Автоматизація обліку грошових коштів на рахунках в банках в СВК «Вільне козацтво» Білгород-Дністровського району Одеської області

Необхідно детально перевірити, чи не відображались в обліку витрати  як платежі за послуги (паливо, освітлення, транспортні витрати), а насправді  гроші перераховувалися за матеріальні  цінності, що не надходили і не оприбутковувалися. З цією метою проводять зустрічні перевірки в банках і відповідних організаціях. Перевіряючи видаткові банківські документи, необхідно групувати в окремій відомості всі сплачені штрафи, неустойки та інші платежі, пов'язані з порушенням умов контракту. Це дасть змогу надалі виявити повноту відображення їх на відповідних рахунках і проаналізувати заходи, які здійснили підприємства щодо стягнення з винних осіб сум завданого збитку.

Як відомо, підприємство може відкривати в банку акредитив. Перевіряючи розрахунки за акредитивами, доцільно зіставити залишки сум і оборотів за виписками банку з записами в реєстрах бухгалтерського обліку. Одночасно необхідно встановити причини, які сприяли використанню акредитивної форми розрахунків, тобто з'ясувати, чи передбачена ця форма розрахунків умовами контракту, чи використовується постачальниками як санкція за несвоєчасні платежі. Потім перевіряється повнота і своєчасність використання і повернення залишку акредитива, а також повнота оприбуткування матеріальних цінностей, які надійшли постачальнику.

Одним з найважливіших  завдань аудиту грошових коштів є  перевірка відповідності кореспонденції рахунків за операціями на рахунках у  банках чинним нормативним положенням щодо ведення бухгалтерського обліку. Суцільним способом перевіряють обґрунтованість списання грошей з рахунків підприємства в банках у дебет рахунків:

"Основне виробництво";

"Брак у виробництві";

"Витрати діяльності";

"Витрати за елементами";

"Фінансові результати";

"Інші витрати".

Кожен випадок порушення типової кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку перевіряється за первинними документами, які дають змогу виявити, чи не здійснено навмисне перекручення облікових і звітних даних та інші зловживання.

2.3 Постановка задачі автоматизації  обліку грошових коштів на рахунках в банках.

 

Сучасна інформаційна технологія реалізується в умовах спроектованих  автоматизованих інформаційних  систем, де у процесі їх створення  повинні бути взаємопов'язані раціональні  методи рішення управлінських задач  і технологія оброблення даних.

Проектування автоматизованих  інформаційних технологій передбачає такі аспекти:

• технологічний - як апаратно-комунікаційний комплекс, що має конкретну конфігурацію та служить для оброблення й передавання інформації;
• програмно-математичний - як набір математичних, інфологічних, статистичних, алгоритмічних та інших машинних моделей, а також комп'ютерних програм, що їх реалізують;
• методичний – як сукупність засобів реалізації функцій управління;
• організаційний – як опис документообігу й регламенту діяльності апарату управління;
• поопераційний – як сукупність технологічних, логічних і арифметичних операцій, що реалізуються в автоматичному режимі.

У процесі створення  автоматизованих інформаційних  систем (АІС) обліку варто оперувати  певними принципами – загальними вимогами, правилами та нормами, яких треба дотримуватися, будуючи системи.

Автоматизовані  інформаційні системи обліку належать до класу складних систем, які містять  у собі велику кількість різноманітних  елементів, що взаємодіють.

При створенні комп‘ютерних інформаційних систем обліку найчастіше використовується функціональна структура. Функціональна структура – це структура, елементами якої є компоненти (підсистеми), функції інформаційної  системи або її частини, зв‘язки  між елементами – це потоки інформації, що циркулює між ними під час функціонування ІС. Зокрема, цю структуру використано при створенні таких інформаційних систем обліку, як “1С:Підприємство”, “Парус-Підприємство”, “Офіс 20” та ін.

Функція ІС обліку – це сукупність дій інформаційної системи, спрямованої на досягнення зазначеної мети. Перелік функцій конкретної ІС обліку залежить від її призначення та сфери дії. Наприклад, в інформаційної системі “1С:Підприємство” реалізовано дві функції – конфігурування та ведення бухгалтерського обліку.

Компонент (підсистема) ІС –  це частина ІС, яка виділена за певною ознакою або сукупністю ознак  і розглядається як єдине ціле. Компоненти комп‘ютерної системи за своїм значенням поділяються  на забезпечувальні та функціональні.

Склад забезпечувальної частини автоматизованих ІС обліку, як правило, однорідний, що дає змогу реалізувати принцип сумісності різних автоматизованих інформаційних систем у процесі їхнього функціонування. Згідно з державним стандартом обов‘язковими елементами забезпечення комп‘ютерних ІС обліку є інформаційне, лінгвістичне, технічне, програмне, математичне, правове, організаційне та ергономічне забезпечення.

Інформаційне  забезпечення ІС обліку містить не тільки інформаційні ресурси як предмет праці та інформацію як продукт праці, а й засоби та методи ведення всієї інформаційної бази об‘єкта управління. Отже, до інформаційного забезпечення належать також методи класифікації та кодування інформації, способи організації нормативно-довідкової інформації, побудови банків даних, зокрема побудови та ведення інформаційної бази і т. ін.

Лінгвістичне  забезпечення ІС обліку являє собою  сукупність засобів і правил для  формалізації природної мови, які  застосовуються при спілкуванні користувачів та експлуатаційного персоналу автоматизованої ІС з комплексом засобів автоматизації при її функціонуванні.

Технічне забезпечення ІС обліку об‘єднує сукупність усіх технічних  засобів, використовуваних при функціонуванні комп‘ютерної ІС. Крім комплексу технічних засобів (КТЗ), до складу технічного забезпечення системи належать методичні і керівні матеріали щодо КТЗ, технічна документація, що стосується КТЗ, і персонал, який його обслуговує.

До математичного  забезпечення ІС обліку належить сукупність математичних методів, моделей та алгоритмів розв‘язування облікових задач, використовуваних як інструмент подальшого розроблення програмних засобів. Моделі системи управління об‘єкта автоматизації, як правило, відносять до організаційного забезпечення ІС обліку.

Програмне забезпечення ІС обліку – це сукупність програм  на носіях даних і програмних документів, які призначені для відлагодження  й перевірки працездатності автоматизованої  системи.

До правового  забезпечення ІС обліку належить сукупність правових норм, які регламентують правові стосунки при функціонуванні автоматизованої ІС і юридичний статус результатів її функціонування.

Методичне забезпечення ІС обліку являє собою сукупність документів, які описують технологію функціонування автоматизованої ІС, методи вибору і застосування користувачами технологічних прийомів для одержання конкретних результатів при функціонуванні ІС.

Ергономічне забезпечення ІС обліку – це сукупність засобів  і методів, які створюють найсприятливіші  умови праці обліковця в автоматизованій ІС, умови для взаємодії бухгалтера і ПЕОМ.

Кожна функціональна  підсистема містить комплекси облікових  задач. Під обліковою задачею  автоматизованої інформаційної  системи розуміють частину її функцій, що являє собою формалізовану  сукупність автоматичних дій, виконання яких приводить до результату заданого виду. Іншими словами, облікова  задача – це формалізоване подання процесу обліку за допомогою алгоритму або сукупністю алгоритмів формування вихідних облікових показників, які можуть бути оформлені документально чи існувати у вигляді повідомлень, які передаються для відображення на відеотермінали і використовуються для формування фінансової і бухгалтерської звітності та прийняття управлінських рішень.

Слід зазначити, що кожна автоматизована ІС, незалежно від функціональних можливостей (останні можуть суттєво різнитися – від розв‘язування однієї задачі чи їх комплексу до виконання всієї сукупності завдань щодо діяльності об‘єкта), містить у собі всі головні структурні елементи. Так, у будь-якій автоматизованій ІС обліку, в тому числі обліку грошових коштів на рахунках в банках, неодмінно присутні функціональна та забезпечувальна частини, елементи технічного, інформаційного, програмного та іншого забезпечення. При цьому автоматизована інформаційна система обліку не створюється водночас і повністю, вона постійно розвивається і модернізується, висуває певні вимоги до її створення та впровадження.

 

3. Організація розрахунків на ЕОМ.

3.1 Обґрунтування вибору програмного  забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку в СВК «Вільне козацтво».

 

Розмір підприємства для вибору програми є ключовим чинником. Вибір програмного забезпечення бухгалтерського обліку, яке не відповідає розмірам підприємства, призведе до фінансових втрат і, можливо, буде мати важкі організаційні наслідки. Це пояснюється тим, що програмне забезпечення бухгалтерського обліку чітко поділяється за категоріями користувачів (розмірами підприємств) і, відповідно, за ціною (вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для середніх за розміром підприємств на один-два порядки вища від вартості програмного забезпечення бухгалтерського обліку для малих і, у свою чергу, на один-два порядки нижча, ніж програмного забезпечення для великих підприємств). Якщо мале підприємство придбає програму для середніх (великих) підприємств, воно, хоча й матиме невиправдані фінансові витрати, все-таки зможе організувати комп'ютеризований бухгалтерський облік. Однак середнє за розміром або велике підприємство не зможе комп’ютеризувати свій бухгалтерський облік за допомогою програмного забезпечення, призначеного для малих підприємств.

Вибираючи програмне  забезпечення для бухгалтерії, дотримувалися  таких рекомендацій. Якщо бухгалтерію  підприємства ведуть 1-2 бухгалтери і  немає аналітичного обліку за більшістю синтетичних рахунків, то, скоріше за все, для створення КСБО потрібна мала бухгалтерська програма. Якщо в бухгалтерії працюють 3-9 обліковців, ведеться розвинутий аналітичний облік за різними групами рахунків, необхідні оперативні дані, наприклад, про витрати і залишки матеріалів у підрозділах, резервування товарів, взаєморозрахунки з контрагентами, - для комп'ютеризації бухгалтерського обліку потрібна універсальна бухгалтерська програма або комплекси пов‘язаних АРМ. Якщо ж об'єкт комп’ютеризації - велике промислове підприємство із чисельністю бухгалтерії 10-30 чоловік і більше, з яскраво вираженою спеціалізацією діяльності, яка відображається у специфіці бухгалтерського обліку, то можна із впевненістю стверджувати, що будь-яка готова універсальна програма ведення бухгалтерського обліку задовольнить потреби підприємства не більше ніж на 10-30%. У такому разі потрібна управлінська програмна система.

Для автоматизації обліку грошових коштів на рахунках в банках в СВК «Вільне козацтво» пропонуємо використовувати програму «1С:Бухгалтерія 7.7» конфігурацію СПС.АгроКомплекс, яка пристосована для сільського господарства і не потребує яких-небудь спеціальних змін. Після установки конфігурації “СПС.АгроКомплекс” на комп‘ютер, система готова до роботи.

Спеціалізована конфігурація “СПС.Агрокомплекс” призначена для автоматизації усіх ділянок обліку на сільськогосподарських підприємствах. Конфігурація розроблена для роботи в середовищі компоненти “Бухгалтерський облік” системи програм 1С:Підприємство. Конфігурація є універсальної і з успіхом може використовуватися як у дрібних фермерських господарствах, так і у великих агропромислових підприємствах.

Конфігурація розроблена таким чином, щоб в одній інформаційній  базі охопити усі види обліку - від  автоматизації операцій по касі і банку до обліку випуску і реалізації продукції, кадрового обліку і розрахунку заробітної плати.

Підсистема обліку касових  і банківських операцій є складовою  частиною загальної системи автоматизації  обліку для сільськогосподарських  підприємств «СПС.Агрокомплекс».

Інформаційна база підсистеми цілком інтегрована з основною інформаційною  базою, що дає можливість грузнути проведення операцій по касі і банкові з іншими господарськими  операціями підприємства.

Підсистема реалізує облік і проведення наступних операцій:

По касі:

• надходження грошей у касу підприємства (прибутковий касовий ордер;
• витрата грошей з каси (видатковий касовий ордер);
• внутрішньогосподарське переміщення наявних (переміщення наявних засобів).

По банку:

• облік руху безготівкових коштів (банківська виписка);
• формування і печатка платіжних доручень.

Результати проведення цих операцій знаходять висвітлення  в наступних звітах:

• відомість руху наявних коштів у розрізі кас і тимчасових періодів;
• відомість руху наявних коштів у розрізі касових документів;
• касова книга;
• відомість руху безготівкових коштів у розрізі банківських рахунків і тимчасових періодів;
• відомість руху безготівкових коштів у розрізі банківських документів;
• відомість взаєморозрахунків з контрагентами в розрізі тимчасових періодів;
• відомість взаєморозрахунків з контрагентами в розрізі проведених документів;
• календар взаєморозрахунків з контрагентами;
• відомість взаєморозрахунків зі співробітниками в розрізі тимчасових періодів;
• відомість взаєморозрахунків зі співробітниками в розрізі проведених документів;
• календар взаєморозрахунків зі співробітниками.