Деловой документ

1. Понятие о деловом  документе

Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т. е. предназначенного для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

Подавляющее большинство  используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем  фиксированной информации является документ.

К деловым документам относятся:

- информационные;

- документы коллегиальных  органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные,  пояснительные и служебные записки);

- распорядительные (постановления,  решения, приказы, распоряжения);

- организационные (положения,  уставы, инструкции);

- документы по личному  составу (заявления о приеме  на работу, характеристики, приказы  по личному составу, по контрактной  системе найма работников);

- документы по хозяйственно-договорной  деятельности (договор поставки, подряда,  о материальной ответственности,  хозяйственные договоры в посреднической  деятельности, комплект договоров  по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях  предприятия и банка);

- документы по хозяйственно-претензионной  деятельности (протоколы разногласий  к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

- учетно-финансовые (оформление  открытия счета в банке, заявление-обязательство,  отказы от акцепта, акты, трудовые  соглашения, поручения);

- документы по внешнеэкономической  деятельности (по организации внешнеэкономических  связей и созданию совместных  предприятий).

Деловые документы часто  называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией (совокупность документов по определенному предмету). В учреждениях, организациях и предприятиях образуются функциональные комплексы  документов (потоки и массивы) или  функциональные системы документации: организационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т. п.

Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного  оформления и начертания знаков письма.

Большинство деловых документов оформляются согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные  документы с учетом возможности  их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные  системы документации.

Зачастую документы под  одним названием входят в разные системы документации. Например, заявления  на предоставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся  к различным системам документации, хотя имеют одно название — заявление.

Деятельность по созданию документов называется документированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск  и хранение документов, объединяются под общим названием — организация  работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию  работы с документами в процессе управленческой деятельности, называется делопроизводством.

2. Классификация деловых  документов

Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, стадиям  создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

По поступлению деловые  документы делятся на официальные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным  лицом и оформляется в установленном  порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и  занимает должность, связанную с  выполнением организационно-распорядительных, административно-хозяйственных обязанностей. Такой документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации, предприятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

Среди официальных документов выделяют личные, удостоверяющие личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

Документ личного происхождения  создается лицом вне сферы  его служебной деятельности или  выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).

По происхождению различают  документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для  функционирования внутри создавшей  его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний документ предназначен для направления за пределы организации, в которой он создан (письмо, телеграмма, запрос).

По направлению деятельности документы делят на входящие и  исходящие. Входящий документ поступает  в организацию, исходящий — направлен  из учреждения (организации, предприятия).

деловой документ

По стадиям создания различают  черновой, беловой документы, оригинал и копию. Черновой документ — рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой — имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, положение, устав).

Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние  признаки или часть их, в т. ч. элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом  отношении оригинал и копия равноценны.

Различают несколько видов  копий: выписки-копии, воспроизводящие  часть текста документа; отпуски — полные копии документа. Особый вид копии — дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько  вопросов) документы.

По срокам исполнения документы  делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостоверения) и  несрочные.

По назначению различают  документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и др.), а также  и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и  т. п.).

По гласности различают  документы обычные, секретные, для  служебного пользования. Секретные  документы имеют особую отметку  и гриф секретности — «секретно». С ними ведут работу лица, которые  имеют разрешение и ознакомлены  со специальной инструкцией по секретному делопроизводству. Документы служебного пользования, содержащие несекретные  сведения, не подлежат огласке в  открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного  предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По срокам хранения выделяют: документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

По форме различают  стандартные (типовые) и индивидуальные документы. Стандартный документ содержит однородные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан  на бланке, где имеется постоянная и переменная информация (командировочное  удостоверение, справка).

Индивидуальные документы  создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат  творчества исполнителя (докладная  записка).

3. Текст делового документа

Текст — главный элемент  документа. В любом деловом документе  он состоит из логически выстроенных  частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении адресат готовится  к восприятию темы (указывается повод, приведший к составлению документа, излагается история вопроса и  т. п.). В доказательстве освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми  расчетами, ссылками на законодательные  акты и другие материалы). В заключении, которое может быть активным или  пассивным, формулируется цель составления  документа: активное заключение точно  определяет действие адресата, цель пассивного — проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и т. п.

Текст документа, состоящий  только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы —  сложным.

В зависимости от содержания документа используется прямой или  обратный порядок размещения логических элементов. В первом случае после  вступления идет доказательство и заключение. При обратном порядке — сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в таком документе отсутствует.

По способу изложения  материала документы делятся  на две категории: с высоким и  с низким уровнем стандартизации. Первые составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из направлений рационализации документов воплощается в разработке и применении на практике типизированных и трафаретных текстов.

Типизация текстов — процесс  создания текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться  документы аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом наиболее точно сохраняются  основные конструкции и формулировки. Типовые тексты, как правило, оформляются  в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты — дословное  воспроизведение постоянной информации группы документов с пропусками для  дальнейшего конкретного заполнения.

По способу изложения  документы с низким уровнем стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.

В рассказе речь идет о событиях (явлениях, фактах) в той хронологической  последовательности, в которой они  происходили в действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).

В описании характеризуются  явления (предмет, люди, события) с перечислением  признаков, свойств, особенностей (описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).

Размышлением называется вид текста, в котором логические определения, мысли и умозаключения  раскрывают внутреннюю связь явлений, доказывают определенный тезис. Различают  два основных вида доказательств  — дедуктивный, когда мысль развивается  от общего к частному, и индуктивный, в котором мысль направлена от отдельных фактов к общему.

Текст делового документа  отвечает следующим основным требованиям: достоверность и объективность  содержания, нейтральность тона, полнота  информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным является тот документ, который приводит к принятию адресатом  предложения или выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно  составленное письмо может ускорить принятие управленческого решения, помочь избежать назревшего конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.

4. Реквизиты и оформление  делового документа

Деловой документ имеет юридическую  силу, когда его правовая функция  дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и  территориальными границами и объектами  его действия.

Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

Оформление документа  — это проставление необходимых  реквизитов, их написание и расположение на бланке.

Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).

Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки  и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно  действующий бланк документа  — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два варианта размещения реквизитов: угловой и продольный.

При составлении и оформлении документов обязательно указываются  учреждение-автор (как правило, указывается  на бланке), вид документа (кроме  писем), заголовок, адрес и дата, отметка  о согласовании текста, удостоверение  документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении  и исполнении.

Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его содержания. Исходя из наименования, устанавливается  перечень необходимых для его  оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень  обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление  и т. п.).

Автор делового документа  — это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация (например, Харьковский  государственный институт культуры, Ассоциация современных информационно-библиотечных технологий и т. п.).

Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных  органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном  ряду тремя парами арабских цифр в  такой последовательности: день, месяц, год.