Аудит заработной платы

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде. Срок хранения 75 лет.

• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

• №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета  отпусков. Срок хранения 5 лет.

• №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный  акт, ежегодно определяющий очередность  предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления  календарного года. Порядок составления  графика может быть закреплен  правилами внутреннего трудового  распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

• №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)».

Применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений. Срок хранения 75 лет.

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

Оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а). Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

• №Т-10 «Командировочное удостоверение».

Служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной. Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку. Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

• №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника. Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени  и расчетов с персоналом по  оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда».

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и  служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций. Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

• №Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников). Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

• №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,

• №Т-51 «Расчетная ведомость»,

• №Т-53 «Платежная ведомость».

Применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются. В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются). Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей».

Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам. Срок хранения 5 лет.

• №Т-54 «Лицевой счет»,

• №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники).

Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года. Срок хранения 75 лет.

• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета  приема-сдачи работ, выполненных  сотрудником по срочному трудовому  договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

Первичные документы, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм

Документы, форма которых не предусмотрена  в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

• Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ). Срок хранения 75 лет.

• Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ). Срок хранения 75 лет.

• Трудовые книжки  (ст.66 ТК РФ). Срок хранения - до востребования. Не востребованные - 75 лет.

• Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ). Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

• Положение о персональных данных. Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства  РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых  книжках».

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников  и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.

В каждой компании должны быть правила  внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные  положения:

• о заработной плате,

• премировании,

• коэффициенте трудового участия,

• и т.п.

разрабатываются и утверждаются в  случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы  по охране труда:

• Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности. Срок хранения – постоянно.

• Журнал регистрации инструктажных мероприятий; Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

Организация должна располагать следующими документами:

• Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда. Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию. Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

• Должностные Инструкции сотрудников. Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании. Срок хранения – постоянно.

• Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

 Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет. Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

• Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке  с сотрудниками, которые были приняты  на предусматривающие материальную ответственность должности. Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

• Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно  для всех юридических лиц и  ИП. Срок хранения – постоянно.

• Акты о несчастных случаях.

Срок хранения 75 лет.

• Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.

Срок хранения 75 лет.

Вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

 

Удержание из заработной платы работника  – это неперечисление (невыдача) части заработной платы, причитающейся  работнику, в обеспечение требований к этому работнику либо со стороны работодателя, либо со стороны третьих лиц, осуществляемое в случаях, размерах и порядке, ­установленных ТК РФ и иными федеральными законами.

В ТК РФ и иных федеральных законах (ст. 137 ТК РФ) установлены случаи удержаний  из заработной платы. Работодатель не может произвольно вычитать суммы из заработной платы работника, а обязан руководствоваться трудовым законодательством. Эти случаи следующие:

• обязательные удержания из заработной платы;
• удержания из заработной платы по инициативе работодателя;
• удержания из заработной платы по инициативе работника.

Обязательные удержания из заработной платы

1. Налог на доходы физических  лиц (НДФЛ).  Сроки и иные  условия удержания НДФЛ установлены  главой 23 Налогового кодекса РФ. Все другие удержания ­ осуществляются из заработной платы, рассчитанной за вычетом НДФЛ.

2. Удержания по исполнительным  документам (листам). Случаи взыскания  сумм из заработной платы по  исполнительным документам (листам) установлены в статье 64 Федерального  закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон об исполнительном производстве) и включают:

• исполнение решений о взыскании периодических платежей (алиментов). Размеры, порядок взыскания алиментов и задолженности по алиментным обязательствам определяются Семейным кодексом РФ (далее – СК РФ)2 . Перечень видов заработка и иного дохода, из которых производится взыскание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержден постановлением Правительства РФ от 18 июля 1996 г. № 841. Работодатель вычитает алименты из заработной платы работника, оставшейся после уплаты налогов в соответствии с НК РФ. Кадровые работники также должны иметь в виду, что при увольнении лица, выплачивающего алименты, организация, удерживавшая алименты из заработной платы, обязана в трехдневный срок сообщить судебному исполнителю по месту исполнения решения о взыскании алиментов и лицу, получающему алименты, об увольнении, а также о новом месте его работы или жительства, если ей это известно (п. 1 ст. 111 СК РФ);