Учет и анализ основных средств

Принятие к учету  имущества в качестве объекта  основных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1). Акт составляется на каждый объект двумя сторонами -принимающей объект и передающей, в нем указывается время вступления в эксплуатацию, дата изготовления, первоначальная стоимость и сумма износа. К акту прилагается техническая документация на данный объект. Акт приемки-передачи передается в бухгалтерию, где на каждый объект открывается инвентарная карточка. Бухгалтерия дооформляет акт бухгалтерской записью, т.е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стоимость принятого в эксплуатацию объекта. После открытия бухгалтерией инвентарной карточки техническая документация передается в соответствующий отдел, цех организации по месту эксплуатации.

Учет основных средств  организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств  по каждой группе и отдельно по каждому  объекту, местам нахождения и источникам их приобретения.

Основным регистром  аналитического учета основных средств являются карточки, содержание и форма которых зависит от вида основных средств:

форма № ОС- 6 - машины, оборудование;

форма № ОС-7 - инструменты, производственный и хозяйственный  инвентарь.

Инвентарные    карточки    регистрируют    в    описи    инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОС-10).

Перемещение основных средств  из одного цеха и участка в другие в пределах одной организации  осуществляется по распоряжению соответствующего отдела организации (главного механика, главного технолога) и оформляются также актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1). Накладная выписывается в двух экземплярах при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и т.п. Бухгалтерия на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту нового нахождения, эксплуатации. Сдатчик на основании второго экземпляра накладной отмечает в инвентарном списке о выбытии объекта.

Причинами выбытия основных средств из организации могут быть:

ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а также уничтожении  при стихийных бедствиях и  т.д.;

ликвидация части инвентарного объекта в связи с перестраиванием, переоборудованием, модернизацией;

передача основных средств  другим организациям;

недостача основных средств.

Для определения непригодности  к дальнейшему использованию  тех или иных объектов основных средств  в организации, т.е. для определения  необходимости ликвидации основных средств, в каждой организации создается постоянно действующая комиссия. Ликвидацию объекта (слом, разборку, демонтаж) комиссия оформляет актом на списание основных средств (форма № ОС-4). На основании акта, утвержденного руководителем организации, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке (форма № ОС-6) дату выбытия и номер акта.

Акт по форме № ОС-4 является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома  и т.п. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте.

Основные средства могут  передаваться другим организациям по договору купли-продажи или по договору дарения на основании акта приемки-передачи основных средств по форме № ОС-1 с указанием первоначальной стоимости объекта и суммы амортизации, в связи с чем бухгалтерия осуществляет запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку в описи инвентарных карточек.

В организациях, имеющих  небольшое количество основных средств, по объектный учет организован в инвентарной книге учета (форма № ОС-11). Записи в книге производят по классификационным группам (видам) основных средств и по местам их нахождения.

Зарегистрированные в  описи карточки помещают в картотеку  основных средств. В картотеке их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих и законсервированных объектов основных средств, группируют отдельно.

Переоцененные объекты  основных средств записываются по восстановительной стоимости в разделе карточки "Достройка, дооборудование, реконструкция, модернизация объекта". Сумма амортизации, установленная при переоценке, указывается в соответствующем разделе карточки.

В местах использования  основных средств (в цехах и отделах организации) целесообразно вести инвентарные списки основных средств, в которых приводятся краткие сведения об объектах основных средств, находящихся в эксплуатации.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри организации основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладываются, а хранятся отдельно. Это необходимо потому, что на основе некоторых из них ежемесячно составляется расчет амортизации основных средств. Кроме того, по окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируются по классификационным видам основных средств, суммируются обороты по поступлению и выбытию по каждому виду и записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки учета движения основных средств (форма № ОС-8) открывают в начале января на 2006 год. В них указывают наличие основных средств по видам на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на 1-е число следующего месяца. По их данным составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств (форма № 1 и 5 годовой отчетности).

 

1.3. Основы синтетического и аналитического учета основных средств.

 

При аналитическом учёте основных средств, основным регистром основных средств являются инвентарные карточки. На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия. На оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по достройке, дообуродования, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учёта однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковую производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.

При размещении в одном  здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым  затраты планируются отдельно, в  дополнении к общей инвентарной  карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утверждённым распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.

Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации.

По месту нахождению (эксплуатации) основных средств для  контроля за их сохранностью можно вести инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) – дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учёт объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах передают по месту нахождения осуществляют лица, ответственные за сохранность этих средств. В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.

Синтетический учёт наличия  и движения основных средств, принадлежащих  предприятию на правах собственности, осуществляется на следующих счетах:

01 «Основные средства» (активный);

02 «Амортизация основных  средств» (пассивный);

91 «Прочие доходы и  расходы» (активно-пассивный).

Счёт 01 «Основные средства»  предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих  организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в текущую аренду. Оприходование основных средств, внесённых учредителями в счёт их вкладов в уставный капитал (фонд), до 1 января 2000 г. оформлялось следующей записью Д-т 01  К-т 75.

С 1 января 2000 г. сумма  дебиторской задолженности учредителя по вкладу в уставный капитал отражается по дебету счёта 75 и кредиту счёта 80. Стоимость основных средств, поступивших  в качестве вклада в уставный капитал, оформляют бухгалтерскими записями:

Д-т 08  К-т 75

Д-т 01  К-т 08.

Основные средства, приобретённые  за плату у других организаций  и лиц, а также созданные в  самой организации, отражают по дебету счёта 01 «Основные средства» и  кредиту счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы». Основные средства, поступившие от других организаций и лиц безвозмездно, а также  в качестве субсидии правительственного органа, до 1 января 2000 г. отражали по дебету счёта «Основные средства» и кредиту счёта «Добавочный капитал» (по основным средствам производственного назначения) и счёта «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)» (по основным средствам непроизводственного назначения), а с 1 января 2000 г. – по дебету счёта 01 и кредиту счёта 99 в составе внереализационных доходов.

При этом стоимость безвозмездно принятых основных средств можно было отражать на финансовых результатах двумя способами:

в момент принятия основных средств к учёту в первоначальной стоимости;

по мере начисления амортизации  по принятым основным средствам.

Первоначальная стоимость безвозмездно принятых основных средств складывается из их рыночной стоимости, расходов по доставке и регистрации объектов и др.

При выбытии основных средств накопленная амортизация  по объекту списывается в уменьшение его первоначальной стоимости. При  этом дебетуют счёт 02 «Амортизация основных средств» и кредитуют счёт 01 «Основные средства». При выбытии основных средств вследствие продажи, по причине ветхости, морального износа, безвозмездной передачи остаточная стоимость объекта списывается со счёта 01 в дебет счёта 91. Кроме того, по дебету счёта 91 отражают все расходы, связанные с выбытием основных средств, а по кредиту – все поступления, связанные с выбытием основных средств (выручка от продажи объектов, стоимость материалов, лома, утиля, полученных при ликвидации объектов, и др.).

Таким образом, на счёте 91 «Прочие доходы и расходы» формируется  финансовый результат от выбытия  основных средств. Ежемесячно этот финансовый результат списывается со счёта 91 на счёт 99.

Бухгалтерские записи по списанию основных средств:

- на сумму амортизации  объекта Д-т 02  К-т 01

- на остаточную стоимость  объекта Д-т 91  К-т 01

- на расходы по демонтажу  объекта Д-т 91  К-т 70;  Д-т  76  К-т других счетов.

- на стоимость полученных  от списания объекта материалов  Д-т 10 К-т 91

- на сумму прибыли  от списания объекта Д-т 91 К-т  99

- на сумму убытка  от списания объекта Д-т 99  К-т 91.

При продаже основных средств их продажную стоимость  отражают по дебету счёта 62 «Расчёты с  покупателями и заказчиками» или 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» и кредиту счёта 91 «Прочие доходы и расходы». Одновременно остаточную стоимость основных средств списывают с кредита счёта 01 «Основные средства» в дебет счёта 91, а сумму амортизации по проданным основным средствам – в дебет счёта 02 «Амортизация основных средств» и кредит счёта 01. В дебет счёта 91 списывают также НДС по основным средствам (с кредита счёта 68 «Расчёты по налогам и соборам») и расходы по продаже основных средств с кредита счёта 23 «Вспомогательные производства» и др.

При безвозмездной передаче основных средств их остаточную стоимость  списывают с кредита счёта 01 в  дебет счёта 91, а сумму амортизации  – с кредита счёта 01 в дебет  счёта 02. Расходы по демонтажу, упаковке, транспортировке и др. по безвозмездно передаваемым объектам отражают по дебету счёта 91 с кредита соответствующих расчётных и других счетов. Финансовый результат от безвозмездной передаче основных средств списывают со счёта 91 на счёт 99 «Прибыли и убытки».

Основные средства, переданные в счёт вклада в уставный капитал (фонд) других организаций и в счёт вклада в общее имущество по договору простого товарищества списывают по остаточной стоимости в дебет счёта 58 «Финансовые вложения» с кредита счёта 01, а сумму амортизации по переданным основным средствам – с кредита счёта 01 в дебет счёта 02. Дополнительные расходы, связанные с передачей основных средств, списывают в дебет счёта 91 с кредита соответствующих счетов.

Разница между согласованной  оценкой вклада (которая должна быть отражена по счёту 58) и остаточной стоимостью основных средств отражается на счёте 91 в качестве операционного дохода или расхода. При это, если согласованная оценка превышает остаточную стоимость основных средств, то на сумму разницы дебетуют счёт 58 и кредитуют счёт 91. Если согласованная оценка ниже остаточной стоимости, то разницу отражают по дебету счёта 91 и кредиту счёта 58.