Бухгалтерский учет

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Денежные средства организаций  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых  книжках и т.д.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно – платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка  Российской Федерации.

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно – правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как  правило, в безналичном порядке  через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации, так как безналичные расчеты легко контролируются налоговыми и финансовыми органами страны.

Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются конкретно только на цели, указанные в чеке ( например, заработная плата за вторую половину месяца, хозяйственные расходы и т.п.).

 

 

УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

 

 

Предприятия могут иметь  в своих кассах наличные деньги для  текущих расчетов в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Лишние средства свыше лимита держать в кассе запрещено, но при необходимости лимиты остатков касс пересматриваются ( например, если увеличивается фонд оплаты труда, расширяется производство). Если в кассе остались деньги сверх лимита, предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность свыше установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Наличные деньги могут  быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в  объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие  постоянную наличную денежную выручку ( в частности, торговую ), по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально – трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, т.е. не сдавать наличность в банк, а расходовать ее непосредственно на нужды предприятия.

Это позволяет избежать лишних банковских операций по сдаче  и получению наличных средств. При  этом, разумеется, бухгалтерия и  кассир ведут тщательный учет получаемых и расходуемых средств.

Выдача денег из выручки  одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдельных местностях где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

Особый режим работы кассы существует в дни выдачи заработной платы: предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.

Выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится только в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти цели (для этого бухгалтер делает предварительный «прикидочный» расчет размеров расходов работника).

При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательных расчет по ним.

Бухгалтер должен учитывать, что выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Все кассовые операции оформляются  типовыми межведомственными формами  первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным банком РФ и Министерством финансов РФ (приходными и расходными ордерами, ведомостями и т.п.).

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация  должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег  организациями при осуществлении  расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно – кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются  на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено  на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЕМ И ВЫДАЧА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ.

 

 

Поступление денег в  кассу и выдачу из кассы оформляют приходными ордерами и расходными кассовыми. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно – платежным ведомостям, подписанным руководителям организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий кассир должен:

а) в платежной ( расчетно – платежной ) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной ( расчетно – платежной ) ведомости  сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: « Деньги по ведомости выдавал (подпись) ». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) запись в кассовую книгу  фактически выплаченную сумму и  поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №__ ».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами  в платежных ( расчетно – платежных ) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонирование суммы сдают в  банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно – платежных ) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением  средств вычислительной техники.

При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Главный ( старший ) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую  для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться, перед  главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным  документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям ( главному ) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу.

При ведении кассовой книги и  хранении денег должны соблюдаться  определенные правила.

1. Все поступления и выдача наличных денег предприятия учитываются в кассовой книги.
2. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
3. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
4. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отравными и служат отчетом кассира.
5. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
6. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

При условии обеспечения  полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы « Вкладной лист кассовой книги ». Одновременно формируется машинограмма « Отчет кассира ». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания  с начала года.

В машинограмме « Вкладной лист кассовой книги » за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения  машинограмм « Вкладной лист кассовой книги » и « Отчет кассира  » обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения  сохранности и удобства использования  Машинограммы « Вкладной лист кассовой книги »  в течении года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года ( или по мере необходимости » машинограммы « Вкладной лист кассовой книги » брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книгу опечатывают.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны  оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

В положении № 2 к «Порядку ведения  кассовых операций в РФ» приведены  рекомендации по обеспечению сохранности  денежных средств при их хранении и транспортировке, которые должны неукоснительно соблюдаться во избежание дисциплинарных мер. Главные пункты этих рекомендаций таковы:

• Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, запрещается.
• Государством предписаны единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий.
• Кассы могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
• Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
• Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначенной руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте
• При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.