Автоматизация бухгалтерского учетп

 

 

     Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

     Т=3 х (58 + 3) + 0,5 х 4 + 2,2 х 0 + 16 + 8 = 209 мм

      Д = 20 + 8 + 8 + 6 х 3_. + 9 х 25_. + 0,5 х 28_. + 2,2 х 1 = 295,2 мм

     Таким образом, документ «Договор поставки» будет иметь формат бланка документа А4, ориентация «Книжная»

     Накладная - первичный бухгалтерский документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приему товарно-материальных ценностей. Содержит наименование выписавшей ее организации, номер и дату, кем и кому отпущен товар, его наименование, количество, сорт, цену и другие данные, основание для отпуска товара, расписку материально ответственных лиц в его отпуске и приеме [7, с.68]

Таблица 2.2.3

Описание реквизитов документа «Накладная»

Наименование реквизитов	Тип	Длина	Точ-ность	Вид (основание или признак)	Стабильность (постоянный, переменный)	Обрабатываемый или  необрабатываемый
1	2	3	4	5	6	7
Зона общих признаков
Часть 1
Организация	Символьный	50		Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Предприятие	Символьный	50		Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Часть 2
Шифр грузополучателя	Числовой	8		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Шифр поставщика	Числовой	8		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Шифр склада	Числовой	8		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Шифр вида операции	Числовой	8		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Дата	Дата	8		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Часть 3
Наименование документа	Символьный	30		Признак	Постоянный	Необрабатываемый
№ документа	Числовой	3		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Часть 4
Отправитель	Символьный	50		Признак	Переменный	Необрабатываемый
1	2	3	4	5	6	7
Получатель	Символьный	50		Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Основание	Символьный	30		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Содержательная зона
Номер прейскуранта и  дополнения к нему	Символьный	10		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Артикул или порядковый номер по прейскуранту	Числовой	8		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Шифр товара, тары	Числовой	6		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Наименование товарно-материальных ценностей	Символьный	15		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Ед. измерения	Символьный	6		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Сорт	Символьный	6		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Количество: брутто	Числовой	8		Основание	Переменный	Обрабатываемый
Количество: нетто	Числовой	8		Основание	Переменный	Обрабатываемый
Цена	Числовой	9		Основание	Переменный	Обрабатываемый
Сумма	Числовой	12	2	Основание	Переменный	Обрабатываемый
Зона подписей
Отпустил	Символьный	30		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Принял	Символьный	30		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Разрешил	Символьный	30		Признак	Переменный	Необрабатываемый
Всего реквизитов-	25	-	-	-	-	-

 

  Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

     Т=3 х (75 +10 ) + 0,5 х 9 + 2,2 х 2 + 16 + 8 = 287,9 мм

     Д = 20 + 8 + 8 + 6 х 7_. + 9 х 13_. + 0,5 х 17 + 2,2 х 2 = 207,9 мм

     Таким образом, «Накладная» будет иметь формат бланка А4, ориентация «Альбомная», так как ширина по расчетам больше, чем длина.

 

2.3 Перечень и содержание справочной документации

     Справочник  является списком возможных значений  того или иного реквизита документа  (в широком смысле слова «документ»).

     Справочники  используются в тех случаях,  когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. [2, с.85]

     Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о  каком товаре идет речь, каждый  должен называть его одинаково.  И в этом случае необходим  справочник. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.

     Система «1С: Предприятие 7.7» позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект будем называться элементом справочника.

     В качестве  обязательных реквизитов каждый справочник имеет код и наименование. Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым.

     Система «1С: Предприятие 7.7» предоставляет широкие возможности по работе с кодами элементов справочника: автоматическое присвоение кодов, автоматический контроль уникальности кода и другие.

     Список  элементов справочника в системе «1С: Предприятие 7.7» может быть многоуровневым. В этом случае все строки справочника будут разделяться на 2 вида: «просто» элементы справочника и группы справочника. Группы позволяют переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника.

     Использование  многоуровневых справочников позволяет  организовать ввод информации  в справочник с нужной степенью  детализации. Элементы и группы  элементов в многоуровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

     Помимо  кода и наименования, в справочниках  системы «1С: Предприятие 7.7» может храниться любая дополнительная информация об элементе справочника. Для хранения такой информации в справочнике может быть создан список реквизитов.

     Используя  механизм реквизитов справочника,  легко организовать, например, картотеку  сотрудников. Для этого достаточно  для справочника «Сотрудники»  создать реквизиты для хранения  сведений об образовании, паспортных  данных и прочей кадровой информации. Используя встроенные средства поиска в справочнике, при использовании конфигурации нужная информация о сотруднике может быть легко найдена.

     Для удобства  работы пользователей со справочником  на этапе конфигурирования можно  создать несколько видов экранных форм для показа справочника. В зависимости от контекста вызова справочника можно задать использование определенного диалога для работы с ним.

     Следует  иметь в виду, что в Конфигураторе  создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения».

     Ниже в настоящем Руководстве будет использоваться термин «справочник», под которым будет пониматься описание структуры, формы и поведения справочника.

     Рассмотрим  перечень некоторых справочников, используемых системой «1С: Предприятие 7.7» и сведем в таблицу 2.3.1.

    Сформируем  справочники «Виды договоров»  и «Контрагенты» с помощью  программы «1С: Предприятие 7.7»,  которые рассмотрены в таблице  2.3.1

 

 

 

Таблица 2.3.1

Перечень справочников, используемых системой «1С: Предприятие»

№ п/п	Наименование справочника	Реквизиты и показатели, вводимые в базу данных справочника	Назначение справочника	Возможность корректировки справочника  в процессе решения задачи
1	2	3	4	5
1.	Виды договоров	- код; - договор; - валюта; - оплата; - дата возникнов-я	Хранение договоров взаиморасчетов, заключенных с контрагентами	Корректировка в меню: Справочники  – Виды договоров
2.	Контрагенты	- код; - контрагент - вид контрагента	Информация о структуре внешних  организаций, с которыми взаимодействует предприятие	Корректировка в меню: Справочники – Контрагенты
3.	Валюта	- код; - наименование; - курс; - кратность;	Информация о валюте, в которой  производятся операции	Корректировка в меню: Справочник –Валюта
4.	Сотрудники	–табельный номер – ФИО	Ведение списка сотрудников организации	Корректировка в меню: Справочники  – Сотрудники
5.	Штатное расписание	– подразделение – должность –количество ставок	Содержится перечень структурных  подразделений, должностей, сведения о  количестве штатных единиц, должностных окладах	Корректировка в меню: Справочники  – Штатное расписание
6.	Должности	– код  – наименование	Содержит информацию о должностях: -категория должности (руководители, служащие, прочие специалисты, рабочие). - особенности пенсионного обеспечения работников, занимающих эту должность т.д.	Корректировка в меню: Справочники  – Должности
7.	Подразделения	– номер – наименование –код подразделения –признак административное	Предназначен для формирования иерархической структуры предприятия.	Корректировка в меню: Справочники - Подразделения

 

Сначала рассмотрим структуры  названных справочников и отразим  их в таблице 2.3.2.

Таблица 2.3.2

Структура справочников «Контрагенты» и «Договоры»

Наименование поля	Идентифика- тор	Тип поля	Длина заполняемого поля	Точность (число цифр после запятой  для числового поля)	Примечание (назначение реквизита)
1	2	3	4	5	6
«Контрагенты»
Код	Kod	Числовой	2	0	Нужен для достаточно быстрого поиска в базе данных
Контрагент	Kontr	Символьный	50	-	Применяется для определения контрагента
Полное наименование	Name	Символьный	50	-	Применяется для идентификации  поставщика или покупателя
ИНН	INN	Числовой	10	0	Применяется для каких-либо дополнительных сведений о контрагенте
Вид контрагента	Vid	Символьный	18	-
Юридический адрес	Jur_adres	Символьный	50	-
«Договоры»
Код	Kod	Числовой	2	0		Нужен для достаточно быстрого поиска в базе данных
Договор	Dogovor	Символьный	4	-		Применяется для определения конкретного  договора
Валюта	Valyta	Символьный	5	-		Применяется для определения валюты, к которой будут осуществляться операции
Оплата	Oplata	Символьный	10	-		Применяется для определения условия  порядка оплаты
Дата возникновения	Data_vozn	Числовой	8	-		Применяется для учета договоров  на определенную дату, на которую возник документ
Дата погашения обязательств	Data_pog_obaz	Числовой	8	-		Применяется для учета срока  погашения обязательств

А теперь командой в меню: Справочники – Контрагенты, сформируем справочник «Контрагенты». В открывшемся  окне заполним необходимые реквизиты.

     Контрагент – это общее понятие, куда включены поставщики и покупатели - организации и частные лица, с которыми сотрудничает фирма. Каждый контрагент может иметь несколько различных свойств (например: «Должники», «Оптовые покупатели» и т.д.).

     Для контрагента всегда должен быть задан хотя бы один договор.

1. Меню Справочники - Контрагенты
2. В левой части окна развернуть «плюсики» и двойным щелчком открыть нужную папку;
3. Нажать  «солнышко», чтобы ввести нового контрагента;
4. В строке «наименование юридического лица» (в центре окна под красным заголовком) набрать название фирмы и нажать  ENTER ;
5. Вид контрагента – стороннее юридическое лицо;
6. Ввести ИНН (10 цифр), телефон;
7. С помощью кнопок * ввести юридический и фактический адреса;
8. Открыть вкладку «Договор взаиморасчетов»;
9. В строке «наименование договора» нажать кнопку   и двойным щелчком выбрать нужный договор. Если такого договора нет, то добавить его «солнышком»;
10. Указать валюту (руб.);
11. В строке «тип цен по умолчанию» нажать      и выбрать тип цен, согласно договора.
12. В блоке «Предоставление кредита» отметить P пункт Не контролировать
13. Открыть вкладку «Банковский счет»
14. В строке «Наименование банковского счета» набрать слово расчетный, указать валюту и номер счета.
15. В строке «банк, в котором открыт счет» нажать      и двойным щелчком выбрать банк. Если нужного банка нет, то добавить его «солнышком».
16. Если имеется банк – корреспондент, то выбрать его с помощью кнопки
17. ОК.

 

 

 

Таблица 2.3.4

Образец заполнения справочника  «Контрагент»

Код	Контрагент	Наименование	ИНН	Адрес
1	2	3	4	5
-	Покупатели	-	-	-
11	ОАО «Строитель»	ОАО «Строитель»	1804786400	Г. Ижевск, ул.Клубная,8
12	ООО «Металлопроект»	ООО «Металлопроект»	1829384756	Г.Ижевск, ул. Союзная, 55
-	Поставщики	-	-	-
21	ООО «Маргаритка»	ООО «Маргаритка»	1876543219	г. Киров, ул К.Маркса, д.41
22	ОАО «Аннушка»	ОАО «Аннушка»	1887345698	г. Самара, ул. Донская, 150