Основные правила работы архивов организаций

Акты и другие документы, фиксирующие  изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются  в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда  составляется внутренняя опись, листы  дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается  номер соответствующего фонда.

Дела фондов хранятся в порядке  возрастания номеров фондов.

 

 

6.5. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении

 

6.5.1. Дела и документы  Архивного фонда Российской Федерации,  отнесенные к частной и иным  формам собственности, находящиеся  на депозитарном хранении, учитываются  в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

6.5.2. В книге учета  поступления и выбытия документов (приложение 24) (гр. 3) указываются номер и дата акта приема-передачи дел (гр. 4), собственник документов и срок действия соглашения, например, "до 2005 года" (при временном хранении) или "депозит" (без указания срока хранения) (гр. 10).

В списке фондов (приложение 25) к номеру фонда добавляется  индекс "Д" ("Депозит"), который  сохраняется за ним во всех учетных  документах и архивных шифрах дел; в  графе "Примечание" списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

6.5.3. Если на хранение поступает  часть фонда, документы которого  уже хранятся в архиве и включены в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный ему номер с добавлением индекса "ДЧ" - "депозитарий частично".

Соглашение, заключенное с собственником  документов, включается в дело фонда.

6.5.4. При учете выбытия документов:

- если фонд выбыл полностью  в связи с истечением срока  его хранения в соответствии  с соглашением, то номер его  не может быть присвоен другому  фонду;

- если собственнику возвращены  документы, полностью составлявшие  депозитарную часть фонда, в  связи с истечением срока их хранения в соответствии с соглашением или по иным причинам, то индекс ДЧ в списке фондов и других учетных документах и архивных шифрах дел зачеркивается; в графу "Примечание" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Количество фондов и дел, находящихся на депозитарном хранении, указывается отдельной строкой в итоговых записях книги учета поступлений документов и в списке фондов.

В листе фонда при наличии  в фонде документов депозитарного  хранения количество их по фонду в  целом указывается через дробь, например, 200/80Д.

 

6.6. Ведение учетных баз  данных

 

6.6.1. Учетные базы данных (БД) ведутся  для:

составления в автоматизированном режиме документов централизованного  учета;

подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

6.6.2. Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета, - фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, - в традиционных учетных документах.

 

Учетные БД действуют во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных архивов и органов управления архивным делом.

Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов.

Обобщенные показатели документов централизованного учета, а также  исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД.

6.6.3. Учетные БД заполняются на основе учетных документов архива. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной БД разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.

В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетной БД по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется  оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетную БД.

 

7. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ  АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА

 

7.1. Система научно-справочного  аппарата

 

7.1.1. Научно-справочный аппарат  (НСА) - структурированная совокупность  элементов описаний документов (вторичной  документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

7.1.2. Система научно-справочного  аппарата (СНСА) к документам архива  организации - это комплекс взаимосвязанных  и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

7.1.3. Состав СНСА архивов организации  определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

7.1.4. Элементами СНСА архива организации  являются описи, каталоги, базы  данных, выполняющие функции этих  справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

7.1.5. Архивные справочники организации  делятся на типы по их целевому  назначению: опись, каталог, указатель,  обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

7.1.6. В системе СНСА реализуется  преемственность учетно-справочного  аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций  основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта  преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

7.1.7. При создании и развитии  СНСА применяется дифференцированный  подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

7.1.8. Документы фондов организаций  с многосторонней, межотраслевой  информацией и фондов личного  происхождения с особо ценными  и уникальными документами подлежат  первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

7.1.9. Для фондов организаций,  содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

7.1.10. К документам фондов организаций,  содержащих информацию по одной  теме или имеющую характер  дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

 

7.2. Описи дел, документов

 

7.2.1. Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (см. п. 3.7.4), листа-заверителя (приложение 9) и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

7.2.2. Описательная статья описи  включает: порядковый номер единицы  хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

7.2.3. В справочный аппарат описи  входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список  сокращений; переводные таблицы  шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи  помещаются: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер  описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

Предисловие может составляться как  общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава  и содержания документов фонда (при  этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий  к каждой описи фонда все общие  данные по истории учреждения-фондобразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

7.2.4. К описи могут составляться  указатели (как общие, так и  специальные). Ссылочные данные указателя  к описи даются на порядковые  номера единиц хранения, единиц учета (см. п. 6.2).

 

7.3. Каталоги и ведомственные картотеки

 

7.3.1. Каталог - межфондовый архивный  справочник, в котором информация  о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Совокупность различных каталогов  составляет систему каталогов архива.

7.3.2. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов  называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архивах может  проводиться как самостоятельный  вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется  дифференцированный подход, который  заключается: в определении очередности  выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.

7.3.3. Каталогизация включает следующие  виды работ: составление схемы  классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.

7.3.4. Выбор схемы классификации  определяется составом документов  архива и задачами их использования.

Схема классификации документной  информации - письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

7.3.5. В зависимости от схемы  построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

В архиве организации, как правило, составляются систематический и  именной каталоги.

7.3.6. Документная информация в  систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности.

7.3.7. В именном каталоге документная  информация классифицируется по  алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

7.3.8. Отобранные для каталогизации  фонды и документы описываются  на каталожных карточках.

Объектом описания в каталоге может  выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

7.3.9. В состав описательной статьи  каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, дела, листов, язык документа, способ воспроизведения, для карточного каталога - также фамилия составителя и дата составления описательной статьи.