Документальное оформление и учет материалов на складе и в бухгалтерии на примере организации

Далее обороты и сальдо в денежном выражении помесячно отражаются в Главной книге

2.3 Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации

Для достижения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организация обязана проводить инвентаризацию, в ходе которой проверяют фактическое наличие, состояние и оценку материалов в натуральном и стоимостном выражении. Проверка фактического наличия материалов производится путем пересчета, перевешивания, перемеривания. Не допускается вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Инвентаризация проводится в соответствии с порядком установленном на предприятии и в обязательных случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении хищения, порчи, в случае чрезвычайных ситуаций;

- при ликвидации или реорганизации предприятия.

Организует и руководит инвентаризацией руководитель, его заместитель или главный бухгалтер. Проводит ее постоянно действующая инвентаризационная комиссия (учитывая большой объем работ на предприятии может быть несколько комиссий), назначенная руководителем, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и так далее). В ее состав включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты (юристы, техники, инженеры и так далее), представители службы внутреннего аудита, независимые аудиторы. Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица и всех членов комиссии, если хотя бы один из них отсутствует, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

Бухгалтер к моменту инвентаризации составляет инвентаризационную опись материалов по складам или объектам У.Ф. № инв-3 (Приложение 8). Также в ходе инвентаризации проверяется и наличие оборудования, которому присваивается инвентарные номера. Все материальные ценности должны быть оприходованы к этому моменту, складские операции не проводятся. Кладовщик дает расписку о том, что все материалы оприходованы и неоприходованных ценностей нет. При хранении материалов в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбировывается). Материалы, поступающие во время проведения инвентаризации принимаются в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись "Товарные ценности, поступившие во время инвентаризации" с указанием даты поступления, номера приходного документа, наименования товара, количества, цены, суммы и приходуются после инвентаризации. При длительном проведении инвентаризации, только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера в присутствии членов комиссии могут отпускаться материалы. Они заносятся а отдельную опись "Материалы, отпущенные во время проведения инвентаризации". По данным заполняется инвентаризационная опись по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других данных.

Данные инвентаризации сравнивают с учетными. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации, оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости.

Пример:

В ФГУП ПО «Север»30 марта 2010 года была уволена кладовщица - Шипулина Г.Я., на ее место была назначена - Букина М.Н. На предприятии была проведена внеплановая инвентаризация в связи со сменой материально-ответственного лица. Расхождений фактических остатков материалов на складе с данными учета и в бухгалтерии выявлено не было.

А при выявлении расхождений с данными бухгалтерского учета недостачи и излишки отражаются в учете в соответствии с п.3 ст.12 Федерального Закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 № 129-ФЗ [3].

Если выявлены излишки, в оценке аналогичных запасов, состоящих на учете в организации, или (при их отсутствии) по рыночной стоимости выявленных излишних ценностей, отражая как прочие доходы на основании ведомости № ИНВ-26.

Оприходованы излишки материалов, выявленные при инвентаризации:

Дт сч. 10 "Материалы" Кт сч. 91-1 "Прочие доходы и расходы"

Суммы недостач и порчи запасов учитываются: по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов - в части договорной (учетной) цены запаса; по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 16 "Отклонение в стоимости материалов" при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов.

При порче материалов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи. Недостача запасов и их порча списывается со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в пределах норм естественной убыли на счеты учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу.

Недостачи в пределах норм естественной убыли списаны на затраты:

Дт сч. 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" Кт сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Недостача запасов в пределах норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. Она может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально-ответственного лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц. В том случае если после зачета по пересортице, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. При хищении и сверх норм естественной убыли - за счет виновных лиц. Списана недостача при установлении виновного лица:

Дт сч. 73-2 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кт сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты.

Списана недостача при не установлении виновного лица:

Дт сч. 91 "Прочие доходы и расходы" Кт сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращение в соответствующие органы (органы МВД России, суд и так далее) по фактам недостач, и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля) или специализированных организаций.

Материалы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы. Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности (далее ИХП), находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи ИХП заносят наименования в соответствии с номенклатурой. При инвентаризации ИХП, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи. ИХП пришедшие в негодность и не списанные, в опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности. По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

 

 

 

 

2.4 Рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета движения материалов

В ходе проведенного анализа бухгалтерского учета материалов в ФГУП ПО «Север» были выявлены следующие недостатки:

1. Учетный процесс не автоматизирован, целесообразно ввести автоматизированную форму учета. Анализ информационных технологий в сфере бухгалтерского учета, используемых предприятиями, показал, что подавляющее большинство средних и мелких организаций пользуются программными продуктами фирмы «1С», программу «1С: Управление производственным предприятием» версия 7.7. или 8.0.

Программа «1С: Управление производственным предприятием» версия 8.0, практически уже прошла апробацию на предприятиях, поэтому для обеспечения эффективного ведения бухгалтерского учета и контроля движения материалов и в целом учетного процесса ФГУП ПО «Север» можно предложить автоматизацию учетного процесса с применением компьютерной программы «1С: Управление производственным предприятием» версия 8.0.

Конфигурация «1C:Управление производственным предприятием» на платформе 1С: Предприятие 8.0 является комплексным решением, отвечающим основным требованиям к управлению и учету на производственном предприятии. Решение позволяет организовать единую информационную систему для управления деятельностью предприятия и учета финансово-хозяйственной деятельности по корпоративным, российским и международным стандартам.

«1С: Управление производственным предприятием» предоставляет:

Руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, возможности для анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

Руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства - инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

Работникам учетных служб предприятия - средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия. Методология системы определяет следующие направления, для которых разработаны механизмы автоматизации:

- планирование и управленческий учет;

- регламентированный учет;

- учет по МСФО.

Планирование и управленческий учет строятся по корпоративным правилам, разработанным внутри предприятия, и служат для получения данных необходимых для управления бизнес-процессами на предприятии. Управленческий учет - это фактически система информационной поддержки управления. Он отличается от регламентированного учета, прежде всего тем, что его данные в большей степени предназначены для внутреннего использования. Его основная цель - помочь руководителю принимать правильные решения, поэтому отчеты, составленные для целей управленческого учета, должны быть как можно более полными.

При разработке управленческого учета в конфигурации был использован опыт автоматизации российских предприятий, а также учтены основные мировые стандарты, тенденции и методики управления предприятиями.

Принципы ведения регламентированного учета во многом определяются национальным законодательством. К регламентированному учету можно отнести налоговый и бухгалтерский учет. Правила ведения такого учета, требования к структуре данных, требования к правилам формирования отчетности, требования к содержанию и формату отчетности являются общими для всех предприятий. Правила ведения учета фиксируются учетной политикой предприятия. Для регламентированных видов учета характерно требование предоставлять в контролирующие органы внешнюю отчетность, сформированную определенным образом. Регламентированный учет ведется раздельно для каждой организации, входящей в предприятие. Данные регламентированного учета строятся на основе имеющейся в компании и документально подтвержденной информации, т.е. тех же первичных документов, которые лежат в основе управленческого учета. Таким образом, в компании осуществляется двойной контроль над первичной документацией.

Требования к отчетности по МСФО также регламентированы: регламентированы принципы ведения учета, принципы получения данных для отчетности, содержание отчетности. При этом формат предоставления каждого отчета с учетом общих правил построения определяется организацией самостоятельно, например, формат может быть определен для предприятия его материнской компанией. Отчетность по МСФО строится как для каждой организации, входящей в предприятие, так и консолидированная по предприятию в целом.

Задачи бухгалтерского учета в конфигурации:

Предоставление данных для автоматического формирования бухгалтерской отчетности;

Ведение учета с соблюдением требований положений по бухгалтерскому учету;

Отражение в учете хозяйственных операций в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению.

Задачи налогового учета в конфигурации:

Автоматическое заполнение Декларации по налогу на прибыль организаций;

Ведение аналитических регистров налогового учета.

При организации бухгалтерского и налогового учета, регламентированного законодательством и положениями по бухгалтерскому учету, были учтены и реализованы следующие требования:

Независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;