В ходе аудиторской проверки
аудитор установил, что иногда ЗАО «Оренбург-GSM»
выдает деньги сотрудникам, которые еще
не отчитались по предыдущему авансу.
Нарушения данного вида возникают вследствие
несоблюдения основных принципов, установленных
пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.
Запрещается выдача наличных денег под
отчет работнику, не отчитавшемуся по
ранее полученным подотчетным средствам,
а также не допускается передача выданных
под отчет денег одним работником другому.
Аудитор должен проверить чтобы,
расчеты с подотчетными лицами учитывались
на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности предприятий, утвержденным
приказом Минфина России от 31 октября
2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах
эти расчеты нужно отражать подробно -
отдельно по каждому сотруднику и по каждому
авансовому отчету. Для этого обычно используют
журнал-ордер № 7. Но предприятие может
и само разработать форму аналитического
регистра. Главное, чтобы в нем отражались
те же сведения, что и в журнале-ордере
№ 7, а именно: когда и кому выданы деньги,
в каком размере, когда сдан авансовый
отчет, на какие счета бухгалтерского
учета отнесены расходы подотчетного
лица.
Заполнив расходный кассовый
ордер и указав в нем выдаваемую сумму,
кассир выплачивает сотруднику деньги,
а подотчетное лицо ставит в ордере свою
подпись. Необходимо проверить, чтобы
эту операцию бухгалтер предприятия отразил
следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50
- выданы деньги под отчет.
Потратив деньги, сотрудник
составляет авансовый отчет. Форма авансового
отчета № АО-1 утверждена постановлением
Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №
55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять
все предприятия и организации, кроме
бюджетных. Авансовый отчет заполняется
от руки или на компьютере. Он составляется
в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы
он был правильно оформлен.
На лицевой стороне этого документа
должны быть указаны:
- наименование организации,
которая выдала под отчет деньги
своему сотруднику;
- номер авансового отчета
и дата его составления;
- структурное подразделение,
в котором работает сотрудник,
получивший деньги под отчет;
- фамилия, имя, отчество и
профессия этого сотрудника;
- назначение аванса;
- сумма, выданная из кассы
сотруднику;
- расход и остаток (перерасход)
денег.
На лицевой стороне отчета предусмотрена
таблица для отражения бухгалтерских
записей, которые связаны с расходованием
подотчетных сумм. Обратить внимание нужно
на то, что в новом авансовом отчете под
линией отреза появилась расписка. Ее
заполняет бухгалтер и отдает работнику,
от которого он принял этот отчет.
На обратной стороне авансового
отчета в специальной таблице приводится
перечень документов, которые подтверждают
расходы работников. Еще здесь указываются
израсходованные суммы, а также те, которые
бухгалтер принял к учету. В последней
графе таблицы записывают и номер счетов
(субсчетов), на которых отражаются эти
суммы.
Необходимо проверить, чтобы
сотрудник, который составляет авансовый
отчет, подтвердил свои расходы так называемыми
оправдательными документами. Их нужно
приложить к авансовому отчету, перечислить
на его обратной стороне и пронумеровать.
Такими документами являются товарные
и кассовые чеки, квитанции, проездные
билеты и т. п.
Эти документы должны быть правильно
оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции,
подтверждающей покупку, должно быть подробно
написано, что, сколько и за какую цену
купил подотчетный сотрудник. Это позволить
избежать споров при проверке. К товарному
чеку обязательно должен быть приложен
кассовый чек.
Аудитор установил, что данные
требования в ЗАО «Оренбург-GSM» выполняются
при ведении учета расчетов с подотчетными
лицами.
Если из авансового отчета видно,
что подотчетное лицо истратило ровно
столько, сколько получило, то в этом случае
сальдо (остаток) по данному авансовому
отчету будет нулевым. То есть ни за работником,
ни за предприятием задолженности не образуется.
В графах авансового отчета «Остаток»
и «Перерасход» бухгалтер должен поставить
прочерки.
Если же часть денег осталось
неизрасходованной, то работник должен
вернуть остаток в кассу предприятия,
при этом в авансовом отчете он должен
указать сумму остатка. Получив деньги,
кассир составляет приходный кассовый
ордер, а бухгалтер предприятия делает
следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 -
получен остаток денег от подотчетного
лица.
Важным внутренним первичным
документом является служебное задание
для направления в командировку и отчет
о его выполнении по форме № Т - 10 а. Этот
документ применяется для оформления
и учета служебного задания для направления
в командировку, а также для отчета о его
выполнении. Служебное задание подписывается
руководителем структурного подразделения,
в котором работает командируемый работник,
и подтверждается руководителем организации
или уполномоченным им лицом, а затем передается
в кадровую службу для издания приказа
(распоряжения) о направлении в командировку
по форме № Т - 9. Лицом прибывшим из командировки,
составляется краткий отчет о выполненной
работе, который согласовывается с руководителем
структурного подразделения и представляется
в бухгалтерию вместе с командировочным
удостоверением (форма № Т - 10) и авансовым
отчетом.
Особую важность имеет форма
№ Т-10а «Служебное задание для направления
в командировку и отчет о его выполнении»
с точки зрения определения источника
финансирования расходов на командировку
и признания данных расходов, как для целей
бухгалтерского учета, так и для целей
налогообложения.
Обращается внимание на правомерность
оформления представительских расходов.
Представительские расходы
могут быть признаны оправданными, если
имеются в наличии: приказ руководителя
о представительских расходах, перечень
участников мероприятия, программа мероприятия,
авансовый отчет с прилагаемыми товарными
и кассовыми чеками, закупочным актом
и др. Представительские расходы должны
быть обоснованы сметой затрат с учетом
нормативного значения, принимаемого
для целей бухгалтерского и налогового
учета. При этом к представительским расходам
можно отнести следующие затраты:
- по проведению официального
приема
- по транспортному обеспечению
представителей других организаций,
связанному сих доставкой до
места проведения встречи и
обратно;
- по буфетному обслуживанию
лиц участвующих во встрече
во время переговоров;
- по оплате услуг переводчиков,
не стоящих в штате организации.
Как правило, подотчетные лица
покупают для своего предприятия материалы.
Если их используют сразу, не храня на
складе, то нужно составить акт на списание
материалов, перечислив в нем все, что
куплено. Тогда со счета 71 материалы можно
списать на счета учета затрат - 20, 26, 23
и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету.
С его помощью можно доказать при проверке,
какие именно материалы вы списали. Если
же купленные материалы отправляются
на склад, то их нужно обязательно приходовать
на счет 10, а списать только в момент передачи
в производство.
Заполненный авансовый отчет
сдается в бухгалтерию, где проверяют,
правильно ли он составлен, все ли оправдательные
документы к нему приложены, нет ли в нем
арифметических ошибок. Аудитор должен
проверить, чтобы отчет был подписан самим
подотчетным лицом, главным бухгалтером
и сотрудником бухгалтерии, принявшим
этот отчет, утвержден руководителем организации
или уполномоченным на это лицом.
На основании данных утвержденного
авансового отчета бухгалтерия списывает
подотчетные суммы. Заполненный и утвержденный
авансовый отчет вместе с приложенными
к нему документами переплетается и сдается
в текущий архив организации. В этом архиве
он хранится пять лет.
Выводы и предложенияВ результате
аудиторской проверки расчетов с подотчетными
лицами был проведен аудит правильности
отражения в бухгалтерском учете ЗАО «Оренбург-GSM»
расчетов с подотчетными лицами за период
с 1 января по 31 декабря 2007 г. включительно.
Документы для проверки подготовлены
исполнительным органом ЗАО «Оренбург-GSM»
в соответствии с Федеральным законом
«О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения
кассовых операций».
Ответственность за подготовку
прилагаемой бухгалтерской отчетности
несет исполнительный орган ЗАО «Оренбург-GSM».
Обязанность аудитора заключается в том,
чтобы высказать мнение о достоверности
во всех существенных аспектах данной
отчетности на основании данных проведенного
аудита.
Проверка была проведена в соответствии
с Законом «Об аудиторской деятельности».
Проверка планировалась и проводилась
таким образом, чтобы получить достаточную
уверенность в том, что бухгалтерский
учет расчетов с подотчетными лицами ЗАО
«Оренбург-GSM» соответствует действующему
законодательству и не содержит существенных
искажений. Проверка включала проверку
на сплошной основе первичных документов
и регистров бухгалтерского учета в разрезе
расчетов с подотчетными лицами за 2007
г. Проведенная проверка дает достаточные
основания для того, чтобы высказать мнение
о достоверности предоставленных документов,
отражающих учет на предприятии расчетов
с подотчетными лицами.
В результате проведенной проверки
можно сделать вывод о том, что бухгалтерский
учет расчетов с подотчетными лицами соответствует
нормам действующего законодательства,
регламентирующего данный раздел учета.
В качестве рекомендации ЗАО
«Оренбург-GSM» можно предложить тщательно
следить за сроками сдачи авансовых отчетов
в бухгалтерию подотчетными лицами, а
также не производить выплаты денежных
средств работникам, которые еще не отчитались
за ранее выданные подотчетные суммы.
В заключении можно сдать выводы
о том, что в процессе написания работы
были достигнуты цели и задачи, поставленные
во введении к данной работе и отражающие
актуальность данной темы. А именно определены
цели, задачи и источники информации аудита
расчетов с подотчетными лицами; рассмотрены
основные первичные документы и нормативные
акты, применяемые в оформлении расчетов
с подотчетными лицами в бухгалтерском
учете; рассмотрен порядок проведения
аудита расчетов с подотчетными лицами.
В процессе написания работы
было подтверждено, что расчеты с подотчетными
лицами охватывают значительные объемы
хозяйственной деятельности предприятия.
Литература1. Алборов Р.А. Аудит
в организациях промышленности, торговли
и АПК. - М.: Дело и сервис, 2007.
2. Андреев В.Д. Практикум
по аудиту: учеб. Пособие. - М.: Финансы
и статистика, 2007.
3. Барышников Н.П. Организация
и методика проведения общего
аудита. -- М.: ФИЛИНЪ, 2006.
4. Дробышевский Н.П. Ревизия
и аудит: Учеб. пособие. - Мн.: ООО «Мисанта»,
2008.
5. Заварихин Н.М. Методы
аудита // Аудитор-2005-№7.
6. Камышанов П.И. Аудит: стандарты
и практика. - М.: Элиста: АПП «Джангар»,
2008.
7. Ковалева О.В. Аудит: учебное
пособие. - М.: ПРИОР, 2007.
8. Коваль И.Г. Аудит: Учебно-методическое
пособие. М., - Издательство МФЮА, 2007.
9. Лабынцев Н.Т. Аудит: теория
и практика: Учеб. пособие. - М.: «Издательство
ПРИОР», 2006.
10. О бухгалтерском учете:
Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
11. Об аудиторской деятельности:
Федеральный закон от 30.12.2008 г. №
307-ФЗ.
12. Парушина Н.В., Суворова
С.П. Аудит: учебное пособие. - М.: Форум
- Инфра - М, 2008.
13. Парушина Н.В. Аудит расчетов
с персоналом по оплате труда
и с подотчетными лицами // Аудитор-
2006-№1.
14. Подольский В.И. Аудит. -
М.:ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2008.
15. План счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности
предприятия (Приказ Министерства
финансов РФ № 94н от 31 октября
2000 г.).
16. Порядок ведения кассовых
операций в Российской Федерации,
утвержденный решением совета
директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993
г.
17. Рогуленко Т.М. Аудит: учебник.
- М.: Экономистъ, 2007.
18. Соколов Я.В. Основы аудита
М.: Бух. учет, 2008.
19. Харченко О.Н. Аудит: Практикум:
Учебное пособие - М.: Кнорус, 2006.
20. Шеремет А.Д. Аудит. - М.:
Инфра-М, 2007.
Введение
В соответствии со
ст. 1 Федерального закона Российской Федерации
«Об аудиторской деятельности» аудиторская
деятельность, аудит – это предпринимательская
деятельность по независимой проверке
бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской)
отчетности организации и индивидуальных
предпринимателей.
Проблема
правильного отражения в учете расчетов
с подотчетными лицами остается наиболее
важной в организации бухгалтерского
учета на предприятии, так как в процессе
данных расчетов используется денежная
наличность, которая является одной из
главных основ производственной деятельности
современного предприятия.
Актуальность
данной темы заключается в необходимости
изучения аудита расчетов с подотчетными
лицами, с целью выяснения типичных ошибок
при учете таких расчетов. Изучение выбранной
темы также дает возможность оценить способы
избежание ошибок, допускаемых при учете
расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетными суммами
называются денежные авансы, выдаваемые
работникам предприятия из кассы на мелкие
административно-хозяйственные и операционные
расходы, которые не могут быть произведены
безналичными расчетами, а также на расходы
по командировкам. Расчеты с подотчетными
лицами имеют место практически на каждом
предприятии и весьма разнообразны:
приобретение запасных частей, материалов,
топлива за наличный расчет, канцелярских
товаров;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных
средств;
расходы на командировки по территории
РФ и за границу;
представительские расходы.
Изучение
выбранной темы предполагает достижение
следующей цели – рассмотреть аудит расчетов
с подотчетными лицами и определить его
роль в деятельности организации.