Документоведение

3.2 Правила рубрицирования.

Деловые тексты, в том  числе и письма, часто содержат различные перечни, которые раздвигают, усложняют структуру предложения, иногда – словосочетания. Четкость в членении рубрицированного (разделенного на часть графически) текстов достигается при соблюдении следующих правил:

1) римскими цифрами обычно  нумеруется аспекты письма, графически  часто совпадающие с абзацами;

2) арабские цифры без  скобок представляют средний  уровень членения, в конце рубрик  среднего уровня ставится точка,  даже если они представляют  части одного предложения: 

1. …; 

2. …; 

3. …. 

3) арабские цифры со  скобками и строчные буквы  со скобками используются в  качестве низшего уровня членения. При рубрицировании со скобками  части текста отделяются либо  запятыми, либо точкой с запятой.  Точка ставится после заключительной  рубрики.

1) …; (1)…; (а)…; 

2) …; (2)…; (б)…; 

3) …. (3)…. (в)…. 

В рекламных письмах, выполненных  типографическим способом или при  помощи компьютера, рубрики выделяются тире, звёздочками и другими графическими значками. Знаки препинания в этом случае могут быть опущены в конце  рубрики и после рубриционного знака. Однако деловые письма и официальные бумаги оформляются строго в соответствии с правилами нормативной грамматики.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

Можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования делового письма:

1. Чётко обозначить цель  своего письма.

2. Собрать информацию  о получателях данного письма.

3. Продумать и записать  основные идеи письма.

4. Собрать необходимый  фактический материал.

5. Перепроверить все основные  факты. 

6. Разделить содержание  письма на вступление, основную  часть и заключение.

7. Написать черновик письма.

8. Убедиться, что каждая  тема была освещена в отдельном  абзаце.

9. Проверить связность  предложений в каждом абзаце.

10. Выполнить редакторскую  правку письма.

11. Подготовить окончательный  вариант письма.

Составление текста делового письма – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий  уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь  и не обучаясь этому нелегкому  искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Сегодня увеличивается  число  жанровых разновидностей деловой  корреспонденции  и поводов для составления  и отправления деловых писем. Bce этo тpeбyeт oт современного специалиста ceгoдня большей речевой пoдгoтoвки, чeм, cкaжeм, дecять лет нaзaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.Веселов П.В. Современное деловое письмо промышленности. - М., 2002.

2.Анодина, Н. Н. Деловое письмо: методика составления и правила

  оформления практ. пособие / Н. Н. Анодина. – 4-е изд., испр. и доп. – М. :

  Омега-Л, 2009. – 93 с.

3.Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. – М. : Бератор,

  2004. – 217 с. – Библиогр.: с. 216–217. – ISBN 5–9531–0048–5.

4. Кирсанова, М.В. Деловая  переписка: учеб.-пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н.

   Адонина, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Корнеев, Игорь Константинович. Деловая переписка и образцы

  документов : учеб.-практ. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. — М. :

    Проспект, 2008.

6. Шатров В. Современное  деловое письмо. - М., 2002.

7. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: Наука, 1965. 599 с.

8. Рогожин Ю.М. Современное  деловое письмо. М.: ГроссМедиа, 2006.

9. Колтунова М.В.  Деловое письмо  изд.; «Дело» 2001.

11.Словарь-справочник. Под общей ред. Богацкого И.С. Киев: «Логос», 2008.