Аудит расчетов с подотчетными лицами

Полученные доказательства аудитор должен зафиксировать в рабочих документах.

Аудитор должен изучить все проведённые процедуры, выводы, заключения для установления того, что выполнены все пункты плана аудита и сделаны правильные выводы; обобщить полученную информацию, систематизировать  выявленные отклонения и нарушения при проведении проверки и сформировать своё мнение о достоверности проведённого аудита. В документе для руководителя предприятия по результатам проведения аудита раскрываются наиболее существенные недостатки, а также предложения по улучшению процедуры проведения аудита.

2.3. Результаты  аудиторской проверки

 

 

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух документов – акта аудиторской проверки бухгалтерского учёта и достоверности отчётности  и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки расчётов с подотчётными лицами подробно сообщается проверяемой организации о проделанной работе, о том, какие направления подверглись сплошной проверке, а какие проверялись выборочно. Выявляются недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. Также в акте должны быть изложены конкретные рекомендации по исправлению недостатков и недопущению их в будущем. Исправления выполняются работниками бухгалтерии, а не аудитором.

Акт аудиторской проверки является конфиденциальным документом, с содержанием которого нельзя знакомить третьих лиц без согласия на это клиента. Исключение составляют факты выявления мошенничества, хищений и других особых случаев. Этот акт составляется в двух экземплярах, один передаётся лично аудитором, главному бухгалтеру, а второй экземпляр остаётся в аудиторской фирме, проводившей проверку, для контроля над устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта, аудитор знакомит с его содержанием руководителя предприятия, рассматривают замечания, возражения и при необходимости, вносят в акт коррективы и подписывают его.

Вторым документом по результатам аудита, является аудиторское заключение. Это официальный документ, который даёт оценку достоверности бухгалтерского учёта и отчётности предприятия, подписанный имеющим лицензию руководителем аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка произведена независимым аудитором, имеющим лицензию, то аудиторское заключение подписывается лично им и ставится его печать.

Заключения бывают четырёх видов: первый вид заключения - это заключение без замечаний и даётся оно в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчётности, а финансовое положение устойчиво и не вызывает никаких опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка была произведена недобросовестно и не профессионально.

Второй вид заключения: заключение с замечаниями делается при выявлении аудитором отдельных, легко устранимых недостатков, в целом не имеющих положительной оценки состояния бухгалтерского учёта и отчётности. Аудитор обязан дать свои рекомендации по всем выявленным недостаткам и проконтролировать их выполнение.

Третий вид заключения: отрицательное заключение, которое выдаётся в случае выявления серьёзных нарушений и запущенности бухгалтерского учёта и отчётности, в связи с чем, бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвёртый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учёта и отчётности. В результате аудиторы прекращают проверку, уведомляют об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

3.Аудит расчётов  с подотчётными лицами

 

 

 

 

3.1.План аудиторской  проверки расчётов с подотчётными  лицами

 

 

Для качественного выполнения проверки в установленные сроки, аудитору необходимо составить план предстоящих работ. При составлении плана аудиторской проверки необходимо определить уровень существенности на основании данных бухгалтерского учёта организации, т.е. по итогам финансового года, определяют финансовые показатели. Уровень существенности зависит от особенностей клиента, а именно, от отрасли деятельности, размера предприятия, суммы прибыли до налогообложения, стоимости оборотных средств, суммы валюты баланса, кредиторской задолженности, суммы капитала, наличия условных обязательств, необычных статей в отчётности и других факторов. Аудитор должен проанализировать значение всех показателей. Планирование – процесс, позволяющий наиболее рационально выполнять аудит и одновременно уменьшить риск существующих ошибок в финансовой отчётности клиента. План аудита включает наименование проверяемой организации, период проведения аудита, отражает состав аудиторской группы и их руководителей, конкретно планируемые виды работ. Для каждого пункта плана аудита определяются исполнители, какие документы нужны для этой проверки, и примечания, т. е. рекомендации исправления допущенных ошибок. Для развития плана аудиторской проверки составляется программа аудита, которая представляет собой перечень содержания аудиторских этапов, необходимых для практической реализации плана аудита. Эта программа состоит из следующих пунктов:

Сверка остатков сумм по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» в журнале-ордере 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений, выявить их причины.

Проверка правильности документального оформления операций по выдаче подотчётным лицам сумм из кассы.

Проверка сумм, выдаваемых подотчёт за проверяемый период.

Проверка назначения и фактического использования авансов.

Проверка правильности отражения операций по счетам бухгалтерского учёта.

Проверка сроков представления авансовых отчётов.

Проверка своевременности погашения задолженности по ранее выданным авансам.

Проверка правильности возмещения командировочных расходов и затрат на хозяйственные нужды.

Проверка аналитического учёта командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Порядок удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

Правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчётными лицами.

Наличие оправдательных документов по всем операциям.

Подписывается ли авансовый отчёт главным бухгалтером и утверждается ли руководителем организации.

Соответствие записей аналитического учёта счёта 71 с записями журнала-ордера 7, Главной книге и баланса.

Наличие приказов о направлении работников в командировку.

Правильность выдачи представительских расходов.

Правильность составления и своевременность авансового отчёта.

Консультации по устранению выявленных ошибок и составления отчёта аудитора по результатам проверки.

Составление аудиторского заключения.

По окончании процесса планирования аудита общий план должен быть оформлен документально и завизирован в установленном порядке.

3.2.Проверка документов  по расчётам с подотчётными лицами по содержанию и по форме.

 

 

Проверка документов по расчёту с подотчётными лицами осуществляется аудитором с использованием специальной карточки. При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить. Для проверки правильности отражения операций по расчётам с подотчётными лицами аудитор контролирует арифметическую точность  и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учёта. Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учёта будет зависеть от формы ведения учёта на предприятии. Если применяется компьютеризованная форма учёта, то расчёт данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчётам с подотчётными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы №1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчётный период. Бухгалтерская программа «1С Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму №1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные баланса с данными оборотной- ведомости, поскольку баланс будет формироваться верно после соблюдения определённых правил отражения операций.

При проверке расчётов с подотчётными лицами по содержанию аудитору следует особое внимание уделить следующим моментам.

1.Предельные сроки командировки.

В соответствии с пунктом №1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88г №62 «О служебных командировках в пределах СССР», служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определённый срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции – 40 дней (не считая время нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений нет, однако начиная с 61 дня нахождения работника в командировке, суточные начисляются по ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ. При командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (Письмо Минфина РФ от 16.12.1993г. № 11-02-49) «О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств».

2.Отнесение командировочных  расходов на затраты производства.

Для того, чтобы командировка была правильно оформлена необходимы следующие документы:

внутренний приказ директора о направлении в командировку;

авансовый отчёт с приложением документального подтверждения расходов;

утверждённый руководителем отчёт о командировке;

командировочное удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права.  Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется законодательство о труде, В связи с этим командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат, предусмотренных ст. 116 КЗоТ РФ, а является доходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.

3.Онесение на затраты  транспортных расходов, связанных  с командировкой.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке, могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счёт чистой прибыли предприятия.

4.Пересчёт расходов по загранкомандировкам в рубли.

В соответствии с положением по бухгалтерскому учёту, «Учёт имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в валюте», (утверждено Приказом Минфина РФ от 13.06.95г. № 50) расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчёта, а не на дату фактического расходования средств подотчётным лицом.

3.3. Типичные нарушения  при осуществлении расчётов с  подотчётными лицами.

 

 

Ошибки, допускаемые хозяйствующими объектами при осуществлении расчётов с подотчётными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушение документального оформления расчётов с подотчётными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учёта расчётов с подотчётными лицами. Нередко в организациях допускаются ошибки в учёте расчётов с подотчётными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учёта и отсутствия контроля над  учётом расчётов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

1.Нарушение порядка выдачи  подотчётных сумм

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчётными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег подотчёт должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчётных сумм, указан срок, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, и не допускается передача выданных подотчёт денег от одного работника другому.

Нарушение заключается в отсутствии приказа директора, в приказе не установлен круг лиц, имеющих право на получение из кассы наличных денег подотчёт, неуказанны сроки возвращения подотчётных сумм, производится выдача денег под отчёт лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, а также допускается передача полученных под отчёт наличных денег одним работником другому.

2.В соответствии с законом «О бухгалтерском учёте» все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записи в регистрах бухгалтерского учёта. При этом первичные документы принимаются для отражения в бухгалтерском учёте, если содержат все обязательные реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчётных сумм, являются счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки, чеки ККМ и товарные чеки. При отсутствии оправдательных документов, либо при наличии документов с незаполненными  в них обязательных реквизитов, нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учёта и эти суммы организация не имеет право включать  в состав затрат по производству и реализации продукции.

Нарушение заключается в том, что к авансовым отчётам не прилагаются, либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведённые за счёт подотчётных сумм расходы.