Основные правила работы архивов организаций

<*> В соответствии с "Примерным  положением об архиве (архивной  службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий" (М., 1990).

 

4.5. Порядок выдачи дел  из хранилищ

 

4.5.1. Дела выдаются из хранилищ:

для использования работниками организации;

для использования гражданами в  читальном зале для научных и  иных исследований;

во временное пользование для  других организаций;

для проведения архивных работ с  документами;

для проведения страхового копирования  и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

4.5.2. Дела выдаются во временное  пользование из хранилищ на  срок, не превышающий:

1 месяц для использования работниками  организации;

1 месяц для использования документов  в читальном зале;

3 месяца во временное пользование  для других организаций;

6 месяцев для экспонирования  документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или  вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

4.5.3. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел  в читальный зал и сотрудникам  организации (приложение 17);

актами о выдаче дел во временное  пользование другим организациям, в  том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение 18);

заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации  документов.

4.5.4. Выдача документов из хранилища  регистрируется в книгах выдачи  документов (приложение 19):

выдачи дел работникам организации;

выдачи дел в читальный зал;

выдачи дел во временное пользование  другим организациям.

4.5.5. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных  делах исследователей, все прочие - до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

4.5.6. Выдача дел во временное  пользование в другие организации  оформляется актом, который составляется  в двух экземплярах, один их  которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.

4.5.7. Направление на страховое  копирование, реставрацию, переплет  оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.

4.5.8. Дела выдаются из хранилища  для использования и проведения  работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища  проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища  дело должно иметь лист использования (приложение 20).

4.5.9. При выдаче дел из хранилища  на место выданного дела подкладывается  карта-заместитель, в которой  указывается номер дела, номер  описи, номер фонда, когда и  кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается (приложение 21).

4.5.10. Состояние дел, возвращаемых  в архив после использования,  должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

4.5.11. При перемещении документов  за пределами архива должны  соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются  меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

 

4.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов

 

4.6.1. Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.

4.6.2. Независимо от ценности документов  немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.

 

4.7. Проверка наличия  и состояния документов

 

4.7.1. Проверка наличия и состояния  документов проводится в целях  установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия  документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков  в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих  реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

4.7.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.

Единовременные проверки наличия  и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших  перемещение (эвакуацию) дел или  доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене руководителя архива или  лица, ответственного за архив;

при реорганизации или ликвидации организации.

4.7.3. При проверке наличия  и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах  хранения;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;

изымать дела, не внесенные в опись;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

4.7.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

4.7.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 22).

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и  других учетных документах запрещается.

4.7.6. Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

4.7.7. Лист проверки наличия и  состояния дел в фонде составляется  непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

4.7.8. По окончании проверки наличия  и состояния документов по  каждой описи в конце описи  после заверительной надписи  делается запись "проверено", проставляется  дата проверки; запись подписывается  проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

4.7.9. Если проверкой обнаружена  недостача дел и документов, то  организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы  по выдаче дел из хранилища;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить дела находящихся рядом  фондов;

изучить дело фонда - акты о выделении  дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск рекомендуется проводить  в течение года после завершения проверки наличия дел.

4.7.10. Найденные в итоге розыска  дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых  подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.

4.7.11. Проверка наличия и состояния  документов считается завершенной  после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

 

4.8. Особо ценные и  уникальные документы архива

 

4.8.1. Архив организации, по согласованию  с государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.

На выявленные особо ценные и  уникальные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации (приложение 23).

4.8.2. Отнесение документов к уникальным  и включение их в Государственный  реестр уникальных документов  Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

 

 

4.9. Страховой фонд и  фонд пользования

 

4.9.1. На особо ценные и уникальные  документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий  документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается  в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

4.9.2. Одновременно с созданием  страхового фонда создается фонд  пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).

Фонд пользования может  создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

4.9.3. Страховой фонд и  фонд пользования создаются в  порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

 

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ  В АРХИВЕ

 

5.1. Документальный и  архивный фонд организации

 

5.1.1. Вся совокупность  документов, образующихся в деятельности  организации, составляет ее документальный фонд.

5.1.2. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

документы временного срока  хранения (до 10 лет включительно);

документы долговременного  срока хранения (свыше 10 лет);

документы постоянного (вечного) хранения.

Документы постоянного  хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.