Автоматизация учета комиссионных операций

 

Обычно план счетов открывается при выборе в  главном меню "Операции" пункта "План счетов". В конкретной конфигурации могут быть предусмотрены и другие способы доступа к плану счетов (пункты меню, кнопки панелей инструментов). Кроме того, окно плана счетов используется в различных режимах программы для выбора счета из списка. Например, при вводе проводок счета проводки могут вводиться с клавиатуры, а могут быть выбраны из плана счетов.

План счетов представляет собой таблицу, каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета.

В окне плана  счетов в определенный момент времени  можно просматривать список счетов, принадлежащий одному плану счетов. Как правило, на предприятии используется один план счетов.

Рис. 2.2. План счетов

 

2.1.3. Настройка справочников аналитической  информации

 

Справочником  называется объект программы, позволяющий  пользователю вводить, хранить и  получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

Для каждого  справочника открывается отдельное  окно. Внешне справочник представляет собой список элементов текущего уровня. При открытии справочника текущий уровень устанавливается на корень дерева. Самым левым элементом каждой строки выводится иконка, определяющая одно из трех состояний данного объекта:

 — объект  является группой на текущем  уровне;

 — объект  является группой, определяющей текущий уровень (на экране отображается содержимое этой группы);

 — объект  не является группой (не содержит  подобъектов).

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

 

 

Рис. 2.3. Справочники

 

После такого рода предварительной  настройки основных параметров программы пользователь может немедленно приступить к вводу хозяйственных операций.

 

 

2.2.  Ввод входящей информации

 

2.2.1. Ввод входящих сальдо

После настройки  нашей системы: уточнения плана  счетов, определения структуры аналитики, создания и прикрепления к счетам справочников объектов аналитического учета, настройки констант необходимо перейти к заключительной части подготовки системы к эксплуатации: вводу остатков на начало года.

Справочники могут быть либо заведены заранее, либо их можно дополнять при вводе остатков. Перед началом вводом остатков необходимо установить рабочий период. Входящие остатки в «1С: Бухгалтерии» вводятся как конечные за предшествующий период, а затем, при закрытии периода, переносятся в следующий квартал как начальные.

Проводки с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета вводятся в корреспонденции с фиктивным счетом «00». В бюджетном плане счетов предусмотрен счет «000».

Прежде всего необходимо определиться с датой, начиная с которой  начнется ведение учета в «1С: Бухгалтерии».

Учет в «1С: Бухгалтерии» можно начинать вести  с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с  произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между  необходимостью ввода большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала и пользой от возможности анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и автоматического составления отчетности.

Тем не менее, можно  начинать ведение учета с произвольной даты, поскольку это, во-первых, позволит нам освоить основные приемы работы с программой; и во-вторых, предоставит возможность проверить применимость документов «1С: бухгалтерии» для специфики нашего учреждения; в-третьих, позволит очень просто составлять отчетность средствами «1С: Бухгалтерии».

При вводе остатков по счетам, для которых учет ведется по принципу двойной записи (балансовые счета), используется в качестве корреспондирующего счета фиктивный балансовый счет «00» или «000», который не имеет субсчетов. Остатки по счетам, учет по которым ведется без корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой записью, то есть в проводке указывается только один счет.

Остатки введем на 31.10.07., которые представлены на рисунке 2.4.

Рис. 2.5. Остатки

2.2.2. Контроль корректности ввода входящей информации

После ввода  входящих сальдо по всем бухгалтерским  счетам на вспомогательном счете  «00» или «000» не должно быть остатка. Кроме того, проконтролировать правильность введенной информации можно и при помощи любой из форм отчетности, входящей в состав программы, например, пользуясь оборотно - сальдовой ведомости по счету просмотрим несколько счетов:

 

Рис. 2.6. Проверка правильности ввода остатков

 

2.3. Регистрация  хозяйственных операций и анализ  хозяйственной деятельности

 

2.3.1. Средства автоматизации ввода хозяйственных операций

Компьютерная  технология ведения учета отличается от ведения учета «вручную». Регистрация  факта совершения финансово-хозяйственной  операции в информационной базе программы  производится всего один раз –  при вводе суммы проводки. Как только сумма проводки будет введена, она изменит итоги по счетам бухгалтерского учета, затронутым в проводке, и будет отражаться в отчетных документах, формируемых из программы.

В «1С: Бухгалтерии» имеется несколько способов регистрации учетной информации: ввод проводок «вручную», использование механизма типовых операций, использование настроенных документов.

Ввод проводок «вручную».

Все факты хозяйственной  деятельности учреждения в «1С: Бухгалтерии» хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете в натуральном и денежном выражении. Например, операции по вводу входящих остатков вводились «вручную». Каждая проводка, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются «сложными». В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов, и наоборот.

Режим ручного  ввода отличается максимальной гибкостью: можно указать любое содержание операции и ввести любые проводки. Кроме того, этот режим не требует предварительной настройки в «Конфигураторе» и прост в освоении.

Ввод проводок в режиме «типовых операций»

Многие хозяйственные  операции, совершаемые, а организации, с точки зрения отражения в бухгалтерском учете, имеют однотипный характер и регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок. Для отражения в учете таких стандартных ситуаций в «1С: Бухгалтерии» удобно использовать типовые операции. В отличие от режима ввода операции «вручную», в котором каждая проводка вводится вручную, типовая операция содержит шаблон. Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта. Это полезный режим автоматизированного ввода часто повторяющихся хозяйственных операций, но наиболее удобным для автоматизации учета денежных средств является метод регистрации учетной информации с помощью документов.

Использование документов «1С: Бухгалтерии»

Режим использования настроенных  документов позволяет автоматически  генерировать операцию, а при необходимости  – и проводки на основании вводимых документов. Для удобного поиска в информационной базе документы «1С: Бухгалтерии» распределяют по журналам. Например, в типовой конфигурации в журнал «Основные средства» включены документы «Покупка ОС» и «Начисление износа ОС», «Ликвидация ОС» и др. В журнале документов можно не только выписывать новые документы, но и работать с ранее введенными документами: редактировать, переходить в журнал операций и журнал проводок, видеть проводки автоматически формируемые документом и т.д.

В последнее время наибольшей популярностью  обладает режим документов. Разработчики в стандартных конфигурациях  программы предусматривают документы практически на «все случаи жизни». В частности в бюджетной конфигурации имеются в наличии документы, отражающие почти все операции по учету основных средств в бюджетных учреждениях: от ввода входящих остатков в момент начала эксплуатации программы  до списания пришедших в негодность основных средств за исключением редких операций, таких как изменение балансовой стоимости основного средства в связи с достройкой, дооборудованием, модернизацией, частичной ликвидацией и т.п.

Таким образом, успех при работе с программой предполагает умение пользоваться стандартными документами, знать их возможности и уметь настраивать их в соответствии с потребностями конкретной организации. Ниже приведены совершаемые нами операции.

Рис. 2.7. Операции

 

Рассмотрим подробнее использованные нами документы.

 

Рис. 2.8. Отгрузка товаров

 

 

 

Рис. 2.9. Оказание услуг

 

Документ «Оказание  услуг» предназначен для отражения  в бухгалтерском учете факта  оказания услуг заказчику. Ввод нового документа выполняется выбором  пункта «Оказание услуг» из подменю «Учет товаров, реализации» меню «Документы» главного меню программы.

Внешний вид  документа зависит от выбранного в реквизите «Тип услуги» значения:

- Оказание услуг;

- Оказание посреднических  услуг в торговле.

В первом случае в шапке указываются:

- «Заказчик»  – элемент справочника «Контрагенты»;

- «Договор»  – элемент справочника «Договоры»  по выбранному контрагенту.

В случае оказания посреднических услуг в торговле в шапке документа необходимо заполнить следующие реквизиты:

- «Комитент»  – элемент справочника «Контрагенты»;

- «Договор»  – элемент справочника «Договоры»  по выбранному контрагенту;

- «Удерживать  комиссионное вознаграждение» - флажок следует включить в  том случае, если сумма по данному  акту будет удержана в качестве комиссионного вознаграждения.

Для документа  также предусмотрен режим ввода  на основании счета. В этом случае автоматически заполняется «Заказчик» и табличная часть документа.

В табличной  части документа указывается  список оказанных услуг, выбранных  из справочника «Номенклатура». При выборе видны только те элементы справочника «Номенклатура», для которых указан тип «Услуга» или «Посредническая услуга» (в зависимости от установленного значения в реквизите «Тип услуги»).

При нажатии  кнопки "Печать" формируется печатная форма акта об оказании услуг.

При проведении документа формируются проводки по отражению выручки в дебет  счета 62.1 «Расчеты с покупателями в  рублях» с кредита счета 90.1 «Выручка».

При удержании  комиссионного вознаграждения формируется  дополнительная проводка в дебет счета 76.5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с кредита счета 62.1 «Расчеты с покупателями в рублях».

 

Рис. 2.10. Поступление товаров

 

Документ «Поступление товаров» предназначен для отражения  в учете операций, связанных с поступлением в организацию товаров.

Ввод нового документа выполняется выбором  пункта «Поступление товаров» из подменю  «Учет товаров, реализации» меню «Документы» главного меню программы.

В верхней части  экранной формы документа указываются: номер и дата документа на поступление в организацию товаров, информация о поставщике, складе, на который товар принят, и назначении товара.

В реквизите  «Поставщик» указывается контрагент (организация или частное лицо), от которого получены товары по данной накладной. В реквизите «Договор» следует указать полученный от поставщика счет на оплату или договор.

В реквизите  «Склад» указывается склад организации, на который приняты товары. В реквизите  «Товары поступили» необходимо указать  назначение поступления:

- на оптовый склад;

- в розничную  продажу.

Для заполнения табличной части используется справочник «Номенклатура». Заполнение табличной  части документа может выполняться  двумя способами:

- обычным вводом  новой строки табличной части  документа (пункт «Новая строка» меню «Действия»). При этом окно справочника «Номенклатура» открывается вновь для каждой новой строки табличной части;