Автоматизация учета труда и заработной платы

Разделение  функций.

Компьютерная  система может осуществить множество  процедур внутреннего контроля, которые  в неавтоматизированных системах выполняют  разные специалисты. Если разграничить доступ системой паролей, возможность вмешательства в другие функции уменьшится. 
Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. При большой степени автоматизации учетного процесса есть опасность появления ошибок. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок .  
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность предприятия. Используя программы накапливающие статистическую информацию о работе компьютера можно контролировать обработку операций бухгалтерского учета. 
Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета. 
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.  
Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. В учёте труда и заработной платы большинство документов создаётся непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить персональные надбавки  к зарплате или премии в определенном размере от оклада, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Для облегчения ввода документов во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.  
Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчают работу бухгалтера. На основе первичных документов автоматически создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную.

Требования  ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно  увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы разработчики бухгалтерских программ, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты. 

Кроме первичных  документов, журнала операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников.  Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником. 
Конечная цель работы любой бухгалтерии – составление отчетов по результатам деятельности предприятия. Бухгалтерские отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. Как правило,  для предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким специалистам с одной информационной базой (например, инспектор по кадрам, бухгалтер по начислению зарплаты и главный бухгалтер).  Большинство пакетов реализуют эти требования. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.

Для бухгалтерского учёта труда и заработной платы  необходимо использование в работе калькулятора и календаря. Многие программы включают их поддержку. Встроенный производственный календарь позволяет не забывать правильно, учесть выходные и праздничные дни для оплаты сверхурочной работы или при предоставлении отпуска. Также для ведения учётной документации по кадрам необходимо создание текстовых документов, для этих целей многие программы  используют шаблоны текстового редактора MS Word и обеспечивают вывод информации в виде электронных таблицы MS Excel. Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной  работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. 

Большинство современных  программ имеют мощные средства настройки  на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически  любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды. Многие авторы исследований в области автоматизации бухучёта отмечают некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским программам. Они сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec  до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использован общепринятый интерфейс. Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления. В большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не сведущий в бухгалтерском учете просто не сможет работать с бухгалтерской программой. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

В функциональном аспекте требования к автоматизированной бухгалтерской системе сводятся к тому, что они должны, по крайней  мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив). Особую актуальность последнее требование имеет в учёте труда и заработной платы.

Для того, чтобы  обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время. 

Надежность  системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. 

Таким образом,  можно сделать вывод о том, что к программным комплексам по учёту труда и заработной платы предъявляется едва ли не больше требований, чем к автоматизированной системе учёта на других участках работы.

Учёт труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе учёта в организации. Работники организации, занимающиеся расчётами оплаты труда, повседневно сталкиваются с необходимостью обращаться к нормативным материалам. Начисление заработной платы, премирование, различные выплаты и компенсации в соответствии с законодательством о труде, льготы, надбавки, оплата листков временной нетрудоспособности и социальных пособий - вот неполный перечень вопросов, в которых бухгалтер должен разбираться, чтобы избегать ошибок и санкций трудовых инспекций и налоговых органов. Кроме того, расчёты с работниками в современных условиях постоянно усложняются.

Таким образом, выбор темы курсовой работы, связанной  с рассмотрением (облегчением) реализации основной задачи бухгалтерии - учет труда и заработной платы сотрудников, путем использовании специализированной компьютерной программы 1С: Предприятие 8.1, обусловлен её актуальностью.

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

2.1  ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ЗАО «СаБ»

Закрытое акционерное  общество «Саб» основной вид деятельности предприятия производство изделий  из бетона для использования в  строительстве.

Полное наименование предприятия Закрытое акционерное  общество «СаБ», сокращенное наименование ЗАО «Саб»

Закрытое акционерное общество «СаБ» зарегистрировано в государственном реестре 29.12.2003 г. с уставным капиталом 10000 тыс.руб.

Юридический адрес предприятия: 617830 Пермский край, г. Чернушка, Промзона Восточная.

Основным видом  деятельности является, производство изделий из бетона для использования  в строительстве. На предприятии  функционируют 3 цеха: Бетонный; Столярный; Транспортный;

Предприятие ЗАО «СаБ» относится к субъектам малого предпринимательства, так как согласно статье 4 ФЗ от 24.07.2007 года №209 ФЗ «О развитии малого среднего предпринимательства в РФ» соответствует установленным требованиям:

1.Учредителем  общества является частное лицо

2.Средняя численность  работников за 2008 год составляет 30 человек

3.Выручка от  реализации за 2008 год составила  52 млн.руб.

4.Остаточная  стоимость основных средств 8 млн.руб.

2.Организация  учета на предприятии.

Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерской  службой предприятия в соответствии с утвержденной учетной политикой по общим правилам ведения учета с применением программы «1С-Предприятия»

Основными способами  ведения бухгалтерского учета является:

- линейный способ  погашения стоимости основных  средств 

-отпуск в  производство производственных запасов по средневзвешенной цене

- учет готовой  продукции по нормативной себестоимости 

-распределение косвенных расходов пропорционально объему реализации

- управленческие  расходы относятся на счет  продаж без распределения 

Как субъект  малого предпринимательства ЗАО  «СаБ» не применяется Положение по бухгалтерскому учету.

Учет расчетов по налогу на прибыль организации  ПБУ 18/02 согласно пункту 1 разделу 1 Положения.

По этой же причине  предприятие не подлежит обязательному  аудиту. Обязательный аудит отчет  за 2009 год проводится согласно статье 5 ФЗ от 30.12.2008 года №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» так как объем выручки за предшествующий отчетному году превысил 50 млн.руб. Договор на проведение аудиторской проверки заключен с ООО Консалтинговая группа «Капитал» с графиком проведения 17-28 мая 2010 года.

Учетная политика ЗАО «СаБ» для бухгалтерской  отчетности на 2008 год

1.Организационно-технический  раздел

1.Бухгалтерский  учет на предприятии осуществляется  на основании Федерального закона  от 02.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»,Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утверждено приказом Минфина России от 09.12.1998 №60н, НК РФ.