Деловой документ

Проект приказа согласовывается  с заместителем руководителя организации, куратором вопросов, рассмотренных  в этом документе, с руководителями структурных подразделений, к которым  относятся пункты приказа, с юристом  организации (его виза свидетельствует, что этот документ не противоречит правовым актам и распоряжениям  вышестоящей организации).

В приказах, изданных во исполнение решений вышестоящих организаций, часто не пишут констатирующую часть. Вместо этого дают ссылку на номер  и дату высшего распорядительного  документа.

Распоряжение — утверждает задание руководителя учреждения или  его заместителя на отдельные  работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы пишут по общим, всеобъемлющим вопросам, а распоряжения — по частным.

Проект распоряжения визируют на последнем листе текста ниже подписи  распорядителя на первом экземпляре — подлиннике.

Распоряжение не ограничено сроком действия. Отменить действие распоряжения или его части можно только распоряжением или приказом по организации (предприятию).

5.3 Организационный документ

Все организации и предприятия  в своей деятельности наряду с  актами органов государственной  власти руководствуются положениями, уставами, правилами, инструкциями. Эти  документы именуют организационными.

Устав — юридический акт, на основании которого оформляется  структура, функции и правовое состояние  учреждения, организации или предприятия. Уставы после их утверждения вышестоящей  организацией подлежат обязательной регистрации  в органах министерства финансов. После регистрации вновь созданная  организация может разворачивать  свою деятельность.

Уставы могут быть индивидуальными  и типовыми. Содержание, формуляр устава, порядок оформления, согласования и  утверждения такие же, как и  для положения. Устав является основой  для разработки положения.

Положение — это правовой акт, устанавливающий основные правила  организационной деятельности государственных  органов, их структурных подразделений, предприятий (филиалов). Его, как правило, составляют при создании новых предприятий, организаций, фирм и их структурных  подразделений. Существуют положения  типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатывают для системы учреждений и предприятий, индивидуальные — на основе типового. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные — руководителями предприятий и организаций.

Положение состоит из таких  разделов: общая часть (преамбула); основные функции (что необходимо сделать  для выполнения поставленных задач); права; порядок создания и организации  деятельности.

Типовой формуляр положения  содержит в себе: герб; название ведомства, организации, структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа (положение); место издания; дату; индекс; заголовок к тексту; текст; подпись; отметку о поступлении.

Инструкция — это документ, содержащий правила, регулирующие какие-либо специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных  подразделений и служб, а также  должностных лиц. Например, «Инструкция  о порядке замещения...», «Инструкция  о внедрении...». Инструкцию подписывает  руководитель организации. Она предназначена  для постоянного пользования, поэтому  текст излагается лаконично, точно  и понятно.

Инструкция имеет такие  реквизиты: название вида документа (инструкция); гриф утверждения; заголовок (иногда входит название документа); дату; индекс; место  издания; текст; подпись; виды согласования.

Отдельная разновидность  этого вида документов — должностная  инструкция, определяющая организационно-правовое положение работника в структурном  подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности.

Должностная инструкция состоит  из таких разделов: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения (связи  по форме); ответственность работника  и др. В общей части указывают: основные задачи работника; порядок  замещения должности; профессиональные требования; подчиненность; основные руководящие  документы. В разделе «функции» определяют предмет, содержание и перечень видов работ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе выполнения работы мы рассмотрели понятия о деловом  документе; научились выполнять  классификацию деловых документов, составление текста делового документа, расположение и правильное написание  его реквизитов и оформления; привели  краткие характеристики отдельных  видов деловых документов и др.

Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. — М.: Наука, 1973. -- 256 с.

Зиновьева Н.Б., Саятина НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». — Краснодар, 1995. — 58 с.

Ильюшенко М.П., Кузнецова  Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. —М.: МГИАИ, 1977. — 132 с.

Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації. — К.: УкрІНТЕР, 1995. — 191 с.

Столяров Ю.Н. Классификация  документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. — М., 1995. — Сб. 70. — С. 24—40.

Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури /Рівн. держ. ін-т культури. — К.: Кн. палата України, 1998. — 80 с.

Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга: Исслед. и материалы. — 1994. — Сб. 69. — С. 37—57.