфигурации 8,0 в учете материалов.

Организация складского и партионного учета

Информация о стоимости ТМЦ на складах в системе хранится в разрезе партий. Партия является источником информации о документе, образовавшим партию, о контрагенте, при взаимодействии с которым образовалась партия, о договоре, по которому производятся взаиморасчеты, связанные с партией, о цене номенклатуры и др. Подсистема стоимостного учета ТМЦ должна удовлетворять двум требованиям:

Предоставлять подробную стоимостную оценку запасов ТМЦ.

При списании ТМЦ в количественном выражении давать стоимостную оценку перемещаемому количеству номенклатуры (т.е. реализовывать механизм погашения партий). Такие настройки ведения партионного учета фиксируются в учетной политике предприятия. Причем, отдельно настраивается учетная политика для управленческого учета предприятия и отдельно учетные политики регламентированного учета для каждой организации предприятия. Возможность ведения учета стоимости партий ТМЦ в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать информацию о стоимости ТМЦ по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости ТМЦ, закрепленной за каждым МОЛ [материально-ответственным лицом).

Обособленный учет товаров по заказам покупателей

В договорах с контрагентами можно указать необходимость учета поступивших по этому договору ценностей в разрезе заказов покупателей. При использовании этой настройки значение заказа покупателя будет выступать в качестве одного из параметров, характеризующих партию ТМЦ. В противном случае, даже при указании заказа покупателя в документе значение не будет прописано в партию поступивших товаров и, соответственно, в дальнейшем списание партий товаров с конкретным заказом будет невозможно. Фактически указание заказа покупателя в документах поступления ТМЦ означает резервирование поступивших партий под определенный заказ покупателя. Соответственно, при списании партий заказ будет играть роль фильтра при выборе партий для списания.

Определение момента списания партий

В настройках учетной политики предприятия указывается момент проведения документов по партиям. Возможны два варианта:

- Анализ партий для погашения непосредственно в момент проведения документа;

- Проводить списание партий для каждой хозяйственной операции регламентно в конце отчетного периода.

При первом способе осуществляется движение по партиям непосредственно при проведении документов. Это, с одной стороны, увеличивает время обработки проведения документа, с другой стороны, позволяет оперативно видеть картину партионного учета, анализировать списанные, оставшиеся партии, получать оперативную стоимостную оценку ТМЦ на складах предприятия. В этом случае при погашении партий будут анализироваться только те партии, которые на момент оформления хозяйственной операции были в системе. Соответственно, если какие-либо операции потом фиксируются «задним числом», необходимо регламентное перепроведение документов для восстановления корректного проведения по партиям. Для учета по МСФО партионное списание всегда выполняется в конце отчетного периода, оперативного проведения по партиям нет.

Принцип ведения бухгалтерского учета по МПЗ. На складах аналитика на этом регистре зачастую может быть избыточна для целей бухгалтерского учета. Однако анализируя данные этого регистра можно с большой степенью подробности дать оценку стоимости МПЗ с точки зрения бухгалтерского учета.

Дополнительно складской учет МПЗ ведется на бухгалтерском плане счетов.

Учет МПЗ на регистрах всегда первичен по отношению к отражению операции на плане счетов и, соответственно, аналитика на регистрах должна быть достаточной для отражения операций на плат счетов. Это означает, что любая операция по изменению МПЗ сначала получает свое отражение на регистрах бухгалтерского складского учета. Операция проводится с тем набором аналитики, который задана для регистра. Затем результат расчета отражается в проводке с аналитикой, которая задана для соответствующих счетов учета МПЗ этой проводки. Согласно такой схеме, любые бухгалтерские операции по изменению МПЗ помимо формирована проводки должны изменить состояние регистра учета.

Все проводки, которые автоматически формируются по этим счетам, сопровождаются изменением данных регистра складского бухгалтерского учета. Причем, при формировании ручных проводок автоматического движения по регистрам партионного учета выполнено не будет. По другим счетам бухгалтерского плана счетов тоже можно вести при необходимости количественный учет каких-либо объектов в разрезе складов, но механизм партионного учета, заложенный в регистр, к ним будет неприменим.

Стоимость партии ТМЦ может включать или не включать сумму НДС. Это решается в каждого отдельном случае. Признак включения НДС в стоимость партии по регламентированному учет указывается в документах в специальном диалоговом окне «Цены и валюта» в реквизите «НДС включат в стоимость». Если НДС не включается в стоимость партии, сумма НДС и счет учета НДС указываются пользователем в документе, образующем партию.

Учет складских запасов в разрезе качества, учет брака. Весь перечень материальных ценностей, хранимых на складах предприятия, можно вести в разрез качества. Под качеством понимается некая условная классификация годности товара. Классификация по которой можно определить, например, какой объем товаров годен к продаже, имеет хорошее качестве Классификация качества задается пользователем в системе. По данным классификации качеств можно будет определить объем брака товаров или продукции, хранимой на складах. Признак качества для товаров, хранимых на складах, можно изменить Это можно использовал например, в том случае, если при поступлении или при инвентаризации товаров на складе был обнаружен товар другого качества, например, бракованный товар. Качество, которое будет обозначать некондицию, некачественное состояние товаров может иметь несколько градаций: брак исправимый, брак неисправимый. Такой список значений качеств настраивается пользователем.

Организация складского ордерного учета. Организация складского учета с использованием ордеров позволяет в разные моменты времени фиксировать в автоматизированной системе движения ТМЦ в количественном измерении и отражение этих движений в суммовом выражении. Документы, которыми оформляют движения ТМЦ по складу называют ордерами на товары («Приходный ордер на товары», «Расходный ордер на товары»). Причем, несмотря на то, что в названии документов используется термин «товары», в ордерах могут быть указаны любые материальные ценности (товары, материалы, продукция, оборудование). Для ведения учета МПЗ на складах организации и отражения складских хозяйственных операций по бухгалтерскому учету в системе разработан специальный регистр складского бухгалтерского учета.

Ордера на товары оформляются кладовщиками на складах. В этих документах указывается в обязательном порядке склад, наименование товара, его количество. Не фиксируются никакие данные о сумме поступивших или списанных ТМЦ. Ордера используются для оперативного отражения движения ТМЦ на складах в количественном выражении. Стоимостная оценка принятых или переданных ТМЦ производится только на основании финансовых документов. При операциях поступления ТМЦ, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление ТМЦ на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со склада с оформлением расходного складского ордера.

Использование ордерной системы не является опциональной настройкой всей системы. Решение об использовании ордерной системы можно принимать отдельно для каждого конкретного случая, то есть для одних поступлений ТМЦ можно оформлять ордера, другие - приходовать сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету. Аналогичным образом можно поступать и при реализации ТМЦ. Механизм складских ордеров удобно использовать и для оформления неотфактурованных поставок. В этом случае приходным ордером ТМЦ приходуются на склад, а при поступлении счета-фактуры оформляется финансовый документ учета поставок.

Учет фактических остатков на складах предприятия ведется по каждому складу с детализацией объектов учета до:

- номенклатуры;

- характеристики номенклатуры;

- серии номенклатуры.

Это означает, что в указанных разрезах мы всегда можем получить общий объем данного объекта на каждом складе.

Использование автоматизированных систем обработки учетной информации позволяет оперативно обобщать информацию первичного учета, исключает ошибки в арифметическом подсчете.

Помимо автоматизации учета на ФГУП ПО «Север» необходимо обратить внимание на полноту заполнения реквизитов первичной документации учета материалов. Разработать план график документооборота, рабочий план счетов бухгалтерского.

Организовать обособленный аналитический учет по медикаментам и специальной одежды, так как предприятие отражает данные операции по счете 10.9 «Хозяйственный инвентарь и принадлежности». Целесообразно для учета специальной одежды использовать предусмотренные Приказом № 94н «План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению» два субсчета 10.10 «Специальная одежда на складе», 10.11 «Специальная одежда в эксплуатации». Для учета медикаментов можно ввести специальный субсчет 10.12 « Медикаменты для животных».

На каждого работника, котором предоставляется специальная одежда, обувь и других средств защиты завести личные карточки учета средств индивидуальной защиты (Приложение ) Приведенный первичный документ дает возможность контролировать сроки использования специальной одежды, планировать приобретения средств индивидуальной защиты в разрезе размеров одежды и обуви.

2.5 Рекомендации по совершенствованию внутреннего контроля за использованием материалов на предприятии

Внутренний контроль на предприятии может включать разные элементы и соответственно определять их взаимосвязи.

Система бухгалтерского учета, действующая на любом предприятии, нуждается в строгом внутреннем контроле. Важной составной составляющей системы контроля являются методы и процедуры контроля, применяемые на предприятии. Мероприятия и процедуры могут быть общими и относиться ко всем операциям, проводимым предприятием, так и специальными, которые обычно устанавливаются для крупных предприятий.

На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Предприятие достигает целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Предприятие разрабатывает и внедряет процедуры контроля для того, чтобы быть уверенным в законности осуществляемых хозяйственных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним оперативно обнаруживаются, что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен.

 

 

Рис. 2. Методы и средства внутреннего контроля в системе бухгалтерского учета

 

Для достижения целей системы внутреннего контроля на ФГУП ПО «Север» могут использовать различные методы представленные на рис 2. Общество не является крупным предприятием, поэтому внедрять службу внутреннего контроля конечно не целесообразно поэтому необходимо обратить внимание на эффективность внутреннего контроля в бухгалтерском учета и контроля со стороны аппарата управления.

Для обеспечения сохранности активов необходимо проводить инвентаризации. Инвентаризация активов и обязательств является одним из действенных средств внутреннего контроля организации. Инвентаризация позволяет выявить фактическое наличие материальных ценностей, денежных средств, других активов, проверить достоверность сумм, числящихся в расчетах, определить фактический объем выполненных работ и оказанных услуг, а также решить другие задачи внутреннего контроля.

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств и оформления результатов инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49. Одним из эффективных видов инвентаризаций являются внезапные инвентаризации. Цель внезапных проверок, проводимых без предварительного предупреждения материально-ответственных лиц, - выявить нарушения при хранении и эксплуатации материальных ценностей.

Для внутреннего контроля материалов по материально-ответственным лицам, по определенным видам материалов можно ввести забалансовых учет, например 015 «Хозяйственный инвентарь и принадлежности в эксплуатации»