Анализ эффективности основных средств

Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного, двух (реже более) модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учёта, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учёта. На освоение программы и процесс автоматизации учёта с её помощью бухгалтер тратит незначительное время: необходимо уяснить принципы, на которых основана программа, и научиться пользоваться универсальным набором средств, используемых для отражения хозяйственных операций по всем участкам бухгалтерского учёта. Типичным представителем универсальных программ является «1С: Бухгалтерия».

Однако, несмотря на то, что принципы упрощённой формы учёта в той или иной степени реализованы в универсальных бухгалтерских программах, этого нельзя сказать о второй группе программных продуктов, которые не основаны на принципах ни мемориально-ордерной, ни журнально-ордерной, ни упрощённой формы учёта. Эти программные продукты можно определить как функциональные бухгалтерские программы.

Отличительной особенностью этих программ является наличие совокупности автоматизированных решений различных учётных задач, таких как учёт основных средств и нематериальных активов, учёт материальных ресурсов, учёт труда и заработной платы и т. д., а также, специального модуля для сведения главной книги и построения баланса. В различных пакетах количество таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется обычно от пяти до двадцати, а иногда и более. Каждый модуль пакета имеет свои, специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Между собой функциональные программы различаются набором модулей, а внутри модулей — их наполнением и особенностями работы. Каждое из таких автоматизированных решений может быть оформлено либо как отдельная программа-модуль (автоматизированное рабочее место), способная работать как самостоятельно, так и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в единый комплекс. Подобная организация системы позволяет глубже проработать и отразить специфику отдельных участков учёта и требует меньшей доработки конечным пользователем.

Однако помимо различий в архитектуре и принципах построения систем технические особенности и идеология программных продуктов предполагают различные подходы к реализации общих (фундаментальных) методов бухгалтерского учёта, и в частности — различные формы представления результатов обработки учётно-аналитической информации. В условиях автоматизированного учёта пока не удаётся единообразно представить информацию в регистрах синтетического и аналитического учёта, как, например, при ручной обработке, когда используется набор стандартных ведомостей, разработочных таблиц и журналов-ордеров на всех предприятиях (независимо от формы собственности и вида деятельности).

Основным конкурентом на рынке автоматизации программ «1С» является комплексная система «Галактика», которая непосредственно относится к функциональным программам.

С точки зрения функционального наполнения обе программы заслуживают наивысшие оценки. Но так как «1С: Бухгалтерия» относится к универсальным программам, то соответственно инструментарий работы с документами у нее немного скромнее, хотя, то, что необходимо в современных условиях учета имеется в полном составе. «Галактика» кроме всего прочего может вести учет нескольких однотипных объектов ОС с помощью групповой инвентарной карточки,  учет сложных иерархических объектов, параллельный учет основных средств на основе различных методов, характеризующихся различной валютой учета,  учет содержания драгоценных металлов и камней в ОС.

Специализируется на конечного покупателя в большей степени программа «1С: Бухгалтерия», поскольку она относится к универсальным программным продуктам, и, следовательно, обязана быть приспособленной к особенностям отраслевого учета. Фирма «1С» предлагает множество различных конфигураций вплоть до специализации «Воинская часть», конечно в эту линейку входит и «сельскохозяйственное предприятие». Основным преимуществом подобной организации программы является то, что при нехватке денежных средств, можно купить базовую конфигурацию и работать в ней некоторое время, и при первой необходимости, если таковая возникнет, можно установить специализированную конфигурацию без потери наработанной база данных. «Галактика» в этом смысле отличается от программ «1С» поскольку имеет необходимые настройки внутри базовой конфигурации.

Эргономические характеристики объективно сравнить достаточно сложно, кому-то типовая раскладка горячих клавиш и пиктограмм «Галактики» на первый взгляд покажется сложной и неудобной, но в процессе работы расположение функций запоминается достаточно  легко. В «1С: Бухгалтерии» практически все часто используемые функции вынесены на рабочий стол, что облегчает и ускоряет доступ к ним. Важную особенность «Галактики» необходимо отметить касаемо эргономики рабочего стола, практически все оформление (цвета окон, документов, размеры и пр.) настраивается под пожелания пользователя.

По наличию Windows-интерфейса обе программы абсолютно равнозначны. Технические требования у обеих программ не слишком высокие, как у всех бухгалтерских программ, то есть практически любой компьютер, выпушенный после 1996 г. способен обеспечить обработку данных на нормальном уровне. Но это не касается сетевых серверов и рабочих станций. Возможность ведения единой базы данных поддерживается также обеими программами, при этом происходит разделение общего набора функций на наборы интерфейсов программы под необходимые функции работника.

К другим наиболее часто встречающимся сервисным средствам  «Галактики» можно отнести встроенный календарь, автоматический контроль допустимой (корректной) корреспонденции счетов, ведение архивных (резервных) копий информации и её восстановление, фильтрация и выборка информации, система паролей, настройка конфигурации принтера и пр. Присутствуют и средства реиндексации баз данных, которые позволяют произвести восстановление индексных файлов баз для сохранения работоспособности системы в случае сбоев или некорректных выходов из программы

Гибкость и открытость программ находиться в прямой зависимости, чем более открыта программа для внесения изменений, тем она становится соответственно более гибкой.  Здесь важно отметить, что обе программы достаточно открыты для внесения изменений, но по-разному. В «Галактике» можно изменить практически все, но и с помощью всевозможных настроек и корректировок. В «1С» открытые для общего доступа изменения не проникают так глубоко, но, тем не менее, программа не становится менее гибкой. Это потому, что для написания программ «1С» использовался собственный язык «1С», так называемый встроенный язык «1С». При помощи этого языка возможно переписать программу заново, и учесть практически все необходимы особенности. Использование макроязыка требует от человека определённых навыков и знаний в области алгоритмизации вычислительных процессов. Однако после выполнения нескольких практических задач даже неискушённый пользователь сможет конструировать несложные алгоритмы, поскольку описание макроязыка присутствует в сопроводительной документации, а названия самих макроимён переменных и макрокоманд записываются, как правило, на русском языке и имеют определённый смысл.

Поддержка программ осуществляется обеими фирмами в полном размере, то есть регулярно выходят обновления нормативных документов, форм отчетности и пр. Обновление может устанавливаться как непосредственно лицензированными специалистами, так и самостоятельно ИТ специалистами предприятия с диска. Для новых пользователей обе программы предлагают подробную документацию и помощь в освоении программы включая видео курс с наглядными примерами. При возникших неполадках нужно направить письмо дистрибьютору или непосредственно в головной офис, на которое вы получите подробный ответ  с указаниями по исправлению возникшей неисправности, и  в последующих редакциях подобные ошибки будут устранены.

Подводя итоги можно рекомендовать выбирать программу для предприятия ООО «Окна Москвы» по единственному критерию цена самой программы, и что немаловажно цена обслуживания в дальнейшем. С этой точки зрения более выгодным приобретением является программа «1С: Бухгалтерия».

3.4. Процесс автоматизации

1

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии.

Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601–90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные этапы здесь следующие:

• предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;
• проектирование;
• ввод в действие;
• сопровождение автоматизированной системы.

На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру.

1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.

2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затруднительным.

3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.