Дебиторская и кредиторская задолженность

Согласно функциональному  подходу к управлению Анри Файоля управлять - значит прогнозировать, планировать, организовывать, руководить командой, координировать и контролировать. Управление дебиторской задолженностью по товарным операциям предполагает решение  следующего комплекса задач (рис.3.1).

Сравнительный анализ литературы по вопросам мониторинга позволил сформулировать понятие МРДТ, под которым мы понимаем систему комплексного непрерывного наблюдения, анализа и представления  информации о количественных и качественных параметрах дебиторской задолженности, обеспечивающую возможность оперативной подготовки достоверных прогнозов, а также придания дебиторской задолженности желаемых параметров (посредством своевременных управленческих решений).

 

Функции       Задачи

Рис.3.1 Взаимосвязь функций и задач управления дебиторской задолженностью.

 

Применительно к расчетам с дебиторами, на наш взгляд, равноправное положение среди приведенных  занимают функции учета и анализа (рис.3.2)

 

Функции      Задачи

Рис.3.2 Функции учета и анализа и соответствующие задачи управления дебиторской задолженностью

 

Объектом этого мониторинга  является вся совокупность реализуемых  конкретным хозяйствующим субъектом  взаимоотношений с покупателями и заказчиками. Данный объект можно  отнести к категории сложных  в силу большой подверженности влиянию  внешних факторов и неоднородности этой группы дебиторов. Причем неясно, какой из факторов спровоцировал  изменение, поэтому отличительной  особенностью МРДТ является его комплексный характер, так как отслеживаются не только величина, но и структура, динамика, качественные характеристики объекта мониторинга, их взаимосвязи.

Объект МРДТ поддается  измерению либо напрямую (с использованием системы общепринятых критериев или индикаторов), либо опосредованно (с привлечением технологий научного исследования). Поэтому для реализации задач мониторинга важная роль отводится обеспечению высокого качества инструментария, разработке критериев оценивания, индикаторов и показателей, процессу измерения, статистической обработке результатов и их адекватной интерпретации. Риск дебиторской задолженности, ее качество - это субъективные понятия, которые необходимо оценить количественно. Методики же, позволяющей дать достоверные результаты, пока не выработано.

Для того чтобы МРДТ успешно  мог применяться в практике отечественных  предприятий, необходимо разработать  механизм мониторинга. По аналогии с  финансовым механизмом можно выделить следующие элементы механизма мониторинга  расчетов с дебиторами:

• нормативно-правовое обеспечение (законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, приказы и письма министерств и ведомств и т.д.) (6, с.18; 7, с.10);
• информационное обеспечение (учетные и внеучетные данные о дебиторах и расчетах с ними);
• ресурсное обеспечение - субъекты МРДТ (планово-экономический отдел, бухгалтерия, юридическая служба, отдел маркетинга и ценообразования, служба сбыта, служба внутреннего аудита, руководство), техническое обеспечение (компьютерное и программное) и финансовое обеспечение;
• организационно-экономическое обеспечение - методическое (принципы учета расчетов, приемы обработки информации, методики анализа дебиторской задолженности, методы прогнозирования, способы контроля и т.д.) и инструментальное (формы расчетов, виды сделок, например факторинг, цессия и т.п., рабочий план счетов, графики документооборота, должностные инструкции, порядок взаимодействия субъектов, процедуры контроля, система показателей оценки дебиторской задолженности и т.д.).

Изучение понятия МРДТ позволяет выделить его следующие  функции:

• познавательная, или информационная, функция позволяет получить документированные знания о состоянии задолженности дебиторов и произошедших в нем изменениях путем сбора, накопления, систематизации и обработки информации в рамках хозяйственного учета;
• контрольная функция дает возможность проводить в ходе мониторинга комплексный контроль за соблюдением действующего законодательства, работой конкретного подразделения или службы организации, а также совместной работой всех отделов. МРДТ призван обеспечить правильную оценку ситуации. В рамках реализации этой функции в организации должна быть разработана и внедрена система раннего обнаружения отклонений в ходе хозяйственных процессов и выполнения управленческих решений, а также созданы методики проведения мероприятий, направленных на корректировку неблагоприятных явлений;
• аналитическая функция, с помощью которой можно выявить влияние отдельных хозяйственных операций на финансовое состояние организации, провести глубокую и всестороннюю оценку результатов деятельности и предупредить финансовые риски. За осуществление этой функции отвечает анализ дебиторской задолженности.

 

Рис.3.3 Взаимосвязь функций МРДТ с его задачами:

1 - учетная информация  по запросам;

2 - проверка достоверности  учетной информации и соответствия  хозяйственной деятельности и  ее учета нормам бухгалтерского  законодательства и хозяйственного  права;

3 - сигналы об отклонениях  от норм, планов или о негативной  динамике показателей;

4 - выявление причин, вызвавших  отклонения, оценка влияния факторов  на сложившиеся показатели; выявление  тенденций развития и резервов  улучшения показателей;

5 - определение контрольных  точек для оперативного контроля

 

Перечень этих функций  может быть расширен, но наиболее значимыми, отражающими фундаментальные свойства системы являются указанные. Взаимосвязь  охарактеризованных функций МРДТ с  содержанием информации и задачами мониторинга представлена на рис.3.3.

Учет является источником преимущественно количественной информации для анализа и контроля. Взаимодействие учета и контроля позволяет выявить  отклонения от плановых параметров дебиторской  задолженности; взаимодействие анализа  и учета способно вскрыть причины  этих отклонений. На основе этого можно заключить, что анализ и контроль предоставляют не столько количественную информацию, сколько качественную.

Таким образом, мониторинг представляет собой более высокую организационную  систему по отношению к учету, анализу и контролю, которые носят  дискретный характер, в то время  как мониторинг предполагает непрерывность, возможность прогнозирования, нацеленность на предупреждение негативных изменений  на основе оперативного отслеживания состояния объекта, что становится возможным только в результате взаимодействия учета, анализа и контроля во времени.

Мониторинг является частью системы  управления, способствующей принятию эффективных и своевременных  управленческих решений (рис.3.4).

 

Рис.3.4 Взаимосвязь функций МРДТ с другими функциями управления дебиторской задолженностью:

1 - проектная документация, бизнес-планы, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.;

2 - нормативно-плановая информация;

3 - информация оперативного  учета и сигналы об отклонениях  от плана и нормативов;

4 - оперативные управленческие  решения корректирующего характера  по сигнальным точкам;

5 - учетно-аналитическая информация, которая может являться базой  для принятия тактических и  стратегических решений;

6 - внесение изменений  по результатам ретроспективного  анализа и контроля

 

Субъектам управления нужны  не сами по себе учет, анализ и контроль, а конечный их результат в виде данных о вариантах совершения корректирующих действий. Таким образом, мониторинг осуществляет прямую и обратную связь  предварительного управления расчетами  с дебиторами с оперативным (18, с.2). Сам по себе МРДТ не может напрямую воздействовать на объект управления, хотя обладает достаточной для этого информацией, его влияние на объект управления проявляется опосредованно через функции организации, мотивации, координации и планирования, т.е. в процессе управления мониторинг не только завершает весь процесс, начатый выработкой цели, но и дает начало новым управленческим решениям.

Создание механизма МРДТ для решения задач управления организацией не означает ослабление содержания самостоятельных функций  учета, контроля и анализа, а более  четко отражает наличие тесных информационных связей между всеми функциями  управления и является дополнительным средством защиты интересов собственников  и инвесторов.

Несмотря на изученность  каждой составляющей механизма МРДТ, вопросам взаимодействия учета, анализа  и контроля в рамках единой системы  уделяется недостаточное внимание. Результатом этого является отсутствие единой информационной базы по расчетам с дебиторами, т.е. наряду с дублированием одной информации наблюдается дефицит другой. Особенно это проявляется в период сближения российского бухгалтерского учета с МСФО.

3.2 Пути оптимизации расчетов на предприятии

 

По результатам анализа  состава, структуры и динамики кредиторской и дебиторской задолженности  ООО "Призма" можно сделать вывод, что в целом ситуация в сфере осуществления платежно-расчетных отношений предприятия с его дебиторами и кредиторами не представляет существенной угрозы стабильности финансового состояния предприятия. Тем не менее, динамика роста и кредиторской, и дебиторской задолженности свидетельствует о необходимости пристального внимания руководства к организации платежно-расчетных отношений.

Высокая доля строки "авансы выданные" в общем объеме дебиторской задолженности говорит либо о заведомой выдаче авансов лицам или организациям, платежеспособность которых сомнительна (что представляет собой злоупотребление), либо о том, что на ООО "Призма" недостаточно хорошо поставлена процедура проверки потенциальной способности контрагента погасить выданный аванс.

Чтобы избежать проблем при  проведении проверки, предприятие должно иметь полную документацию, подтверждающую правильность отражения по соответствующим  статьям баланса остатков задолженности, обосновывающую причины образования  задолженности, реальность ее получения (акты сверки расчетов или гарантийные письма, в которых должники признают задолженность). Очень важно следить за сроками задолженности по каждому дебитору и кредитору в отдельности и своевременное принятие мер для погашения или взыскания задолженности, чтобы не пропустить срока исковой давности в случае необходимости взыскания задолженности в судебном порядке, а также чтобы иск не подали на рассматриваемое предприятие. Несмотря на то, что ситуация на рассматриваемом предприятии достаточно благополучна с точки зрения того, что доля просроченной дебиторской и кредиторской задолженности незначительна, тем не менее, рост объемов и дебиторской, и кредиторской задолженности определяет необходимость повышенного внимания ко всему, что с ней связано.

Динамика и состав дебиторской  задолженности свидетельствует  о том, что поставщики ООО "Призма", получая вовремя его продукцию, задерживают ее оплату, причем объем просроченной дебиторской задолженности в общем объеме дебиторской задолженности на начало года позволяет сделать вывод о том, что ООО "Призма" в значительной мере кредитует деятельность своих контрагентов. Это создает препятствия для погашения его собственных обязательств.

Важно не допустить дальнейшего  роста доли дебиторской задолженности  в общем объеме оборотных активов  ООО "Призма" - это может повлечь за собой снижение всех финансовых показателей, замедление оборота ресурсов, простои вследствие не внутренних проблем, а внешних, снижение возможности оплачивать свои обязательства перед кредиторами.

Увеличение доли кредиторской задолженности в краткосрочных  пассивах говорит о снижении источников формирования оборотных активов, а  также о снижении текущей ликвидности  ООО "Призма". Известно, что текущая ликвидность есть отношение всех оборотных средств (кроме расходов будущих периодов) к сумме срочных обязательств (кредиторская задолженность плюс краткосрочные кредиты). Дальнейшее увеличение доли кредиторской задолженности будет уменьшать текущую ликвидность ООО "Призма".

Можно рекомендовать предприятию  использование вексельных форм расчетов, использование механизма взаимозачетов, чтобы снизить объемы как кредиторской, так и дебиторской задолженности. Кроме того, это позволит ускорить оборот ресурсов предприятия.

Для улучшения состояния  расчетов рекомендуется:

• необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;
• постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;
• производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;
• имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления - претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;
• разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

Предлагается по улучшению  финансового состояния ООО "Призма" произвести реструктуризацию по платежам в бюджет. Реструктуризация кредиторской задолженности позволит отсрочить сумму в 19585 тыс. рублей.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ "О порядке и сроках проведения реструктуризации кредиторской задолженности юридических лиц по налогам и сборам, а также задолженности по начисленным пеням и штрафам перед федеральным бюджетом" от 23.05.2001г. № 410, реструктуризация кредиторской задолженности юридических лиц по налогам и сборам, а также задолженности по начисленным пеням и штрафам перед федеральным бюджетом проводится путем поэтапного погашения задолженности, исчисленной по данным учета налоговых органов. Согласно Постановлению Кабинета Министров Республики Татарстан от 24 сентября 2001 г. № 244 "О порядке и сроках проведения реструктуризации кредиторской задолженности юридических лиц по налогам и сборам, а также по начисленным пеням и штрафам перед республиканским бюджетом", утверждено, что решение о реструктуризации задолженности организаций по обязательным платежам в республиканский бюджет принимается по заявлению организации.