Бухгалтерские информационные системы

Тема 1. Информационная система бухгалтерии организации

1. Структура ИС бухгалтерии.

2. Бухгалтерская информация

3. Инструментарий

4 Организационная структура ИС

5. Функциональные компоненты  ИС

6. Информационно-технологическая  архитектура ИС

1. Структура  ИС бухгалтерии

Основным понятием информационных технологий на предприятиях считается  компьютерная информационная система (ИС). Можно выделить следующие базовые компоненты ИС:    информация, инструментарий,  организационные единицы управления, функциональные компоненты.

Каждый базовый компонент  ИС является самостоятельной системой, имеет определенную структуру построения и цели функционирования.

2. Бухгалтерская информация

Информация – это сведения, представленные в документах и массивах информации на машинных носителях.

Документ является основным носителем информации в ИС. Состоит из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов

В соответствии с содержанием  операций обработки и схемой документооборота, документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и  производные, содержащие результаты ее обработки.

Основной формой организации информации на машинных носителях является база данных (БД), данными в которой управляет системы управления базой данных (СУБД). СУБД предоставляет интерфейс для работы с БД пользователям. Все операции с данными БД выполняет СУБД (объявление структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление данных). БД может быть централизованной (храниться на одном компьютере) или распределенной в сети (храниться на нескольких компьютерах). В настоящее время получили наибольшее применение следующие СУБД:

1) БД масштаба крупных предприятий (корпоративные БД): Oracle, SQL-Server и другие;

2)  БД масштаба функциональных подсистем, комплексов задач, создания промежуточного уровня обработки в больших ИС: Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper и другие;

3)  БД отдельных задач ИС.

Компьютерная технология обработки информации характеризуется  рядом особенностей, которые особенно проявляются именно при обработке  бухгалтерской информации:

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректуре прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

3. Инструментарий

Инструменты, применяемые в ИС бухгалтерии, определяют способы, методы и средства сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи (распространения  или публикации) информации в ИС.

Технологический процесс  обработки бухгалтерской информации ИС состоит из отдельных операций, реализуемых с использованием комплекса технических и программных средств.

Программное обеспечение  неоднородно, часть программных  средств относится к базовому программному обеспечению, без которого невозможна работа технических средств, другая часть – к прикладному программному обеспечению.

Технические средства делятся  на классы:

1. Средства сбора и  регистрации информации:

2. Комплекс средств  передачи информации (технические  и программные средства компьютерных сетей):

3. Средства хранения  данных.

4. Средства обработки  данных.

5. Средства вывода  информации.

4. Организационная  структура ИС

Организационная структура ИС во многом зависит от методологии управления.

В мировой практике самыми популярными методологиями управления являются: MRP, JIT, SCM, ERP.

5. Функциональные  компоненты ИС

Содержательную основу ИС составляют ее функциональные компоненты.

Функциональная структура ИС – совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления.

Бухгалтерский учет информационно  связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом и представляет собой одну из функциональных подсистем  ИС. Основные участки бухгалтерского учета:       

 ведение главной  книги (интегрированного учетного  регистра бухгалтерских проводок), вспомогательных учетных регистров;учет  денежных средств (касса, расчетный,  валютный счета, расчеты с подотчетными  лицами);    бухгалтерский учет основных средств;   бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей (материалы, товары, готовая продукция);  бухгалтерский учет зарплаты;  бухгалтерский учет расчетов с контрагентами; финансовая отчетность

6. Информационно-технологическая архитектура ИС

Независимо от структуры ИС, технических  и программных средств, каждая ИС имеет определенную архитектуру, которая  в свою очередь влияет на ИС.

Виды архитектур ИС:  централизованная обработка данных; архитектура «файл-сервер»;   двухуровневый «клиент–сервер»; многоуровневый «клиент–сервер».

В табл. 1.1 представлено соответствие архитектуры бухгалтерской ИС масштабу предприятия.

Таблица 1.1

Тема 2. Классификация и кодирование  бухгалтерской информации

1. Принципы кодирования информации.

2. Общероссийские классификаторы.

3. Локальные классификаторы.

1. Принципы кодирования информации

Основу любой информационной системы  бухгалтерского учета составляют классификаторы и кодификаторы технико-экономической  информации. Система классификации – совокупность правил распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия. Различают два метода классификации: иерархический и фасетный.

Кодирование предназначено  для присвоения объектам или классификационным группировкам условных обозначений – кодов. Характеристикой кода является:используемый алфавит (цифры, буквы, штрихи, цвета); длина и структура обозначений кода;  метод кодирования: классификационный и регистрационный (идентификационный).

Если выполнена предварительная  классификация объектов, применяются  классификационные методы кодирования, которые делятся на два вида:

1)  последовательное кодирование, основанное на иерархической системе классификации;

2)параллельное кодирование, основанное на фасетной системе классификации объектов.

Для идентификации объектов используется регистрационный метод кодирования: последовательная нумерация объектов либо присвоение номеров выделенной серии. Подробно этот вопрос рассмотрен в [1].

Классификаторы и кодификаторы имеют различные сферы действия:

1)  Локальные (внутрисистемные) классификаторы – действительны только в рамках ИС.

2)  Отраслевые классификаторы – действительны для всех ИС одной отрасли народного хозяйства.

 Региональные (республиканские, городские, областные) классификаторы – действительны для всех ИС одного региона.

1) Общероссийские классификаторы  – действительны для ИС, принадлежащих  субъектам Российской Федерации.

2) Международные классификаторы.

Чем выше уровень действия классификатора, тем более общими являются заложенные в нем признаки объектов и тем шире номенклатура объектов. Информационный обмен ИС осуществляется с использованием единых классификаторов более высокого иерархического уровня.

Классификаторы и кодификаторы являются наиболее представительной частью нормативно-справочной информации ИС, большое значение уделяется обеспечению высокого качества информации классификаторов.

2. Общероссийские классификаторы

Общероссийские классификаторы (ОК) разработаны на объекты, которые имеют широкое применение в ИС различных видов. ОК обладают избыточностью структуры кодов, содержат широкую номенклатуру, обеспечивают возможность информационной интеграции.

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД)

Объект классификации ОКУД – общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации, входящие в унифицированные системы документации (УСД).

Код унифицированной  формы документа (код) состоит из 8 знаков.

Общероссийский классификатор  органов государственной власти и управления (ОКОГУ)

Объектами классификации ОКОГУ  являются органы государственной власти и управления, которые делятся на группы:

10000 федеральные органы государственной власти;

20000 органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

30000 органы местного самоуправления;

40000 объединения предприятий и организаций;

50000 добровольные объединения (ассоциации) экономического взаимодействия субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;

60000 общественные объединения и религиозные организации;

70000 межгосударственные органы управления.

Общероссийский классификатор объектов административно - территориального деления (ОКАТО)

Объектами классификации в ОКАТО  являются: республики; края; области; города федерального значения; автономные области; автономные округа; районы; города; внутригородские  районы, округа города; поселки городского типа; сельсоветы; сельские населенные пункты. Все множество объектов подразделяется на группы согласно территориальному делению, эти группы располагаются по трем уровням классификации в соответствии с административной подчиненностью. Длина кода – от 2 до 8 разрядов, в зависимости от уровня классификации, на котором находится объект. Структура кодового обозначения в блоке идентификации:

Например:

05 9 Приморский край

05 401 5 Владивосток

05 401 360 4 Районы г Владивостока

05 401 364 9 Ленинский район

Общероссийский классификатор  форм собственности (ОКФС)

ОКФС предназначен для решения  задач в области статистики, в  системе налогообложения и других сферах экономики, связанных с управлением и распоряжением имуществом. Объектами классификации ОКФС являются формы собственности, установленные Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, федеральными законами.

Структура кода – XX, например:

10 РОССИЙСКАЯ СОБСТВЕННОСТЬ

11 Государственная собственность

16 Частная собственность

20 ИНОСТРАННАЯ СОБСТВЕННОСТЬ

22 Собственность иностранных государств

Общероссийский классификатор  организационно-правовых форм (ОКОПФ)

Объекты классификации ОКОПФ –  организационно-правовые формы хозяйствующих  субъектов, к которым относятся  любые юридические лица, а также  организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, и индивидуальные предприниматели. Под организационно-правовой формой понимается способ закрепления и использования имущества хозяйствующим субъектом и вытекающие из этого его правовое положение и цели предпринимательской деятельности.

Хозяйствующие субъекты – юридические лица разделяются на коммерческие и некоммерческие организации. Структура кода - XX, например:

39 Юридические лица, являющиеся  коммерческими организациями;

65 Общества с ограниченной  ответственностью.

60 Акционерные общества

47 Открытые акционерные  общества

67 Закрытые акционерные общества

52 Производственные кооперативы

70 Юридические лица, являющиеся  некоммерческими организациями

85 Потребительские кооперативы

83 Общественные и религиозные  организации (объединения)

91 Индивидуальные предприниматели

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)

ОКИН используется для представления  демографической, социальной и экономической  информации о населении и состоит  из фасетов, которые можно использовать независимо друг от друга при решении  различных задач 

Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ)

ОКОФ разработан для применения на территории Российской Федерации. Сфера  применения ОКОФ – организации, предприятия  и учреждения всех форм собственности.

Объектами классификации  в ОКОФ являются основные фонды, состоящие из материальных и нематериальных основных фондов.

Группировки объектов в  ОКОФ образованы по признакам назначения, вида деятельности, продукции и услуг. Код содержит:

Разделы образованы с  учетом классификации основных фондов, принятой в системе национального  счетоводства (СНС). Подразделы учитывают  значимость основных фондов для экономики  в целом и сложившиеся традиции. Классы обеспечивают детализацию объектов классификации. Они образованы в основном на базе соответствующих классов продукции по общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП). Подкласс раскрывает с необходимой детализацией выделенный класс. Вид обеспечивает детализацию объектов классификации, необходимую для выполнения учетных функций, без перехода на конкретные типы объектов.

Материальные основные фонды классифицированы в разделе 10, нематериальные основные фонды –  в разделе 20.

В связи со вступлением в силу 25 главы 2 части Налогового кодекса РФ, все основные фонды делятся на 10 классов.

Общероссийский классификатор  видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП)

Объекты классификации – виды экономической  деятельности, продукция и услуги. Коды ОКДП используются в утвержденных на государственном уровне первичных регистрационных документах предприятий, в квартальных и годовых формах финансово-бухгалтерской отчетности. Они позволяют увязать адресно-справочные реквизиты предприятий с видами их экономической деятельности, производимой и потребляемой продукцией, предоставляемыми и потребляемыми услугами.

Код ОКДП – 7 знаков: 4 разряда  – высшие классификационные группировки  для классификации видов экономической  деятельности, 3 разряда - низшие группировки для классификации продукции и услуг. Взаимосвязь классификационных группировок видов экономической деятельности, продукции и услуг осуществляется через первые четыре разряда кода, которые определяют вид экономической деятельности и классы продукции и услуг (в последних трех разрядах кода подклассов продукции и услуг стоит цифра 0).

Например:

3020 200 Машины вычислительные  электронные цифровые;

3020 201 ЭВМ общего назначения;

3020 204 ЭВМ клавишные;

Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)

ОКПДТР подготовлен в рамках выполнения Государственной программы  перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему  учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики. Объектами классификации являются профессии рабочих и должности служащих, классификатор состоит из двух разделов:

Ø         профессии рабочих;

Ø         должности служащих.

Профессии рабочих соответствуют  Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессиям рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и соответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.

Должности служащих разработаны на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.

Структура кодового обозначения  профессии рабочего (должности служащего) в классификаторе:

Общероссийский классификатор валют (ОКВ)

ОКВ построен на основе Международного стандарта. Используется при учете  валютных поступлений и платежей, в бухгалтерском и статистическом учете, оперативной отчетности по операциям, связанным с международными расчетами, контроле соблюдения договорной и платежной дисциплины. Объект классификации – национальные валюты, денежные единицы стран мира и территорий. Указывается официальное название валюты, 3-значный буквенный и цифровой код, наименование стран и территорий для валюты.

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ)

В ОКОНХ используется функциональный подход при выделении отраслей, которые  представляют собой совокупность предприятий, производящих однородную продукцию, или  совокупность учреждений, организаций, связанных с выполнением определенных общественных функций.

Общероссийский классификатор  продукции (ОКП)

ОКП используется при решении задач  статистического анализа производства, структуризации экономической информации по видам продукции для маркетинговых  исследований и снабженческо-сбытовых операций. Код продукции – 6 цифровых знаков и 1 знак – контрольное число.

Например:

50 1100 1 Операционные системы  и средства их расширения;

50 6000 1 Прикладные программы  для решения организационно-экономических  задач.

Общероссийский классификатор  единиц измерения (ОКЕИ)

Объектами классификации в ОКЕИ являются единицы измерения, используемые в разных сферах деятельности. Единицы измерения в ОКЕИ разбиты на семь групп:

Единицы длины (006 – метр, 008 – километр).

Единицы площади (055 –  квадратный метр, 059 – квадратный километр).

Единицы объема (112 – литр, 113 – кубический метр).

Единицы массы (163 – грамм, 166 – килограмм, 168 – тонна).

Технические единицы (260 – ампер, 333 -- километр/час).

Единицы времени (356 –  час, 362 – месяц, 366 – год),

Экономические единицы (796 – штука, 798 – тысяча штук).

Код единицы измерения  – 3-значный цифровой десятичный код, присвоенный по серийно-порядковой системе кодирования с выделением резерва кодов в каждой группе единиц измерения.

3. Локальные классификаторы информации

Сфера действия локальных классификаторов  ограничена рамками ИС предприятий. Целевые установки при разработке локальных классификаторов и кодификаторов:

1. Минимизация затрат на создание и ведение нормативно-справочной информации.        
2. Ориентация на специфику ИС.     
3. Использование минимально необходимой структуры кодов.     
4. Ограничение номенклатуры значений.

Состав  необходимых классификаторов и справочников определяется учетной политикой и требованиями аналитического учета.