Основные правила работы архивов организаций

При систематизации дел по функционально-хронологической  схеме дела группируются вначале  по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

5.4.3.4. Хронологически-тематическая  или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая  схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

5.4.3.5. При выборе признаков группировки  дел в пределах подгрупп, названных  в пп. 5.4.3.2 - 5.4.3.4, учитывается значение  того или иного признака для  отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

5.4.3.6. Документы, вошедшие в объединенный  архивный фонд, располагаются по  значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

5.4.3.7. Систематизация документов  коллекций определяется тематикой  и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

5.4.3.8. При распределении дел в  соответствии со схемой систематизации  необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

планы, отчеты, сметы и материалы  к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые производством в  одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

5.4.4. Организация документов по  личному составу

5.4.4.1. Документы по личному составу  выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы  учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

5.4.4.2. Личные дела, если они передавались  из одной организации в другую  в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.

На личные дела уволенных сотрудников  может составляться отдельная опись.

5.4.4.3. Дела по личному составу,  как правило, систематизируются  по хронологическому признаку. В  архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

5.4.4.4. В пределах каждого года  дела по личному составу систематизируются  по степени важности - приказы  о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

 

6. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ  В АРХИВЕ

 

6.1. Общие требования  к учету документов

 

6.1.1. Учет документов в архиве  организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации  является одним из средств обеспечения  их сохранности и контроля за их наличием.

6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

6.1.3. Архив организации осуществляет  учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

6.1.4. Учет производится путем  присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью  архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое  на каждую единицу хранения с целью  обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается  государственным архивом после  оформления первого поступления  документов организации на постоянное хранение.

 

6.2. Единицы учета

 

6.2.1. Основными единицами учета  документов независимо от вида  носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд, архивная коллекция;

единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

6.2.2. Единица хранения - физически  обособленные документ или совокупность  документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

6.2.3. Учет документов в архиве  организации строится на основе  соблюдения принципов: централизации,  выраженной в применении единых  единиц учета; унификации, основанной  на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

6.2.4. В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

6.2.5. Порядок доступа к учетным  документам, а также к учетным  базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

 

6.3. Система учетных документов  архива

 

6.3.1. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.2. Учет документов в архиве  организации ведется по основным  и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных  документов определены настоящими  Правилами и обязательны для  каждого архива организации. Необходимость  ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

6.3.3. Основными учетными документами  в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия  документов (приложение 24) (для учета  в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (приложение 25) (для  регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

- лист фонда (приложение 6) (для  учета в рамках архивного фонда,  архивной коллекции количества  и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (приложения 1, 2, 3) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей - для регистрации  описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение 26);

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

опись особо ценных дел (приложение 23) (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия  страхового фонда и фонда пользования (приложение 27) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (приложение 28) (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и  фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела - для учета  количества листов в деле (приложение 9).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда  Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря .... г. (приложение 29);

паспорт организации, хранящей документы  отраслевого фонда на 1 декабря .... г. (приложение 30).

6.3.4. Вспомогательными учетными  документами являются: книги и  карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

6.3.5. Учет ЭД осуществляется в  соответствии с требованиями  и по учетным формам настоящих Правил.

Сведения о каждой единице учета  ЭД вводятся в учетную БД ЭД или  в учетную карточку ЭД (приложение 31).

ЭД учитываются в составе  архивного фонда организации-фондообразователя  по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и / или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД (приложение 32), в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.

За единицу учета ЭД принимается  единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге  поступления и выбытия документов (приложение 24). Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).

 

6.4. Порядок ведения основных  учетных документов

 

6.4.1. Основанием каждой записи  в основных учетных документах  является:

6.4.1.1. при поступлении документов  в архив организации:

сдаточные описи структурных подразделений  на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 12);