Аудит расчетов с подотчетными лицами

По представительским расходам:

Представительские расходы – это затраты организации по приёму и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведён в статье 246 НК РФ. Согласно этой статье к представительским расходам относят затраты по проведению официального приёма (завтрак, обед, ужин или другие мероприятия) представителей других организаций. По транспортному обеспечению, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно, по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров, по оплате услуг переводчиков, не состоявших в штате организации.

 

1.3. Учётные регистры  и первичные документы расчёта  с

подотчётными лицами

 

 

Первичными документами по расчётам с подотчётными лицами являются авансовые отчёты и заявление на выдачу денег из кассы. Сопутствующих документов этим расчётам, очень много, так как данные расчёты связаны с прочими разделами учёта, например операциями по кассе, операциями по движению материальных ценностей, расчётами с поставщиками и подрядчиками и другими операциями и при аудиторской проверке нужно сопоставлять авансовые отчёты с множеством документов. Основные документы, которые подвергаются проверке при расчётах с подотчётными лицами, являются: авансовые отчёты, приказы о направлении работников в командировку, заявление о выдаче денег из кассы; документы, подтверждающие произведённые расходы; копии загранпаспорта с отметкой о пересечении границы; журнал регистрации авансовых отчётов; список лиц, которым разрешено получение денежных средств из кассы организации; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов и прочие документы, отражающие законность совершения расчётов с подотчётными лицами.

Список работников организации, которые имеют право получать деньги подотчёт, утверждается руководителем предприятия. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчётов с подотчётными лицами. Распоряжение может быть оформлено в устной форме, а для направления в командировку - только в письменной форме.

От последовательности и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учётных процедур. Ошибки, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно. Распоряжение руководителя является основанием для выдачи денежного аванса подотчётному лицу.

Выдачу денег из кассы организации оформляют расходным ордером, в нём фиксируется цель, на достижение которой выдаются деньги подотчётному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). На расходном ордере обязательно должна быть подпись руководителя организации.

В установленные сроки подотчётные лица должны отчитываться в использовании полученных сумм. Утверждённый авансовый отчёт о произведённых расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращённые своевременно суммы авансов, удерживают из средств оплаты труда. Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером, утверждённой формы. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным.

В качестве подтверждения приёма денег выписывается квитанция к приходному ордеру, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных по чеку). Квитанция также подписывается главным бухгалтером и заверяется печатью или оттиском кассового аппарата. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним указывается основание составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Как правило, документами, подтверждающими произведённые расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. При проверке авансовых отчётов необходимо обращать внимание на следующее: даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчётное лицо, согласно представленным документам, приобрело

Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам к приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает наличные, переданные лицом, вносящим средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдаёт квитанцию на руки лицу, который внёс наличные. Кассир приходует денежные средства, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приложенные к ордеру документы штампом или надписью «Получено».

Операции по расчётам с подотчётными лицами находят своё отражение в следующих бухгалтерских регистрах синтетического учёта и отчётности: баланс предприятия (форма №1), отчёт о движении денежных средств (форма № 4), журнал ордер № 7, главная книга. Между регистрами бухгалтерского учёта и проверяемыми первичными документами существует определённая взаимосвязь, а именно: проверяется соответствие сумм, выданных подотчётным лицам из кассы предприятия, путём сличения данных журнала ордера № 1 и журнала ордера № 7 за каждый месяц; поверяется соответствие сальдо по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» ( ж/о №7) и данных Главной книги за каждый месяц; сопоставляется месячный оборот по возврату подотчётных сумм в кассу по ж/о №7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о №1; проверяется соответствие данных о выданных подотчётных сумм, отражённых в ж/о №7 и ж/о №1, данным за отчётный период по форма №4 «»Отчёт о движении денежных средств») приложения к балансу; сопоставляются месячные обороты по кредиту счёта 71»Расчёты с подотчётными лицами «, отражающие расходы, отнесённые в дебет счетов 08,10,26,20,41,91 и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов; проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отражённым в авансовых отчётах; проверяется соответствие аналитических данных журналу ордеру №7 (в разрезе подотчётных лиц) с представленными проверке авансовыми отчётами за конкретный период.

Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчёт, соблюдают предельный размер расчётов наличными – 100000 рублей по одной сделке с одним юридическим лицом (Указание Банка России от 20.06.2007г. № 1843-У). Лимит применяется к расчётам в рамках одного договора, заключённого между фирмами. На это указано в совместном Письме МНС России и Банка России от 01.07.2002 № 24-2-02/252; 02.07.2002 № 85-Т. За нарушение этого ограничения на организацию налагается штраф от 40000 до 50000 рублей, а на руководителя – от 4000 до 5000 рублей (статья 15.1 КоАП РФ).

2.Направления проведения аудиторской проверки по расчётам с подотчётными лицами

 

 

 

 

 

 

2.1.Подготовка  к проведению аудиторской проверки  по расчётам с подотчётными  лицами

 

 

Объектом проверки при аудите является установление достоверности ведения бухгалтерского учёта. До начала проведения аудита расчёта с подотчётными лицами необходимо выполнить следующие контрольные процедуры:

Ознакомится с учётной политикой организации.

Ознакомится с порядком учёта расчётов с подотчётными лицами.

Выяснить частоту проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Выяснить, проводилась ли инвентаризация в межинвентаризационный период.

Выяснить, проводились ли внезапные инвентаризации денежных средств и денежных документов в кассе предприятия.

Ознакомится с документацией, которая была оформлена ранее.

Проанализировать систему учёта товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Ознакомится с номенклатурой  и объёмами имущества.

Цель этих процедур – помочь аудитору в оценке правильности ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. Для проверки каждого раздела бухгалтерского учёта составляется методика, которая включает:

1.Перечень основных нормативных документов

2.Приказ об учётной политике организации.

3.Задачи проверки.

4.Источники информации (первичные документы по разделу учёта, регистры синтетического и аналитического учёта и отчётности).

5.Описание контрольных процедур.

6.Положения, на которые аудитору следует обратить внимание при проведении проверки.

7.Методы сбора доказательств, применяемых при проверке.

8.Классификатор возможных нарушений.

Перечень основных нормативных актов включает законы, приказы по ведению учёта, методические указания, инструкции финансовых и налоговых органов и другие документы, которыми руководствуется аудитор при проверке соответствующего раздела учёта. В ходе проверки уделяют внимание разделу учётной политики, устанавливающему порядок выдачи денежных средств под отчёт, а именно:

- списку материально-ответственных лиц, имеющих право на получение денег под отчёт, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности;

- предельному размеру подотчётных средств;

- периоду, в течение которого полученные средства должны быть использованы;

- срокам предоставления  авансового отчёта об израсходовании  подотчётных сумм или их возврата.

По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчёт должен быть представлен, а неизрасходованные остатки денежных средств, сданы в кассу, ограничен тремя рабочими днями.

Задачи проверки расчётов с подотчётными лицами заключаются в необходимости удостоверения в следующих правил:

-наличие оснований для выдачи денежных средств под отчёт (приказов руководителя, заявлений работников с разрешительной подписью);

 

 

-правильности оформления  авансовых отчётов и своевременности  представления их в бухгалтерию;

-полноте приложенных  к авансовому отчёту первичных  документов и соответствии их  нормативным требованиям;

-наличие командировочного удостоверения с отметками прибытия-выбытия и правильности его оформления;

-правильности возмещения командировочных расходов (суточных, затрат по проезду и проживанию);

-полноте, своевременности  и правильности возврата в  кассу неизрасходованных подотчётных  сумм;

-ведение аналитического учёта в разрезе каждого подотчётного лица;

-правильности отражения  в бухгалтерской отчётности задолженности  по расчётам с подотчётными  лицами;

-правильности отражения  операций с подотчётными лицами  в учёте.

-правильности отнесения на себестоимость расходов из подотчётных сумм и постановка на учёт материальных ценностей;

-обоснованность, предъявления  бюджету НДС по приобретённым  материальным ценностям, оплаченным  через подотчётное лицо;

-обоснованность, предъявления  бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование пастельными принадлежностями;

-правильность ведения  раздельного учёта расчётов с  подотчётными лицами в валюте  и в рублях;

-правомерность отнесения  в совокупный доход работников  для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах  установленных норм;

Заключительный этап аудиторской проверки предусматривает составление аудиторского отчёта и представление его руководителю группы.

2.2.Доказательства  при проверке расчётов с подотчётными  лицами

 

 

При проведении аудита расчётов с подотчётными лицами, аудитор получает доказательства путём выполнения следующих контрольных процедур:

-наблюдение

-запроса

-подтверждения

-пересчёта

-аналитических процедур.

Инспектирование представляет собой проверку записей, документов или материальных активов. Инспектирование позволяет получить документальные аудиторские доказательства. В ходе этой процедуры аудитор получает аудиторские доказательства средств внутреннего контроля над процессом их обработки. Инспектирование материальных активов позволяет получить надёжные аудиторские доказательства относительно их существования, но не обязательно относительно собственности на них или стоимостной оценки. Аудитору следует проверить правильность записей в инвентаризационных описях, проверить соответствие инвентаризационных описей унифицированным формам, проверить фактическое наличие материальных ценностей, проверить реальность финансовых обязательств.

Наблюдение.

Наблюдение представляет собой взгляд на процесс, выполняемый другими лицами (персоналом экономического объекта).

Наблюдение за процессом проведения инвентаризации в ходе аудиторской проверки позволяет инспектировать имущество и финансовые обязательства, наблюдать за соблюдением установленного руководством аудируемого лица порядка проведения инвентаризации, а также получить доказательства надёжности процедур руководства. В процессе наблюдения за проведением инвентаризации экономическим объектом, аудитору следует зафиксировать в рабочих документах факт соблюдения или несоблюдения установленного порядка проведения инвентаризации.

Запрос.

Запрос - это поиск информации у осведомлённых лиц в пределах и за пределами места нахождения аудируемого лица. Запросы могут быть различными: от официальных письменных запросов, адресованных третьим лицам, до неофициальных устных запросов, адресованных работникам аудируемого лица.

Подтверждение.

Подтверждение представляет собой ответ на запрос подтвердить информацию, содержащуюся в бухгалтерских записях. Ответы на запросы могут предоставить аудитору сведения, которыми он ранее не располагал, или которые подтверждают аудиторские доказательства. Аудитору следует разослать письменные запросы дебиторам и кредиторам с целью подтверждения числящейся в бухгалтерском учёте задолженности; арендаторам, переработчикам сырья, покупателям (на товары, отгруженные, на которые право собственности к ним не перешло) и  прочим, с целью подтверждения у них имущества; арендодателям, давальцам с целью подтверждения факта нахождения у аудируемого лица  имущества , не принадлежащего ему на праве собственности и в других случаях.

Пересчёт.

Пересчётом является проверка точности арифметических расчётов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчётов.

Аудитору следует принять участие в проведении контрольных измерений (взвешивание, пересчёт) с целью проверки надёжности средств контроля и соответствия фактического наличия данным бухгалтерского учёта, в проведении контрольных расчётов создаваемых резервов, числящихся на счетах бухгалтерского учёта и отражённых в первичных документах.

Аналитические процедуры.

Аналитические процедуры представляют собой анализ и оценку полученной аудитором информации. В этой процедуре аудитору следует проанализировать утверждённый порядок проведения инвентаризации на предмет его соответствия нормативным актам; проанализировать полученные результаты текущей инвентаризации и сравнить их с результатами предыдущей инвентаризации; дать оценку состояния т продолжительности хранения запасов, степени готовности незавершённого производства и капитального строительства, технического состояния основных средств и реальности финансовых обязательств.