Автоматизация бухгалтерского учетп

    

     Контрагент – это общее понятие, в которое включены поставщики и покупатели, организации и частные лица. В справочник "Контрагенты" заносится информация о юридических и физических лицах для дальнейшего использования в процессе планирования поступления и расходования денежных средств, при формировании отчетности, при оформлении документов и т.п. Контрагенты в справочнике могут быть классифицированы по группам, например, "Поставщики", "Покупатели" и т.д. Справочник "Контрагенты" имеет неограниченное количество уровней вложенности.[5, с. 116]

     В таблице  2.4.3 представлены контрагенты, с которыми сотрудничает организация «АСПЭК-Строй», а именно это Покупатели: Федорова О.Л. (физическое лицо), ОАО «Строитель» и ООО «Металлопроект» (юридические лица), Поставщики: Смоляков В.П. (физическое лицо), ООО «Маргаритка» и ОАО «Аннушка» (юридические лица).

     Таким образом,  с помощью кодирования мы представили материалы и контрагенты, которые используются в данной организации.

 

2.5. Перечень  форм результатных документов, их  характеристика,

конечный пользователь. Формирование результатных документов

     В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

     - полнота  информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

     - количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

     - своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

     - достоверность предоставляемой информации;

     - хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов;

     - отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

     Можно выделить следующие принципы построения результатных документов:

     -  выделение трех зон в документе;

     - разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

     - выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

     - выделение реквизитов - оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований ─ к результатным, а среди результатных ─ размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

     - если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок). [9, с.61]

          "1С:Бухгалтерия 7.7" - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия 7.7". Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

     В комплект  поставки входит конфигурация, предназначенная  для учета в хозрасчетных организациях. Для ведения учета в учреждениях  и организациях, состоящих на бюджете, предназначена поставляемая отдельно конфигурация "Для бюджетных организаций". "1С:Бухгалтерия 7.7" может также использоваться с другими (специально созданными) конфигурациями.

      "1С:Бухгалтерия 7.7" включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

     Отчеты по синтетическому учету: 
- оборотно-сальдовая ведомость; 
- шахматка; 
- главная книга; 
- журнал-ордер и ведомость по счету; 
- анализ счета за период и по датам; 
- карточка счета.

     Отчеты по аналитическому учету: 
- оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета 
- анализ счета в разрезе объектов аналитики 
- анализ объекта аналитики по счетам 
- карточки операций по объекту аналитики

     В организации  ООО «АСПЭК-Строй» «1С: Предприятие 7.7» позволяет формировать результатные документы, представленные в таблице 2.5.1.

Таблица 2.5.1

Отчетные документы

 

Наимено-вание документа	Периодичность формирования	Конечный пользо-ватель	Назначение	Формат бланка документа	Прочие характеристики
1	2	3	4	5	6
Журнал-ордер по счету 60	Ежемесячно	Гл. бухгалтер	Для отражения информации по расчету с поставщиками и подрядчиками и выявления кредиторской и дебиторской  задолженности	А4 Альбомный	Хранится в общем  журнале системы, заполняется бухгалтером, хранится по мере существования фирмы
Оборотно-сальдовая ведомость  по счету 60	Ежемесячно	Бухгалтер	Для учета расчетов с  поставщиками и подрядчиками за определенный период	Формат А4 альбомный	Формируется по мере необходимости  как электронный документ, хранится в общем журнале системы, заполняется  бухгалтером, хранится по мере существования  фирмы, не является документом внешнего пользования
Книга покупок	Ежемесячно на основании счет-фактур	Бухгалтер	Предназначена для регистрации  счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы  налога на добавленную стоимость, предъявляемой  к вычету (возмещению) в установленном  порядке	А4 Альбомный	Книга покупок хранится у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи

 

     Сформируем  с помощью программы «1С: Бухгалтерия  7.7» такие результатные документы,  как «Оборотно-сальдовая ведомость  по счету 60» и «Журнал-ордер  по счету 60», которые описаны  в таблице 2.5.1 и представим их в Приложениях 4 и 5.

     Опишем  реквизиты данных отчетных документов  «Оборотно-сальдовая ведомость по  счету 60» и «Журнал-ордер по  счету 60» в таблицах 2.5.2 и 2.5.3 соответственно.

     Оборотно-сальдовая ведомость — один из основных бухгалтерских документов, содержит остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период для каждого счета, cубсчета.

     Из оборотно-сальдовой ведомости формируется бухгалтерский баланс путем расчета сальдо по бухгалтерским счетам и перенесения их в сам баланс. Оборотно-сальдовые ведомости используются для проверки бухгалтерских записей на наличие арифметических ошибок. [4, с.155]

     Отчет "Оборотно-сальдовая  ведомость по счету" (меню "Отчеты" - "Оборотно-сальдовая ведомость  по счету") показывает начальные и конечные остатки, а так же обороты за период для выбранного счета. Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить остатки и обороты раздельно по объектам аналитического учета (субконто).

     Для формирования "Оборотно-сальдовой ведомости по счету" достаточно в форме отчета указать организацию, период и выбрать счет бухгалтерского учета. После чего нажать кнопку "Сформировать" на командной панели формы отчета.

     Для получения  данных в любых необходимых разрезах выбранного счета в программе предусмотрено большое количество вариантов настройки отчета. С помощью кнопки "Настройка..." командной панели формы отчета в специальном диалоговом окне можно задавать различные условия детализации и отбора. Причем, настройка отбора и детализации возможна не только по субконто, но и по реквизитам субконто.

         Таблица 2.5.2

Описание реквизитов отчетного документа

«Оборотно-сальдовая  ведомость по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Наименование реквизитов	Идентификатор реквизита	Тип	Знач-ность	Точ-ность	Вид (справочный, ввод с  клавиатуры или расчетный
1	2	3	4	5	6
Общие признаки
Наименование организации	Naim_org	Симв.	50		Справочный
Период	Period	Дата	8		Справочный
Табличная часть
Поставщик	Post	Симв..	50		Справочный
Сальдо начальное дебетовое	Saldo_nach_deb	Числ.	4	2	С клавиатуры
Сальдо начальное кредитовое	Saldo_nach_kr	Числ.	4	2	С клавиатуры
Оборот по дебету	Ob_deb	Числ.	4	2	Расчетный
Оборот по кредиту	Ob_kred	Числ.	4	2	Расчетный
Сальдо конечное дебетовое	Saldo_kon_deb	Числ.	4	2	Расчетный
Сальдо конечное кредитовое	Saldo_kon_kr	Числ.	4	2	Расчетный
Итого	Itogo	Числ	8	2	Расчетный

 

     Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

     Т=3 х (81 + 7) + 0,5 х 6 + 2,2 х 2 + 16 + 8 = 295,4 мм

           Д = 20 + 8 + 8 + 6 х 2 + 9 х 16 + 0,5 х 14  + 2,2 х 5= 210 мм

          Таким образом, «Оборотно-сальдовая»  ведомость будет иметь  бланк 

     документа  А4, ориентация « Альбомная».

     Бухгалтерский учет на основе журнально-ордерной формы учета осуществляется следующим образом. Полученные бухгалтером первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента их поступления. При этом проверяется подлинность документов, их соответствие законодательству и наличие обязательных реквизитов. При обработке документов сведения из их данных включаются в соответствующие регистры, карточки, таблицы, ведомости, а также кодировании хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок. Информация по ряду операций поступает сразу же в соответствующие журналы-ордера. Расчеты по кассе оформляются в кассовой книге, а потом переносятся из нее в журналы-ордера.

    Журнально-ордерная форма отличается от других форм бухгалтерского учета в журналах-ордерах и главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Информация из журналов-ордеров переносится в главную книгу, где подсчитываются обороты по дебетам счетов, и определяется конечное сальдо по всем счетам.[8, с. 88]

          Отчет "Журнал-ордер по счету" (меню "Отчеты" - "Журнал-ордер по счету") показывает кредитовые обороты счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в корреспонденции с дебетуемыми счетами, начальные и конечные остатки, а так же обороты за период для выбранного счета. Для формирования "Журнала-ордера по счету" достаточно в форме отчета указать организацию, период и выбрать счет бухгалтерского учета. После чего нажать кнопку "Сформировать" на командной панели формы отчета.

          Представим описание реквизитов отчетного документа « Журнал-ордер по счету 60» в таблице 2.5.3.

Таблица 2.5.3

 

Описание реквизитов отчетного документа «Журнал-ордер  по счету 60»

 

Наименование реквизитов	Идентификатор реквизита	Тип	Значность	Точность	Вид (справочный, ввод с  клавиатуры или расчетный
1	2	3	4	5	6
Общие признаки
Наименование организации	Naim_org	Симв.	50		Справочный
Период	Period	Дата	8		Справочный
Табличная часть
Сальдо на начало месяца	Saldo_na_ nach	Числовой	6	2	С клавиатуры
Номер счет-фактуры	Nom_schet-fact	Числовой	4		Справочный
Поставщик	Postav	Символьный	50		Справочный
Номер приходного документа	Nom_prih_doc	Числовой	4		С клавиатуры
Стоимость материалов по учетной цене	Stoim_mat	Числовой	8		С клавиатуры
С кредита в дебет счетов	S_kr_v_deb	Числовой	8		С клавиатуры
Дата оплаты	Data_opl	Числовой	8		С клавиатуры
С расчетного счета	S_rasch_scheta	Числовой	8		С клавиатуры
Неприбывший груз	Nepr_gruz	Символьный	8		С клавиатуры
Сальдо по неоплаченным счетам	Sal_po_neopl_schet	Числовой	8		С клавиатуры
Сальдо на конец месяца	Saldo_na_kon	Числовой	6	2	Расчетный

 

     Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

     Т=3 х (75+ 12) + 0,5 х 15 + 2,2 х 2 + 16 + 8 = 296,9 мм

     Д = 20 + 8 + 8 + 6 х 2_. + 9 х 16 + 0,5 х 18 + 2,2 х2 = 208,6 мм

     Таким образом,  «Журнал-ордер» будет иметь формат  бланка А4, ориентация «Альбомная».

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Выбор программ и вычислительной техники для автоматизации учета

3.1. Рынок программных средств

     На сегодняшний день на рынке программного обеспечения автоматизированных систем бухгалтерского учета представлено множество разработок, различающихся функциональной полнотой, принципами организации компьютерного учета, технологией внедрения и адаптации, стоимостью, и многими другими характеристиками.

     Критерием  выбора конкретного предприятия  должны быть, прежде всего целесообразность  и экономическая эффективность. 

     Классификация  и краткая характеристика основных  бухгалтерских программ:

1. Мини-бухгалтерия; К данному классу относятся программы, предназначенные главным образом для малых предприятий с небольшой численностью бухгалтерии (1-2 человека), без явной специализации сотрудников по конкретным разделам учета.

Среди этой группы программ наибольшее распространение получили такие программные продукты как «Финансы без проблем» (фирма «Хакер дизайн», г. Мариуполь), «Мини-бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва) и другие.

2. Интегрированная бухгалтерская  система (ИБС); Сегодня этот класс  является одним из самых распространенных, он ориентирован в основном на малый и средний бизнес. Среди этой группы распространены программные продукты фирм «Парус», «Инфософт», «Инотек», «Модуль Пи». Далее рассмотрим одну из перечисленных программ.

«Инфософт». Данная фирма предлагает широкий спектр программных средств, мы рассмотрим на примере многопользовательской сетевой бухгалтерская система «Интегратор». Эта система изначально проектировалась как сетевая, она построена в архитектуре «клиент-сервер» и предназначена для предприятий впервые приступивших к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов. «Интегратор» содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учета предприятий, обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке. Для небольших фирм, где бухгалтерский учет ведут 1-2 бухгалтера фирма «Инфософт» предлагает однопользовательский (несетевой) вариант системы Интегратор. Он содержит практически те же функции и возможности, что и сетевой вариант, но работает на одном компьютере. Однопользовательский интегратор прост в эксплуатации, имеет не высокую стоимость.