Цель, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами

Цель предполагает решение следующих задач:

• дать понятие учета расчетов с подотчетными лицами;

• определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

• рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

• выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать им характеристику;

• проанализировать полученный материал и сделать выводы.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИКС». Период проведения аудита учета расчетов с подотчетными лицами – декабрь 2008 г. Период фактической проверки с 12.01.09-20.01.2009г.

В процессе аудита проведения проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо руководствоваться законодательными и нормативными документами, поскольку исследуемое предприятие относится к малым предприятиям, то необходимо учесть особенности проведения аудита на малом предприятии.

 

 

1. Теоретические основы аудита расчетов подотчетными лицами

 

1.1 Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами

 

При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. от 03.11.2006)

Закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ)

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ)

Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ (ред.26.11.2008 г.), и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (в ред. От 30.12.2008 г.)

Постановление Правительства РФ №696 от 23.09.02 «Об утверждении Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. от 04.07.2003 №405, от 07.10.2004 №532, от 16.04.2005 №228, от 25.08.2006 №523, от 22.07.2008 №557, от 19.11.2008 N 863)

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н, от 18.09.2006 N 116н, от 26.03.2007 N 26н, с изм., внесенными решением Верховного Суда РФ от 23.08.2000 N ГКПИ 00-645)

Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н) (в редакции Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н).

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) (в редакции Приказ Минфина РФ от 26 марта 2007 г. N 26н).

Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.))

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.)

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н, от 18.09.2006 N 115н)

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.) (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247).

Письмо Минфина РФ №15н от 04.03.02 (с изм. от 02.08.04) Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.

 

1.2 Цель и задачи аудита расчетов  с подотчетными лицам

 

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации.[18]

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

• рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;
• проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;
• на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.[15]

Раскрытие информации в рамках поставленных задач опирается на соответствующие источники, с помощью которых аудитор может получить ответ о предмете проверки.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

• перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

• заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

• приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

• приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

• командировочные удостоверения работников предприятия;

• расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

• авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

• отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

• акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

• журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71;

• Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

• Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации, строки 240, 625; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов» и т.д

 

1.3 Типичные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

 

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом [4]:

1. Нарушения  порядка выдачи подотчетных сумм;

1.1 Выдача денежных средств лицам, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

2. Нарушения  при оформлении командировочных  расходов:

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения  порядка налогообложения при  оформлении командировочных расходов:

3.1 Нарушение  порядка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм;

3.2 Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения  при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг подотчетными  лицами:

4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2 Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения  порядка учета представительских  расходов:

5.1 Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения  порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами

6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

 

 

2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «РИКс»

 

2.1 Экономическая характеристика аудируемого лица ООО «РИКС»

 

Общество с ограниченной ответственностью «Региональная информационно-консалтинговая система» учреждено на основании Решения единственного учредителя – Кошелевой Татьяны Михайловны, она же является Генеральным директором этого общества.

Общество зарегистрировано в форме Общества с ограниченной ответственностью Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы России № 2 по г. Чите. Свидетельство о регистрации № 750070883.

Уставный капитал общества составляет 10000 (Десять тысяч) рублей.

Адрес: Россия, 672000, г. Чита, ул. Ленина, д.1

Телефон: (3022) 33-44-66, факс: (3022) 33-46-01.

Целью деятельности ООО «РИКС» является получение прибыли и в создании для предприятий г. Читы благоприятных условий для бизнеса путем формирования современного Интернет-пространства, обеспечивающего широкий круг возможностей по установлению деловых контактов, заключению и проведению сделок.

ООО «РИКС» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета, фирменное наименование, круглую печать.

ООО «РИКС» приобрело права юридического лица с момента государственной регистрации. ООО «РИКС» для достижения целей своей деятельности вправе от своего имени совершать сделки, приобретать имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. ООО «РИКС» отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом; а его учредитель несёт риски по обязательствам общества в пределах стоимости принадлежащей ему доли в Уставном капитале Общества (100%).

ООО «РИКС» осуществляет свою производственно-хозяйственную и финансовую деятельность на принципах полной хозяйственной самостоятельности, самоуправления и самофинансирования, исходя из конъюнктуры и спроса на рынке.

Руководство текущей деятельностью предприятия осуществляет директор. Помимо иной финансово-хозяйственной деятельности, на него, согласно п.1 ст.6 «Организация бухгалтерского учета в организациях» Закона «О бухгалтерском учете», возложена ответственность за правильную постановку бухгалтерского учета и отражение его результатов в отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

Учетная политика предприятия на 2008 год принята 30 декабря 2007 года, утверждена приказом директора. При этом разработаны:

• рабочий план счетов, создаваемый на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации;
• формы первичных учетных документов, применяемые для оформления бухгалтерских операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов;
• методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;
• порядок проведения инвентаризации;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями.

Численность сотрудников предприятия составляет 10 человек, из них в бухгалтерии задействованы 2 человека. В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» [6], ООО «РИКС» является микропредприятем.