Документація трудових книжок

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ СХІДНОЄВРОПЕЙСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ЛЕСІ УКРАЇНКИ

 

Кафедра документознавства і музейної справи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВА РОБОТА

 

БАРТОШУК ВАЛЕНТИНА СЕРГІЇВНА

 

 

 

ДОКУМЕНТАЦІЯ З ТРУДОВИХ КНИЖОК

Спеціальність: «Документознавство та інформаційна діяльність», 43-з група

 

 

 

 

 

 

 

Науковий керівник: ТРОФІМУК ТЕТЯНА МИХАЙЛІВНА, кандидат історичних наук, асистент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛУЦЬК – 2013

 

                                                    ЗМІСТ

СТОРІНКИ ЗМІСТУ ЩЕ РАЗ ВИВІРИТИ ПІСЛЯ ПРАВОК ВСТУП……………………………………………………………………………….3

1. ТРУДОВА КНИЖКА – ПАСПОРТ ПРАЦІВНИКА…………………...…....5

1.1. Історичні особливості заповнення трудових книжок………………….

1. 2. Підготовка до введення трудових книжок та оформлення їх титульного аркуша .………..………..……………………………………………..12

 

2. ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК……...18

2.1. Заповнення трудових книжок...………..…………………….………...20

2.2. Видача трудової книжки в разі звільнення...…………………...……..28

2.3. Зберігання, облік та виготовлення дублікату трудової книжки...…...30

 

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………….….34

 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ  ЛІТЕРАТУРИ………………………………...37

 

ДОДАТКИ……………………………………………………………………….....38

                                                  

 

ВСТУП

ПЕРЕРОБИТИ ВСТУП!!! В НЬОМУ ЧІТКО ВАЗАТИ ТІ СКЛАДОВІ, ЩО ВИДІЛЕНІ ЖИРНИМ КОЛЬОРОМ (коротко я Вам описала характеристику цих складових)

Актуальність  теми. Шляхом критичного аналізу та порівняння з відомими розв’язаннями проблеми обґрунтовують актуальність і доцільність роботи для розвитку відповідної галузі науки.

Висвітлення актуальності не повинно бути багатослівним. Для висвітлення актуальності достатньо 1–2 сторінок, де розкривають головне – сутність проблемної ситуації або наукового завдання.

Мета  і завдання дослідження. Мета цього дослідження – розглянути історію та застосування трудових книжок.

Мета зумовлює завдання, поставлені у роботі, саме:

> вивчити  історію появи перших трудових  книжок;

> розглянути  історію розвитку трудових книжок  у період;

> позначити  вимоги до оформлення і ведення трудових книжок;

> розглянути  перспективи застосування трудових  книжок.

Об'єкт  і предмет дослідження. Обов’язковим елементом вступу є визначення об’єкта і предмета дослідження. Об’єкт – це процес або явище, що породжує проблемну ситуацію і обране для вивчення. Предмет міститься в межах об’єкта. Об’єкт і предмет дослідження як категорії наукового процесу співвідносяться між собою як загальне і часткове. В об’єкті виділяється та його частина, яка є предметом дослідження. Саме на нього спрямована основна увага дослідника. При цьому слід мати на увазі, що тему наукової роботи, яка виноситься на титульний аркуш як заголовок, визначає предмет дослідження.

Об’єкт  дослідження – це та частина матеріального світу, яка привернула увагу дослідника, наприклад, діловодні процеси, архівна справа, видавнича діяльність, інформаційне суспільство і т. ін.

Предмет дослідження – це розглянутий у науковій роботі бік об’єкта дослідження, та його досліджувані якість, породжувані ним зв’язки, способи використання, наприклад, нормативно-правове забезпечення діловодних процесів у незалежній Україні, напрямки реформування архівної справи в 1991–2010 рр., вплив рекламних видань на розвиток ринкових відносин, тенденції розвитку інформаційного суспільства.

Стан наукової розробки проблеми (історіографія проблеми). Для з’ясування стану розробки обраної теми складається короткий огляд літератури, з якого можна зробити висновок, що дана тема ще не розкрита (розкрита лише частково, або не в тому аспекті) і тому вимагає подальшого розроблення. Якщо такий висновок не випливає логічно з огляду, то студенту немає сенсу розробляти обрану тему.

Практичне значення одержаних результатів. Слід подати відомості про застосування результатів роботи або рекомендації щодо їх використання із зазначенням певної галузі, навчального курсу; висвітлити можливості застосування отриманих результатів у практичній діяльності. Якщо результати дослідження були впроваджені у практичній діяльності, то необхідно назвати організацію, в якій проводилося впровадження, форми реалізації та реквізити відповідних документів. А також підкреслити корисність проведеної роботи для людини, суспільства загалом тощо.

Структура наукової розвідки.

 

 

 

 

 

1. ТРУДОВА КНИЖКА – ПАСПОРТ ПРАЦІВНИКА

 

1. Історичні особливості заповнення трудових книжок

Основним документом, який засвідчує час роботи на тій  чи іншій посаді та підтверджує загальний  стаж для пенсійного забезпечення, згідно зі ст.48 Кодексу законів про  працю України, є трудова книжка.

Заповнення трудових книжок, вкладишів до них, видача трудової книжки у разі звільнення, видача дубліката трудової книжки, розрахунки, умови зберігання та обліку трудових книжок обумовлені Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 року №58 зі змінами від 26.03.1996 року №29 [4].

Дані про працівника — прізвище, ім'я, по батькові, який уперше приступає до роботи, вносяться  на титульну сторінку трудової книжки без скорочень відповідно до паспорта (свідоцтва про народження). Зміна записів титульної сторінки щодо прізвища, імені, по батькові відбувається на підставі свідоцтв про шлюб, про розлучення, про зміну прізвища, імені, по батькові, паспорта. Посилання на підставу змін вноситься на внутрішньому боці обкладинки із зазначенням назви документа, серії, номера; органу, який видав документ та дати видачі. Записи завіряються підписом відповідальної особи за ведення трудових книжок та печаткою.

До трудової книжки вносяться  дані про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.

Окремим рядком вносяться  позначки про час проходження  служби у Збройних силах України, інших військових формуваннях, органах  внутрішніх справ із зазначенням  дати призову та звільнення. Час  навчання в ПТУ, навчальних комбінатах, центрах, курсах, вищих навчальних закладах, перебування в аспірантурі, клінічній ординатурі вноситься до трудових книжок.

Час догляду за інвалідом  І групи, дитиною-інвалідом віком  до 16 років; пенсіонером та людиною  похилого віку (80 років), що, за висновком медичного закладу, потребує постійного стороннього догляду, також вноситься до трудової книжки на підставі медичних довідок.

Державною службою зайнятості заноситься до трудових книжок безробітним  час одержання допомоги по безробіттю, початок виплати та припинення її.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації  усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню [7].

Інструкція про ведення  трудових книжок доповнена новим  пунктом 2.20-1, у якому зазначається, що трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії, тощо), зберігаються безпосередньо у працівників. Зазначені в першому абзаці цього пункту фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості.

Відповідно  до Кодексу законів про працю  України, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Історично сформувались особливі правила її ведення та заповнення.

 

 

1.2. Підготовка до введення трудових книжок та оформлення їх титульного аркуша

Приступаючи до роботи із трудовими книжками, відповідальний за їхнє ведення співробітник повинен  насамперед вирішити наступні основні питання.

По-перше, прийняти по відповідному акті трудові книжки робітників та службовців, наявні в наявності в  кадровій службі.

По-друге, перевірити наявність  і правильність ведення книги  обліку руху трудових книжок і вкладишів  до них. У цій книзі повинні бути зареєстровані всі трудові книжки робітників та службовців, отримані від них при надходженні на роботу, а також оформлені ними уперше (див. Додаток А).

По-третє, перевірити наявність  і схоронність трудових книжок працівників. При виявленні фактів відсутності окремих трудових книжок необхідно з'ясувати причини їхньої відсутності (прийом громадян на роботу за трудовим договором без трудових книжок; втрата трудових книжок працівників з вини адміністрації підприємства; неповернення трудових книжок працівниками, що одержали їх на руки для власних потреб під розписку, і т.п.).

Для розшуку відсутніх  документів створюється комісія, результати роботи якої оформляються актом із вказівкою проведених заходів і  зроблених висновків.

По-четверте, перевірити наявність в організації необхідного запасу бланків трудових книжок і вкладишів до них (п. 6.3 Інструкції). Кількість бланків визначається потребою організації залежно від плинності кадрів і характеристик прийнятих на роботу громадян (наприклад, прийом на роботу випускників шкіл і вузів, яким трудова книжка повинна бути оформлена вперше).

Запасні бланки трудових книжок і вкладишів до них повинні  зберігатися не в кадровій службі, а в бухгалтерії (у касира) і  бути оприбутковані як документи  строгої звітності в спеціальній прибутково-видатковій книзі (пп. 7.1 й 7.2 Інструкції).

У прибутково-видаткову  книгу вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витратою бланків трудових книжок і вкладишів  до них із вказівкою серії й  номера кожного бланка (див. Додаток Б)

Пред'явлення трудової книжки при надходженні на роботу є обов'язковим для робітників та службовців, тому що прийом на роботу без трудової книжки не допускається (п. 1.2 Інструкції). Якщо трудова книжка в громадянина відсутня, потрібно «пред'явити адміністрації довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-комунальною організацією...» (п. 1.3 Інструкції). Однак у сучасних умовах одержання такої довідки не завжди можливо, а «останнім заняттям» колишнього школяра, студента або військовослужбовця може бути й тривалий пошук роботи за трудовим договором, і робота за цивільно-правовими договорами, що не супроводжується оформленням трудової книжки, і робота в роботодавців - фізичних осіб, яким не дозволено вести трудові книжки осіб, що працюють у них за трудовим договором.

У подібних випадках представляється  цілком логічним пред'явлення громадянином будь-якого наявного в нього документа  про трудову діяльність замість  відсутньої трудової книжки або довідки  з місця проживання. При цьому  виробничий стаж громадянина може підтверджуватися: договорами підряду або договорами доручення (спільний інструктивний лист Пенсійного фонду України і Мінсоцзахисту України від 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17); довідками, розрахунковими книжками, особовими рахунками й відомостями на видачу заробітної плати, а також довідками про сплату страхових внесків у Пенсійний фонд РФ, виданими відповідними відділеннями Пенсійного фонду (лист Мінпраці РФ від 04.02.97 № 28-6).

Трудові книжки в них  можуть бути втрачені в силу обставин, а їхнє відновлення вкрай утруднене по багатьом незалежним від людини причинам.

Оформлення дубліката  по останньому місцю роботи відповідно до вимог Інструкції (п. 5.1) буває  можливо не завжди. Опинившись в  такій ситуації громадянин, мабуть, не зможе пред'явити нічого, крім письмових пояснень своїх життєвих обставин (наприклад, у формі заяви із проханням оформити трудову книжку й вказівкою причин її відсутності).

Таким чином, приймаючи  громадян на роботу, фахівець кадрової служби зіштовхується із двома протилежними ситуаціями: або трудова книжка є й тоді необхідно перевірити її заповнення на відповідність установленому порядку, або трудова книжка відсутня й тоді потрібно її оформити.

Трудова книжка є складним по складу інформації документом і  включає наступні елементи: обкладинку, титульний аркуш, змістовну частину (відомості про роботу, нагородження, заохочення, призначення пенсії).

Обкладинка трудової книжки має не тільки захисну, але  й інформаційну функції: на внутрішню  сторону обкладинки виносять відомості про зміни в записах, зроблених на титульному аркуші. Варто підкреслити, що Інструкція (п. 2.12.) говорить саме про зміну особистих даних працівника по певних причинах, а не про їхнє виправлення через допущені при заповненні титульного аркуша помилок. Зіпсовані при заповненні бланки трудових книжок і вкладишів до них знищуються шляхом спалення на підставі відповідного акту (див. Додаток В)

У титульному аркуші трудової книжки відбиваються основні відомості  про працівника: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; професія або спеціальність.

Прізвище, ім'я, по батькові й даті народження вказуються на підставі паспорта, а рівень освіти, професія й спеціальність - на підставі документів про утворення (атестат, диплом, посвідчення, студентський квиток, залікова книжка, довідка навчального закладу й т.п.).