Бухгалтерский учет денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах

 

Введение

 

В современных условиях денежные средства являются неотъемлемым атрибутом хозяйственной  деятельности экономического субъекта и выполняют функции меры стоимости, средства обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Они являются абсолютно ликвидными, т.е. способными легко и быстро преобразовываться  в любые виды материальных ценностей.

Рыночные отношения предусматривают  хозяйственные связи - это необходимое  условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность  снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность  отгрузки и реализации продукции. Оформляются  и закрепляются хозяйственные связи  договорами, согласно которых одно предприятие выступает поставщиком  товарно-материальных ценностей, работ  или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. Такая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

У предприятия возникают взаимоотношения  с персоналом, выполняющим производственное задание, что также влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами.

Все сделки и расчеты завершаются  денежными расчетами. Последние могут принимать как наличную, так и безналичную форму.

Между предприятиями, учреждениями и  организациями расчеты производятся безналично. Безналичные расчеты  ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика  на счет получателя с помощью различных  банковских операций (кредитных и  расчетных), замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником  при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие).

Важная роль денежных средств в  обеспечении финансово- хозяйственной  деятельности обусловливает необходимость  организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению, контроля наличия, сохранности  и целевого использования денежных средств и денежных документов, контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Вообще рациональная организация  контроля за состоянием наличных и безналичных расчетов способствует укреплению и соблюдению платежной дисциплины, выполнению обязательств перед поставщиками и заказчиками, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятий.

Актуальность данной курсовой работы состоит в том, что денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью движения которых во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности.

Целью написания данной курсовой работы является изучение действующего порядка документирования денежных средств и денежных документов в кассе, на расчетном и валютном счетах, а также обобщение учетной информации об отражении хозяйственных операций по движению денежных средств на счетах синтетического и аналитического учета.        

 Для достижения поставленной  цели необходимо рассмотреть  следующие вопросы:

- понятие кассовых операций, их учет и контроль;

- учет денежных средств на расчетных и валютных счетах организации, порядок открытия таких счетов, документальное оформление операций.

Методической основой  написания данной работы явилось  содержание учебников ведущих ученых в области бухгалтерского финансового  учета.

1. Учет денежных средств в кассе

 

Денежные средства организации  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых  книжках и т.д.

Организация имеет право  самостоятельно определять перечень субсчетов  к указанным счетам, исходя из особенностей своей деятельности.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет  полную материальную ответственность  за сохранность принятых ценностей.

Лимит остатка наличных денег в кассе - максимально допустимая сумма наличных на конец рабочего дня. Он устанавливается ежегодно в начале года, но в случае серьёзных расхождений, может быть пересмотрен в течение года по дополнительному заявлению. 

Остаток  в кассе сверх установленного лимита допускается:

• в дни выплат заработной платы, стипендий, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,
• в выходные, нерабочие и праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни операций по кассе.

Приказ об установлении лимита кассы издаёт руководитель.

С 2012 года лимит остатка  кассы не нужно утверждать в банке.

Нарушений нет, если организация  хранит в кассе с нулевым лимитом  средства на выдачу текущей зарплаты и других обязательных выплат сотрудникам (например, пособий). В этом случае главное  - выдать деньги в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных в банке.

В кассе хранятся наличные денежные средства, чеки, проездные  билеты, бланки строгой отчетности и другие денежные документы.

Прием и выдача наличных денег через кассу производится на основании унифицированных кассовых документов:

• приходный кассовый ордер (ПКО)
• расходный кассовый ордер (РКО)
• кассовая книга
• платежная ведомость
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Поступление денег в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами - форма № КО-1 (Приложение 1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Для подтверждения приема денег выдают квитанцию к ПКО, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция является частью ПКО, заполняется одновременно с основной частью документа и выдается только после получения денег кассиром. ПКО и квитанция к нему заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются, а испорченные бланки следует уничтожать. Выдачу наличных денег из кассы организации оформляют расходными кассовыми ордерами - форма № КО-2 (Приложение 2). Документы на выдачу денег из кассы обязательно должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. РКО не должны содержать исправлений. Правильно заполненный РКО должен содержать расписку в получении денег с указанием полученной суммы прописью. Документы, прилагаемые к ПКО и РКО, следует гасить штампом «Получено» и «Оплачено» соответственно, с указанием даты («число, месяц, год»), для того чтобы исключить возможность их повторного использования. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день составления документов.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  по платежным или расчетно-платежным  ведомостям, подписанным руководителем  организации и главным бухгалтером.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи их в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма № КО-3 (Приложение 3).

За денежные средства в  кассе отвечает кассир. Он несет  материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию  в результате каких-либо умышленных действий, а также небрежного или  недобросовестного отношения к  своим обязанностям. При поступлении  на работу кассир должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить договор с администрацией предприятия о полной, индивидуальной и материальной ответственности.

В небольших организациях, не имеющих в штате кассира, его  обязанности может исполнять  главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению  руководителя организации при условии  заключения договора о материальной ответственности.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу - форма № КО-4 (Приложение 4). Кассовая книга – регистр аналитического учета, защищающий интересы, как кассира, так и организации. Перед началом работы с кассовой книгой следует пересчитать и пронумеровать все листы, затем прошнуровать ее и опечатать. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. На  последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ______ листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги – отрывной сдают в конце дня в бухгалтерию со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации (неправильная запись аккуратно зачеркивается). Записи в кассовую книгу производят сразу после завершения операции по получению или выдаче денег. Ежедневно кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остатки денег в кассе.

При обеспечении полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы распечатываются ежедневно и формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Компьютерная кассовая книга должна содержать все реквизиты, как и обычная. Распечатанные листы следует брошюровать в хронологическом порядке. Общее число листов за год заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия, и кассовая книга опечатывается.

При организации кассы  следует учитывать, с какой категорией покупателей планирует работать предприятие. В случае, когда клиенты и покупатели – юридические лица, производящие оптовые закупки, кассовый аппарат не потребуется. Если же деятельность подразумевает обслуживание физических лиц, то использование контрольно-кассовой техники обязательно, иначе организацию ожидают значительные штрафы.

Поступление и расходование наличных денег из кассы оформляют  в соответствии с нормативным  актом ЦБ РФ «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 № 373-П на бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассира производится внезапная ревизия (инвентаризация) денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, которую проводят неожиданно, не менее одного раза в месяц (взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации). Она осуществляется комиссией, назначенной руководителем предприятия, в присутствии кассира, в которую обязательно должен входить бухгалтер. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (Приложение 5). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании.

В результате работы комиссии могут быть выявлены:

- недостача денежных средств,  выставляемая в начет кассиру,  который должен погасить ее  в трехдневный срок;

- излишек денежных средств в кассе, приходуемый в пользу организации и зачисляемый на ее финансовые результаты.

Пример отражения на счетах операции по начислению и поступлению арендной платы. Допустим, поступил очередной платеж за аренду склада предприятия от индивидуального предпринимателя в размере 12.000 рублей. Для отражения этой операции данная сумма по начислению записывается в д-т счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и к-т корреспондирующего счета 90 «Продажи» либо 91 «Прочие доходы и расходы», а поступившие денежные средства отражаются по д-ту счета 50 «Касса» и к-ту счета 76.

2. Учет операций по расчетному счету

 

На территории России большинство  платежей осуществляется в безналичной  форме. Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Текущие счета используют организации, не имеющие возможности  открытия расчетного счета (например, хозрасчетные подразделения, расположенные  вне местоположения организации). В  настоящее время действующим  законодательством организациям разрешается  открывать расчетные счета в  количестве, необходимом для осуществления  расчетных операций.