Аудит расчетов с подотчетными лицами

- Приказ об  учетной политике;

- авансовые  отчеты;

- журнал регистрации  авансовых отчетов;

- приказы о  направлении работников в командировку;

- список лиц,  которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

- заявления  на выдачу денег из кассы;

- документы,  подтверждающие произведенные расходы  (товарные, кассовые чеки, накладные,  счета, акты закупок, командировочные  удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- журнал регистрации  командировок.

      Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- балансе предприятия  (форма № 1) (стр. баланса 236 –  прочая дебиторская задолженность,  платежи по которой ожидаются  в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчете о  движении денежных средств (форма  № 4);

- главной книге;

- журнале-ордере  № 7, объединяющем в себе аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

        Учет расчетов с подотчетными лицами МП совхоз «Октябрьский» ведет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 7, Главной книге. Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге. Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам. Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации. Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется (таблица 10): Таблица 10 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданному авансу

Ф.И.О. п/о лица	Остаток п/о  сумм		Выдано из кассы
	дата	сумма, руб.	дата	№ РКО	сумма, руб.
Зимин В.М.	01.10.12	51 452	10.10.12	25	27652
Бородин В.П.	01.12.12	1 044	09.12.12	37	7044
Устимов А.А.	01.09.12	27 981	12.09.12	19	32891
Бочкарев В.В.	01.09.12	8 080	02.09.12	16	7610
Ванин Ю.А.	01.11.12	1 418	20.11.12	32	1891

        В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Зимина В.М. в январе переданы наличные деньги Бочкареву В.В. для приобретения бензина в сумме 350 руб. Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

-  отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

-  в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);

-  в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в августе 2008 г.);

-  на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";

-  на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

      В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. В учете отражено: Дт сч.26 Кт сч.71 Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета:

Дт сч.10 Кт сч.71 и списать за счет соответствующих  источников согласно документам.

      В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2012 г. отражено:

Дт сч.10/5 Кт сч.71 – 719-92 руб.

Следовало отразить:

Дт сч.10/1 Кт сч.71 – 197 руб. стоимость ацетона;

Дт сч.10/3 Кт сч.71 – 522-92 руб. стоимость керосина, тормозной  жидкости.

      Согласно авансового отчета № 23 Бородина В.П. от 22.04.12 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. В учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 462 руб.

       Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:

Дт сч.10/9 Кт сч.71 – 462 руб. инвентарь для уборки территорий

Дт сч.10/9 Кт сч.26 –462 руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного  отражения ТМЦ в учете не числятся.

       В МП совхоз «Октябрьский» приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 26а от 17.05.12 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4280-79 руб. В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 "Товары". Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт сч.41 Кт сч.71 – 4280-79 руб. оприходован товар

Дт сч.90 Кт сч.41 – 4280-79 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт сч.90 Кт сч.68 – 770-54 руб. начислен НДС (4280-79*18%)

Дт сч.91 Кт сч.90 - 5051-33 руб. списаны затраты по безвозмездной  передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли  предприятия

     Таким образом, МП совхоз «Октябрьский» недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2. Кроме того, МП совхоз «Октябрьский» следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией. В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

-  к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.12 приложен только товарный чек магазина "Ирба" на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5086-58 руб;

-  согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.12 приобретены "комплектующие" на сумму 440-90 руб. (Дт сч.10 Кт сч.71). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.

       Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

-            к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.12 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Бочкарев В.В.;

     Авансовый отчет Степановой Е.П. б/н от 14.08.12 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Согласно Положению по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. МП совхоз «Октябрьский» данный пункт не учитывает, например:

-    по авансовому отчету Сербиной О.В. от 11.08.12 в типографии ФГУП "Дом печати" приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 1 275 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 – 225 руб.

-    по авансовому отчету Сербиной О.В. от 14.07.12 в МП "Офис-плюс" приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 2 550 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 - 450 руб.

      Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" и списывать на затраты по мере использования на основании актов. Согласно авансового отчета № 31 в июне Зимину В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Чебоксары). Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки. Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета. По авансовому отчету Бочкарева В.В. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 12 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 24 руб. (12 х 2). Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: "наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении". Таким образом, такие наименования, как "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму", приложенные к авансовым отчетам Андреева А. И. № 56 на сумму 6270-50 руб., № 63 от 17.10.11 на сумму 4231-70 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:

-            авансовый отчет №17 от 25.03.12 Бочкарева В.В. на 408-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

-            авансовый отчет №27 от 19.05.12 Портнова А.Г. на 649-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

-            в командировочном удостоверении Зимина В.М., приложенном к авансовому отчету №54 от 05.09.12 г., отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.

      Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер.

      Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в МП совхоз «Октябрьский» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в МП совхоз «Октябрьский» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

3.3 Аудит  состояния учета расчетов с  подотчетными лицами

        Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» указаны в приложении 14. Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием в МП совхоз «Октябрьский».

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

        Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому. В МП совхоз «Октябрьский» в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не указаны размеры подотчетных сумм. Нарушение в части инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения. Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки. В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника. Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах. Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета. Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дт сч.94	Кт сч.71	— списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);
Дт сч.70	Кт сч.94	— удержание подотчетных сумм из заработной платы;
Дт сч.73	Кт сч.94	— если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника

 

Невозвращенные  в кассу организации неизрасходованные  суммы считаются доходом работника  и облагаются подоходным налогом. Поскольку  такие суммы являются доходом  физических лиц, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить ЕСН. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется. В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка. В МП совхоз «Октябрьский» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности. Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц. При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: