Документальное оформление движения специальной одежды

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2.Документальное оформление движения специальной одежды

2.1.Складской учет  специальной одежды

Вся спецодежда выданная работникам на предприятии является собственностью предприятия. Поэтому работодатель заинтересован в постоянном оперативном  учете специальной одежды и других средств индивидуальной защиты.

Выдача спецодежды на предприятии  происходит на основании коллективного  договора, разработанного в соответствии с отраслевыми нормами выдачи спецодежды, и отражается в личных карточках работников. В личной карточке работника делается отметка о  сроке службы и степень изношенности спецодежды. А в документах на отпуск специальной одежды (требованиях, накладных) еще и основание выдачи.

Выдаваемая работникам спецодежда должна соответствовать характеру  и условиям их работы, обеспечивать безопасность труда, подходить работнику  по полу, росту и размерам.

Каждую операцию по движению спецодежды (приобретение, изготовление, оприходование на склад, выдачу работникам, возврат, обмен) следует оформлять  первичными документами.

Эти документы в дальнейшем будут служить основанием для  отражения операций со спецодеждой  в бухгалтерском и налоговом  учете. Узнать о правилах документального  оформления операций со спецодеждой  можно из Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной  одежды (далее - Методические указания). Документ утвержден приказом Минфина  России от 26.12.2002 № 135н.

Организации, кроме основных форм первичной документации, могут  применять собственные формы  документов для отражения движения материальных ценностей, в данном случае спецодежды, но при этом собственные формы должны иметь все обязательные поля, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Обеспечение работников спецодеждой  осуществляется на основе ежегодно составляемых и направляемых соответствующими структурными подразделениями предприятия в  отделы снабжения (или другие аналогичные  службы) заявок на эти изделия, согласованных  со специалистом по охране труда, который  проверяет правильность представленных заявок на их соответствие действующим нормам бесплатной выдачи спецодежды и положениям коллективного договора. Составление заявок осуществляется с учетом численности работников подразделений по профессиям и должностям, предусмотренным нормами бесплатной выдачи спецодежды.

Спецодежда работника  подлежит обязательному возврату при:

— увольнении работника  с предприятия;

— переводе работника на том же предприятии на другую работу или другое рабочее место, для  которых спецодежда не предусмотрена  нормами;

— изменении вида работ;

— введении новых технологий;

— введении новых или  замене имеющихся орудий труда;

— в других случаях, когда  использование выданной спецодежды не является необходимым;

— по окончании сроков использования (носки) спецодежды взамен получаемой новой.

Работодатель обязан заменить или отремонтировать за свой счет спецодежду, пришедшую в негодность до истечения установленного срока  носки по причинам, не зависящим от работника. Такая замена осуществляется на основе составленного соответствующего акта.

Исходя из норм, работодатель обязан организовать на предприятии  надлежащий учет и контроль за выдачей  работникам спецодежды в установленные  сроки. В этих целях требует на каждого работника заводить отдельную  личную карточку специальной формы.

Выдача спецодежды сопровождается соответствующими записями в личных карточках работников. Форма личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты утверждена постановлением Минтруда России от 18.12.98 № 51.

В личной карточке учета спецодежды наравне с другими реквизитами следует отражать срок носки спецодежды, процент ее годности на момент выдачи.

При этом сроки носки спецодежды исчисляются со дня фактической  выдачи ее работникам по календарным  дням и не должны превышать сроков ее годности По такой карточке работник под личную подпись должен получать положенную ему спецодежду и сдавать ее по окончании срока службы либо же при другом возврате.

Спецодежда может выдаваться не только в личное, но и в коллективное пользование. Дежурная специальная  одежда коллективного пользования, которая выдается только для выполнения каких либо работ, храниться в  кладовой подразделения, за которым  закреплена и передается от смены  к смене. Ответственность за сохранность  дежурной спецодежды несет лицо, которому она выдается. Учет дежурной спецодежды осуществляется на карточках учета  с пометкой «Дежурная».

Операции по покупке, безвозмездной  передаче и иному поступлению  спецодежды от других организаций оформляются  документами поставщиков (актами, накладными, счетами-фактурами). Если организация  сама изготавливает спецодежду, то по окончании работ составляется акт по ее изготовлению. Унифицированной формы акта нет. Поэтому организация должна разработать его форму самостоятельно.

Передача спецодежды из цеха-изготовителя на склад оформляется накладной (форма М-15) или требованием-накладной (форма М-11) утвержденные Госкомстатом РФ.

Требование-накладная формы  М-11 или накладная формы М-15 оформляются  в трех экземплярах. Один экземпляр  остается у изготовителя, другой передается в бухгалтерию для оприходования  изготовленной спецодежды, третий вместе со спецодеждой передается на склад  или другое место хранения.

Оприходование специальной  одежды на склад, оформляют приходным  ордером формы М-4. В ряде случаев, спецодежда может быть передана сразу  на производство для эксплуатации, минуя склад. Но это не освобождает  от заполнения складской и бухгалтерской  документации. В таком случае заполняются  приходные и расходные складские  документы и приходные документы  в подразделении, куда поступила  спецодежда для эксплуатации. В подразделении  происходит распределение, среди тех  работников кому положена спецодежда.

Специальная одежда, обувь  и прочие защитные приспособления отпускаются  работникам на основании лимитно-заборных карт, накладных или требований-накладных.

В организации должны проводиться  периодические инвентаризации для  проверки наличия и состояния  спецодежды. Инвентаризационная комиссия проверяет количество имеющейся  спецодежды, проводит осмотр предметов  и выявляет объекты, непригодные  к дальнейшему использованию. Комиссия устанавливает причины недостачи  и порчи спецодежды, выявляет виновных лиц и составляет акт на списание предметов спецодежды.

В соответствии с Методическими  указаниями организации могут применять  не только унифицированные, но и самостоятельно разработанные формы первичных  документов для учета движения спецодежды. Но на этих формах обязательно должны быть реквизиты, предусмотренные для  первичных документов в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты  первичного учетного документа

Согласно ст.9 Закона первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по типовым  формам, утвержденным Минфином РФ, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

-наименование, номер документа,  дату и место его составления; 

-содержание и основание  совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в  натуральных, количественных и  денежных показателях; 

-должности лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее  оформления, их фамилии, инициалы  и личные подписи. 

Сдача и возврат работниками  спецодежды для стирки, чистки, ремонта, дезинфекции оформляется в ведомости  и подписывается материально  ответственным лицом о приемке  специальной одежды. Возврат специальной  одежды оформляется под расписку работника. При сдаче зимней (утепленной) спецодежды с наступлением теплого  сезона, если на предприятии организовано централизованное хранение, также оформляется  по ведомости с подписями ответственных  лиц.

Для контроля над сроком эксплуатации спецодежды и других средств  индивидуальной защиты, рекомендуется  ставить штамп с датой ввода  в эксплуатацию или выдачи работнику.

В момент полного истечения  срока полезного использования, а также при утере и другом выбытии спецодежду списывают. Для  оформления поломки и утери отдельных  предметов спецодежды составляют Акт  выбытия. Этот Акт составляется в  двух экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении  предприятия, а второй направляется в расчетную часть бухгалтерии  для удержания в установленном  порядке с работника стоимости  сломанного, испорченного или утерянного предмета спецодежды. При заполнении реквизитов Акта выбытия следует  обязательно указывать причину, по которой списывается тот или  иной предмет спецодежды. Ведь при  отказе работника возмещать причиненный  предприятию ущерб это может  стать предметом судебного разбирательства.

Выдача работнику другого  предмета спецодежды, пригодного к  использованию взамен негодного  или утерянного производится лишь после  предъявления Акта выбытия. Об этом делается соответствующая запись в Личной карточке учета спецодежды.

В свою очередь Акт на списание по форме служит для оформления списания изношенной и непригодной для дальнейшего использования (ношения) спецодежды. Составляется данный Акт специально созданной комиссией на основе разовых Актов выбытия в одном экземпляре. Затем, после сдачи списанных предметов спецодежды в кладовую для утиля Акт на списание  с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию.

 

 

 

 

 

2.2.Синтетический учет движения специальной одежды

 Учет поступления специальной  одежды

Спецодежда, спецобувь или другие средства индивидуальной защиты в организации могут быть приобретены разными способами, могут быть изготовлены самостоятельно, приобретены у других лиц, получены учредителями как вклад в уставный капитал или другими законными способами.

Вся спецодежда, находящаяся  в собственности организации, хозяйственном  ведении или оперативном управлении учитывается для целей бухгалтерского учета по фактической себестоимости, т.е. сумме фактических затрат на изготовление или приобретение исчисленных  в порядке предусмотренном для  учета материально-производственных запасов. Если спецодежда, используемая в организации, ей не принадлежит, то она учитывается на забалансовых счетах по стоимости указанной в  договоре или по стоимости указанной  владельцем.

До передачи в производство или эксплуатацию, принадлежащая  организации спецодежда, а также  спецодежда, находящаяся в оперативном  управлении или хозяйственном ведении  учитывается в составе оборотных  активов на счете 10 «Материалы». Счет 10, для целей учета спецодежды, должен иметь субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

В случае изготовления спецодежды своими силами, учет затрат ведется  на счетах «Основное производство»  или «Вспомогательное производство». По окончанию работ по производству спецодежды оформляется акт выполненных  работ, установленной формы.

Первичными учетными документами  при передаче на склад изготовленной  собственными подразделениями спецодежды являются требование-накладная формы  М-11 или накладная формы М-15, утвержденные Госкомстатом РФ.

Требование-накладная формы  М-11 или накладная формы М-15 оформляются  в трех экземплярах. Один экземпляр  остается у изготовителя, другой передается в бухгалтерию для оприходования  изготовленной спецодежды, третий вместе со спецодеждой передается на склад  или другое место хранения. Оприходование  специальной одежды на склад, оформляют  приходным ордером формы М-4. В  ряде случаев, спецодежда может быть передана сразу на производство для  эксплуатации, минуя склад. Но это  не освобождает от заполнения складской  и бухгалтерской документации. В  таком случае заполняются приходные  и расходные складские документы  и приходные документы в подразделении, куда поступила спецодежда для эксплуатации. В подразделении происходит распределение, среди тех работников кому положена спецодежда.

Организации, кроме основных форм первичной документации, могут  применять собственные формы  документов для отражения движения материальных ценностей, в данном случае спецодежды, но при этом собственные  формы должны иметь все обязательные поля, предусмотренные Федеральным  законом «О бухгалтерском учете».

В целях бухгалтерского учета  на предприятии, для отражения передачи спецодежды собственного производства на склад делается проводка по дебету счета «Материалы» субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и кредиту счетов учета  затрат на производство в сумме фактически произведенных затрат на ее изготовление. Фактическая себестоимость изготовленной  спецодежды определяется согласно установленным  порядкам исчисления себестоимости  соответствующих видов продукции. По кредиту может быть счет «Основное  производство» или счет «Вспомогательное производство».