Аудит расчетов с подотчетными лицами

      На основании таблицы 9, мы можем сказать, что в МП совхоз «Октябрьский» прибыль от продажи продукции была получена в 2010 г и 2011 г в сумме соответственно 10721 тыс.руб, 12700 тыс.руб, 2012 году 21822 тыс.руб. От продажи продукции растениеводства в 2010 г. , 2011,2012г получали прибыль 8329 тыс.руб., за счет увеличения себестоимости производимой продукции растениеводства в 2011 году на 232,1 % и увеличения выручки от реализации на 62,9 % из-за высоких цен. От продажи прочей продукции хозяйство получает убыток. Суммы внереализационных расходов и доходов в хозяйстве одинаковы, поэтому расходы перекрываются доходами. Чрезвычайные расходы возникли только в 2012 г. и составили 285 тыс.руб. Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что прибыль получена за счет , увеличения объемов реализации из- за увеличения закупочных цен на продукцию , увеличения качества производимой продукции , но растет себестоимость вследствие чего предприятие может в дальнейшем получить убытки. Для анализа финансового состояния сельскохозяйственных предприятий, большое значение имеют показатели их платежеспособности. Платежеспособность – возможность за счет собственных средств погашать первоочередные финансовые обязательства. Различают текущую и ожидаемую платежеспособность. Текущая платежеспособность - состояние собственных средств, которая бы обеспечила погашение срочных обязательств на определенную дату. Ожидаемая платежеспособность – состояние платежей и готовность оплатить свои долги в ближайшее время. Коэффициенты платежеспособности, отражают возможность предприятия погасить краткосрочную задолженность за счет тех или иных элементов оборотных средств. Для проведения анализа платежеспособности МП совхоз «Октябрьский» рассчитаем коэффициенты платежеспособности, данные отразим в таблице 6.  

Таблица 6- Показатели платежеспособности МП совхоз «Октябрьский»

     Анализируя данные таблицы 10, можно сказать, что в МП совхоз «Октябрьский» коэффициент абсолютной ликвидности, показывает, что в 2010г только – 0,01 часть краткосрочной задолженности может быть, покрыта наиболее ликвидными активами, денежными средствами и краткосрочными вложениями, что ниже нормативного значения. При этом из года в год наблюдается увеличение этого показателя. В 2011г коэффициент абсолютной ликвидности еще больше увеличился и составил 0,07, а в 2012 г снизился и составил 0,03, то есть у МП совхоз «Октябрьский» есть риск нехватки денег для погашения краткосрочной задолженности при ее одновременном предъявлении. Коэффициент срочной ликвидности свидетельствует о том, что в 2010г только 0,06 часть краткосрочной задолженности можно погасить за счет денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и дебиторской задолженности. При этом в 2011 году коэффициент остался прежним по сравнению с 2012 годом и составил 0,3. Коэффициент текущей ликвидности показывает, что в 2011 и 2012 годах МП совхоз «Октябрьский» мог погасить 3,26 часть и 3,82 часть краткосрочных обязательств за счет своих имеющихся оборотных средств, то есть коэффициенты были в пределах нормативного значения. Но в 2010 году коэффициент текущей ликвидности при норме > 2 значительно ниже, т.е. только 1,04 часть краткосрочных обязательств может погасить за счет имеющихся оборотных средств. Таким образом, можно сказать что, в целом структура баланса МП совхоз «Октябрьский» по состоянию на конец 2012 года удовлетворительна, само предприятие платежеспособно и в будущем может рассчитаться с долгами .  На платежеспособность повлияло снижение остатков готовой продукции , улучшения качества производимой продукции, высокой покупательской способностью, низкими закупочными ценами, высокой себестоимостью. Это в свою очередь приводит к длительному замораживанию денежной наличности, потребности в кредитах и уплате по ним %, росту кредиторской задолженности поставщикам, работникам кооператива по оплате труда. В настоящее время - это одна из основных причин спада производства, снижения ее эффективности, низкой платежеспособности предприятий и их банкротства.

2.2     Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

      Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» являются:

- приказ об  утверждении перечня лиц, которым  разрешено получение наличных  денег из кассы на хозяйственные  нужды:

       В МП совхоз «Октябрьский» издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы – 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах

- приказы о  направлении сотрудников в командировки ():

       На основании служебного задания кадровая служба МП совхоз «Октябрьский» составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку ().. Для приказов о направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1. В МП совхоз «Октябрьский» форму N Т-9 используют при командировании одного, а форму N Т-9а - при командировании нескольких сотрудников организации. В приказе обязательно указывается фамилия и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов ( за счет МП совхоз «Октябрьский», направившего сотрудника в командировку). Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель МП совхоз «Октябрьский». Сотрудники МП совхоз «Октябрьский», направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись. Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве МП совхоз «Октябрьский» 5 лет.

- командировочные  удостоверения ():

    Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия МП совхоз «Октябрьский» выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в МП совхоз «Октябрьский» они составляют 700 рублей в сутки. Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1. В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Например, на Зимина Виктора Михайловича – экспедитора, командированному в г. Краснодар на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06. Для отъезда в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются расходным кассовым ордером.

- приходные  кассовые ордера (КО-1) ():

       Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. [18] Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер МП совхоз «Октябрьский». Отрывную квитанцию заверяют печатью МП совхоз «Октябрьский», регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет. Так в МП совхоз «Октябрьский» на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись: Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000–00 руб.

- поступили  в кассу наличные деньги с расчетного счета для выплаты под отчет на лимитные сделки;

- расходные  кассовые ордера (КО-2) ():

        Для расходного кассового ордера в МП совхоз «Октябрьский» предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.[18] Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы МП совхоз «Октябрьский». Ордер выписывается в одном экземпляре. Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель МП совхоз «Октябрьский». Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные. Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет (). На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись: Дт сч.71 Кт сч.50 – 20000-00 руб.

-            выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;

Дт сч.71 Кт сч.50 – 12958-73

- выданы из  кассы деньги под отчет на  лимитные сделки и командировочные расходы Зимину В.М.

- авансовые  отчеты ():

        Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре. К отчету работник МП совхоз «Октябрьский» прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.) (). Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету. Работник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер МП совхоз «Октябрьский» проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель МП совхоз «Октябрьский». Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет. Пример: В бухгалтерии МП совхоз «Октябрьский» составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 2200-90 руб.

    Составлен авансовый отчет №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена  бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 – 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 – 7-89 руб.

- Приказ по  учетной политике.

      В данном документе, являющимся для каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

Например:

п.33 Учетной  политики МП совхоз «Октябрьский» в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет – 20 дней с момента выдачи.

- Журнал регистрации  авансовых отчетов (0).

   В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке хронологии. Анализ составления и состояния первичной документации показал, что в МП совхоз «Октябрьский» первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

2.3     Синтетический, аналитический и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами МП совхоз «Октябрьский»

         Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и пр. внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в корреспонденции с кредитом счета 71.