Документація трудових книжок

Внесення відомостей про роботу.

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться  порядковий номер запису, що вноситься, у графу 2 зазначається дата прийняття  на роботу.

У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до… цеху (відділу, підрозділу, …)»  і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робот, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».

Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки» виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.

Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство» (назва) з (дати) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування – наказ (розпорядження), його дата й номер [13].

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим  рядком (до занесення відомостей про  роботу на даному підприємстві) з посиланнями  на дати, номери та назви відповідних  документів такі записи:

• про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавством про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;
• про тривалість навчання у професійно-виховних та інших закладах, у навчально курсових-комбінатах (центрах, пунктах тощо);
• про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (всюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної договірної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків;
• про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);
• про час догляду за інвалідом 1-ї групи або з дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п.ІІ ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досягає 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
• про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям – виноситься у трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.

У разі відновлення в  установленому порядку безперервного  стажу для визначення допомоги за державним соціальним страхуванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: «Безперервний стаж роботи зберігання».

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних  представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києва -  в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації про обслуговуванню іноземних представництв, у Республіці Крим та областях – у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі – в міській державній адміністрації.

Ці організації роблять  записи в трудових книжках про  прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів  і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв»; у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посилання на відповідні статті КЗпП України.

Запис, зроблений  у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками  міжнародних організацій та іншими прирівняннями до них іноземцями на території України, вважається недійсним.

До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах  без позбавлення волі, власник  або вповноважений ним орган  підприємства за місцем роботи виносить у графу 3 розділу “Відомості про роботу” запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперервного стажу [4].

У разі коли рішення суду в установленому законом порядку  строк відбування виправних робіт  без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.

Зазначені записи вносяться  у трудову книжку по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільнені засудженого  з роботи в порядку передбаченому  чинним законодавством, і влаштуванні  його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прийнято або направлено засудженого.

Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.

У розділі трудової книжки «Відомості про роботу» роблять такі записи: у графу 1 зазначається порядковий номер запису; у графу 2 – дата внесення запису; у графу 3 пишеться: «Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в загальний стаж та безперервний трудовий стаж». У разі залічення судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі 3 пишеться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж”. У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку - наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер [4].

Внесення  відомостей про нагородження й заохочення

У трудові книжки працівників у розділі «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділі «Відомості про заохочення» - відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені  системою заробітної плати або виплати  яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка  назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Внесення  відомостей у разі звільнення.

Запис про причини звільнення у  трудовій книжці мають точно відповідати  формулюванню чинного законодавства  і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв’язку з прогулом, п.V ст. 40 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачено  надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься  із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку з зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер  запису; у графі 2 – дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: «Звільнено за скороченням штатів, п 1 ст. 40 КЗпП України»; у графі 4 – підстава – наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження «Звільнено у зв’язку з переведенням на роботу на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України» [5].

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: «Звільнено у зв’язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України» [5].

У разі розірванні трудового  договору з ініціативи власника або  вповноваженого ним органу у зв’язку  зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями, народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується: «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» і далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років  у розділі “Відомості про призначення  пенсії” трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Вкладка трудової книжки

Якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або вповноваженим ним органом за місцем

роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладка без трудової книжки недійсна.

Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10х25 мм з надписом “Видано  вкладку” й зазначають серію та номер вкладки. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановлених – 1938 і 1974 рр.).

Отже, у трудову книжку вносять  такі відомості:

• про працівника – його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
• про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
• про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

 

 

 2.2. Видача трудової книжки в разі звільнення

У разі звільнення працівника всі  записи про роботу й нагороди, внесені  в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного  віку протягом останніх двох років  перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж, у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно  українською та російською мовами, й окремо завіряються обидва тексти.

Власник або вповноважений ним  орган зобов’язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення із внесеним у неї записом про  звільнення.

У разі затримки видачі трудової книжки з вени власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і виноситься запис у трудову книжку працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визначається недійсним у встановленому порядку.

Якщо працівник був відсутній  на роботі у день звільнення, то власник  або вповноважений ним орган  у цей день надсилає йому поштове  повідомлення про необхідність одержати трудову книжку.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки з письмової  згоди працівника [12].

У разі смерті працівника трудова  книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника в розділі «Відомості про роботу» зазначають дату запису і в графі 3 записують: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю». Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому порядку.

Отже, у разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час  роботи на цьому підприємстві, засвідчуються  підписом керівника підприємства або  спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

 

2.3. Зберігання, облік та виготовлення дублікату трудової книжки