Бухгалтерские информационные системы

 

Тема  №4 Информационные системы в бухгалтерском  учете

     1.1. Особенности БИС

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

-            информационной базы объекта  управления;

-            программного обеспечения;

-            вычислительной системы;

-            пользователей.

Основу БИС  составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых  для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Задачи БИС:

-            обеспечение автоматизированного  решения всего комплекса задач

бухгалтерского  учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной

деятельности, внутреннего аудита;

-            получение достоверной оперативной  информации о текущем состоянии  дел на предприятии для принятия  на ее основе необходимых управленческих  решений;

-            интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета

на основе единой первичной информации;

-            получение достоверной информации  для обратной связи,

используемой  при принятии управленческих решений;

-            автоматизация обработки на всех  стадиях техпроцесса, начиная  со

стадии первичного учета.

     1.2. Структура БИС

     1.2.1. Обеспечивающая часть ИС

     Информационное обеспечение имеет целью организацию информации,

необходимой для  осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное  и внутримашинное информационное обеспечение.

Характеристики  подсистемы:

-            качественные (оценки: степени отображения  предметной области в

информационной  базе системы, методов организации  и структурированности баз данных, эффективности манипулирования  данными в базе данных и др.);

-            количественные (оценки: максимального  объема хранимых и

обрабатываемых  данных, временных характеристик  обработки данных,

производительности  использования баз данных и др.).

     Техническое обеспечение представляет собой совокупность

используемых  технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки  данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора  и регистрации

информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Характеристики  подсистемы:

-            качественные (оценки: степени полноты  и адекватности технической

документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);

-            количественные (оценки: полноты комплекса  технической

документации, объемных ограничений на каждый документ).

     Программное обеспечение представляет собой совокупность программ,

реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Характеристики  подсистемы:

-            качественные (оценки: сложности архитектуры  комплекса

программных средств, сложности и надежности программных  компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);

-            количественные (оценки: общего количества  программных

компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.).

     Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность

языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка,

построения  и сочетания информационных единиц при общении персонала

вычислительной  системы со средствами вычислительной техники. Структуру

подсистемы  составляют: языки управления и манипулирования  данными

информационной  базы, языковые средства информационно-поисковых  систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Характеристики  подсистемы:

-            качественные (ориентированность на  пользователя системы, степень

охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и

конфигурацию  комплекса технических средств, степень сложности освоения языка,

и др.);

-            количественные (общий объем языковых  конструкций, время

подготовки  языковых конструкций для адаптации  системы на конкретную

предметную  область, и др.).

     Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых

норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при  функционировании ИС и

юридический статус результатов ее функционирования. Структуру  подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

     Математическое обеспечение включает совокупность математических

методов, моделей  и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

     Организационное обеспечение включает совокупность документов,

методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала  системы и

технических средств, задействованных в процессе обработки  данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

     Эргономическое обеспечение это совокупность методов и средств,

используемых  на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

     1.2.2. Функциональная часть ИС

Функциональные  компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

К комплексам задач  БИС относится учет: труда и  зарплаты, материальных

ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных  операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности.

Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части – функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

     1.3. Автоматизированные рабочие места в БИС

В современных  автоматизированных системах широко используются

автоматизированные  рабочие места (АРМ) – совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы. Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя;

возможность ведения  локальных и распределенных баз  данных; совместимость с другими системами.

Классификация АРМ:

-            по выполняемым функциям: проблемные  и технологические;

-            по способу организации: типовые  (универсальные),

специализированные  и проблемно-ориентированные комплексы;

-            по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые.

При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др. При количественной оценке учитывают надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др.

АРМ бухгалтера оборудуется вычислительной техникой (персональным компьютером) и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части выполняемых им операций.

Типичный состав устройств АРМ:

-            ЭВМ с микропроцессорами, внешней,  оперативной и кэш-памятью и

шинами, для  взаимной увязки устройств;

-            устройства ввода и вывода, включающие  клавиатуру, мышь;

-            дополнительные периферийные устройства.

К инструментальным средствам АРМ относятся все  виды обеспечения. Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.

2. ПРОГРАММНОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ БИС

     2.1. Требования к программному обеспечению

Программное обеспечение  должно отличаться простотой использования.

Дружественность пользовательского интерфейса определяет такие особенности программы, как удобство работы с меню и экранными формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность использования клавиатуры и терминологических понятий.

Полнота и уровень автоматизации функций в программном обеспечении означает, что отдельные расчетные функции, должны быть реализованы практически в любом пакете. Высокий уровень автоматизации расчетов предполагает перерасчет за любой предшествующий период времени с учетом действовавших на тот момент показателей.

Одним из требований программного обеспечения является настраиваемость пакета– это  наличие средств настройки на новые показатели. При этом у бухгалтера снимаются проблемы появления новых, ранее не предусмотренных показателей; без изменения программного обеспечения можно вводить и настраивать новые виды. Программное обеспечение должно быть гибким, открытым и системным. Это означает возможность добавить в нее новые данные, не внося изменений в структуру и предполагает ведение бухгалтерского учета на всех его стадиях. Программное обеспечение должно быть универсальным и надежным. Универсальность системы делает возможным учет особенностей бухгалтерского учета на

предприятиях  различных отраслей хозяйства. Надежность системы характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств.

Каждое из требований нельзя рассматривать отдельно от других, они

взаимозависимы.

     2.2. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета

На предприятиях, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Примерами таких программ являются разработки фирмы «1С:», фирмы «Инфософт» и другие.

На предприятиях с большим объемом хозяйственных  операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы, например, бухгалтерии фирм «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др.