Автоматизація обліку грошових коштів на рахунках в банках в СВК «Вільне козацтво» Білгород-Дністровського району Одеської області

 

Поряд з тим, на відмінну від попередніх років в господарстві наявна ще одна стаття витрат – надзвичайні  витрати, що склали 841 тис. грн. і остаточно вплинули на збитковість досліджуваного господарства.

Так рівень збитковості  у 2012 р. склав 29,6%, що відповідає рівню  чистого збитку 3450 тис. грн., що на 2782 тис. грн. більше за збиток 2010р.

Такі результати свідчать про скрутне становище сільськогосподарського виробничого кооперативу. Господарство потребує значних змін у власній діяльності. Основною причиною збитковості є спеціалізація господарства на такій трудомісткій, високо витратній продукції як тваринницька. Отже основний момент, що потребує реорганізації це структура виробництва господарства. СВК «Вільне козацтво необхідно розглянути стратегію диверсифікації як основний спосіб зміни положення, що склалось. За рахунок розширення асортименту продукції рослинництва господарство зможе покривати витрати, що понесені на виробництво продукції тваринництва. Поряд з тим вагомий вплив може мати держава за рахунок надання дотацій на розвиток скотарства та свинарства.

2.2 Особливості організації облікової, аналітичної та аудиторської роботи з обліку грошових коштів на рахунках в банках.

 

Для зберігання коштів і здійснення безготівкових  розрахунків в установі банку  за місцем реєстрації підприємства або, будь-якому банку за згодою сторін відкриваються рахунки.

Порядок проведення операцій на рахунках регулюється чинним законодавством України і нормативними актами Національного банку України. Відкриваються і закриваються рахунки згідно з Інструкцією "Про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах" [12].

Умови відкриття  рахунка та особливості його функціонування сторони визначають в договорі банківського рахунка або банківського вкладу, які обов'язково мають укладатись у письмовій формі та не повинні суперечити інструкції.

Саме інструкція встановлює, що банки відкривають своїм клієнтам за договором банківського рахунка поточні рахунки, а за договором банківського вкладу - вкладні (депозитні) рахунки.

Під поточним рахунком слід розуміти рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

До поточних рахунків належать також: рахунки за спеціальним режимом їх використання; поточні рахунки типу "Н", що відкриваються в національній валюті офіційним представництвом і представництвом юридичних осіб - нерезидентів, які не займаються підприємницькою діяльністю на території України; поточні рахунки типу "П", що відкриваються в національній валюті постійним представництвом, карткові рахунки, що відкриваються для обліку операцій за платіжними картками.

Під вкладним (депозитним) рахунком розуміють рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей, що передаються клієнтом в управління на встановлений термін або без зазначення такого терміну під визначений відсоток і підлягають поверненню клієнту відповідно до законодавства України та умов договору.

Право першого підпису належить керівникові підприємства, а також посадовим особам, уповноважених керівником. Право другого підпису належить головному бухгалтеру і уповноваженій ним особі. Якщо посада головного бухгалтера не передбачена або у випадках, коли ця посада тимчасово вільна, старші бухгалтери користуються правами головних бухгалтерів. Особи, що мають право першого і другого підпису, вказуються в картці із зразками підписів і відбитком печатки при її складанні.

Безготівкові розрахунки в господарському обороті України проводяться  за такими формами:

- платіжними дорученнями;

- платіжними вимогами-дорученнями;

- чеками;

- акредитивами;

- векселями;

- пластиковими картками  та ін.;

- електронними розрахунковими  документами. 

Розрахунки в СВК  «Вільне козацтво» здійснюються за допомогою платіжних доручень. Платіжне доручення являє собою бланк встановленої форми, який підприємство подає до обслуговуючого банку для перерахування визначеної суми зі свого рахунка. Банки приймають до виконання доручення протягом 10 календарних днів з дати його заповнення.

Доручення приймаються до виконання тільки на суму, яка може бути сплачена готівкою з рахунка підприємства або за рахунок кредиту. Доручення на перерахування грошових коштів у дохід бюджету або позабюджетних фондів приймаються банками незалежно від наявності грошових коштів на рахунку клієнта. У разі відсутності грошових коштів доручення обліковуються на позабалансовому рахунку.

Платіжні доручення  приймаються для здійснення попередньої  оплати за товари (роботи, послуги), а  також для завершення розрахунків  на підставі актів звірення взаємної заборгованості суб'єктів господарювання.

Установою банку періодично, але не рідше одного разу на місяць надсилають на підприємство поштою або  передають через уповноважену господарству особу виписку з поточного  рахунка, додаючи копії документів, на підстав яких банк здійснював операції по рахунку. Після одержання з банку виписки з поточного рахунку головний бухгалтер перевіряє відповідність записів у ній документам та записам бухгалтерії господарства. Якщо виявили помилку, бухгалтерія господарства негайно у письмовій формі повідомляє про це установу банку.

При обробці виписки  в господарстві поточний рахунок  є активний, а для банку він  пасивний. Тому і надходження коштів банк відображає у виписці по кредиті  рахунка, а їх списання – по дебету. Але в господарстві ці операції ми показуємо навпаки, тобто надходження коштів - по дебету, а їх списання – по кредиту.

При бухгалтерській обробці  виписок з поточного рахунка  на її полях проставляють кореспондуючі  рахунки по кожній господарській операції поряд з відповідною сумою. Сальдо поточного рахунку повинно бути тотожним як в обліку банку так і товариства. Виписка банку замінює собою реєстр аналітичного обліку, а тому обов’язково повинна мати дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів по дебету і кредиту, а також залишок коштів на початок і кінець звітного періоду.

По дебету у виписці  банку буде показана сума коштів, яка  списана з поточного рахунка, а по кредиту – зарахована на нього; відповідно сальдо у виписці  буде по кредиту рахунка.

Рахунок 31 "Рахунки  в банках" призначено для обліку наявності та руху грошових коштів що знаходяться на рахунках у банках і можуть бути використані для  поточних операцій.

Рахунок  31 "Рахунки  в банках" має такі субрахунки:

311 "Поточні рахунки в національній валюті";

312 "Поточні рахунки  в іноземній валюті";

313 "Інші рахунки  в банку в національній валюті";

314 "Інші рахунки  в банку в іноземній валюті".

На дебеті рахунка 31 "Рахунки  в банках" відображається надходження  грошових коштів, на кредиті - їх використання.

Субрахунки  312 "Поточні  рахунки в іноземній валюті",  314 "Інші рахунки в банку в  іноземній валюті" призначені для  узагальнення інформації про наявність  та рух грошових коштів в іноземній  валюті.

Операції за рахунком 31 "Рахунки в банках" відображають на підставі перевірених виписок банку і грошових документів, доданих до них.

Аналітичний облік на рахунку  31 "Рахунки в банках" здійснюється за виписками банку, і  лише за наявності на підприємстві розрахункових субрахунків відкривають окремі аналітичні рахунки для обліку відповідних. У разі необхідності деталізація кожного аналітичного рахунка здійснюється за виписками банку.

Основою для запису операцій на рахунку 31 «Рахунки в банках»  є виписки з цього рахунка. Періодично (здебільшого кожного дня) банк видає власникам рахунків виписки з відповідного рахунка з копіями розрахункових операцій. Виписка обов’язково подається на 1-ше число кожного місяця. Вона перевіряється підприємством з точки зору відповідності її доданим документам; при цьому встановлюються, чи всі записи належать до підприємства-власника рахунка. Виписка є основою для записів у реєстрах (журналу-ордера  №2 і допоміжної відомості 2) операцій на рахунку №31 «Рахунки в банках». Записи банку і підприємства мають бути ідентичним, але потрібно врахувати, що рахунок №31 «Ранки в банках» підприємства є активними, а для банку ці рахунки підприємств є пасивними рахунками. Тому на дебеті у Виписці банку показана сума коштів, списана з рахунка підприємства, а на кредиті – зарахована на нього сума, відповідно сальдо у Виписці буде на кредиті рахунка.

Сальдо на рахунку 31 "Рахунки  в банках" завжди має бути однаковим  як в обліку банку, так і підприємства.

Виписка банку замінює  регістр аналітичного обліку за рахунком, а тому обов'язково має містити дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів на дебеті і кредиті, а також залишки коштів на початок і кінець періоду.

Розпочинаючи аудит  обліку грошових коштів на поточному  та інших рахунках у банку, розробляється  детальна програма аудиторської перевірки, яка повинна включати такі питання: установлення кількості поточних, валютних, розрахункових та інших рахунків в установах банку, відповідності господарських операцій, які відображаються на вказаних рахунках, чинному законодавству; перевірка повноти і своєчасності оприбуткування грошових коштів, що надійшли на рахунки підприємств, своєчасності перерахування податків до бюджету й обов'язкових платежів; перевірка правильності кореспонденції рахунків за банківськими операціями.

Під час проведення аудиту звертається увага на можливі  випадки відкриття рахунку в  банку тільки за наявності документа, що засвідчує їх реєстрацію як платежів соціальних внесків, та інших рахунків, включаючи валютні, позикові, депозитні, - у разі пред'явлення документа про повідомлення органів Фонду соціального страхування від нещасних випадків про намір відкрити відповідні рахунки, а також довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України. Причому копії цих документів мають бути засвідчені нотаріально або органом, що їх видав, фізичні особи - довідку про ідентифікаційний номер.

Вивчаючи банківські документи, визначають законність та обґрунтованість  операцій і правильність віднесення витрат на відповідні рахунки. Трапляються випадки порушень, коли для приховування зловживань окремими бухгалтерськими працівниками і касирами здійснювалися заміни виписок банку іншими сфальсифікованими виписками чи виправлення відповідних сум. У таких випадках потрібно здійснити зустрічну перевірку документів і зіставити між собою взаємозв'язані господарські операції, відображені на рахунках обліку і виписках банку. При цьому вивчають порядкову нумерацію виписок банку і правильність перенесення підсумків та їх залишків в облікові регістри. Якщо у клієнта відсутні окремі виписки банку, то важливо отримати з банку завірені їх копії. Документи, додані до виписок, вивчають передусім на предмет їх законності.

Ураховуючи, що банківські установи України перейшли на комп'ютерну систему обліку і банківські виписки видаються клієнтам за кожен день, необхідно звіряти вихідні і вхідні залишки не лише за виписками, а й за датами здійснення попередніх операцій. Це дає змогу виявити знищені банківські виписки за конкретний день.

Звертається увага на правильність оприбуткування в касу грошей, отриманих з банку за чеком. Мають місце випадки, коли окремі бухгалтери в змові з касиром забирали гроші, отримані за чеками, але для того, щоб обороти по виписці банку збігалися з відповідним журналом, суму отриманих грошей списували в кредит рахунку "Розрахунки з іншими кредиторами", на якому відображали кредиторську заборгованість, особливо з закінченим строком позовної давності. Необхідно звіряти обороти за дебетом і кредитом відповідних рахунків, оскільки залишок може не змінитися, якщо зменшити обороти на однакову суму. Необхідно також установити, чи відповідають номери і суми використаних чеків корінцям книжок, а в разі виявлення анульованих або зіпсованих чеків з'ясувати, чи є відмітка про це в корінцях.

Перевіряючи грошові кошти, що надійшли на рахунок, слід установити правильність їх обліку і повноту зарахування. Для обліку банківських операцій використовується рахунок "Рахунки в банках".

Перераховану покупцями  виручку звіряють з записами в  облікових регістрах за рахунками обліку розрахунків з покупцями і замовниками: "Розрахунки з покупцями та замовниками", "Розрахунки за авансами одержаними" і за рахунками обліку доходів. Надходження грошових коштів від інших дебіторів (за договорами оренди, штрафних санкцій тощо) перевіряють за даними виписок і доданих до них документів, а в разі необхідності - й облікових записів в організаціях контрагентів (зустрічна перевірка). З'ясовується також правильність кореспонденції рахунків із зарахування грошових коштів на рахунки в банках, своєчасність виділення ПДВ за оприбуткованими сумами виручки, авансів та ін. Суми, що не підтверджені документально, повинні враховуватись на рахунку "Розрахунки за претензіями".

Аналогічно здійснюється контроль операцій щодо списання грошових коштів з поточного рахунку та інших банківських рахунків. Особлива увага приділяється своєчасності й повноті оприбуткування в касу отриманих з банку готівкових грошей, законність перерахування коштів на рахунки постачальників та інших кредиторів. Такі операції мають бути підтверджені документально (договорами, актами здавання-приймання виконаних робіт, накладними на матеріальні цінності та ін.). Якщо підприємство переказує суми заробітної плати, утримання за виконавчими листами тощо, то їх обґрунтованість забезпечується як наявністю первинних облікових документів, так і реальністю вказаних у них адрес отримувачів коштів.

Правильність кореспонденції рахунків щодо списання грошових коштів з рахунків та зарахування на них  коштів перевіряється за даними облікових регістрів на рахунку "Рахунки в банках".