Анализ должностных инструкций службы работников ДОУ “ОАО Лепельский молочноконсервный комбинат”

На секретаря возлагаются  следующие функции:

1. обеспечение работы руководителя в соответствии с запланированными и текущими мероприятиями;
2. обеспечение своевременной передачи информации, сопутствующей работе руководителя;
3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций секретарь исполняет следующие обязанности:

1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации;
2. собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;
3. организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержания;
4. осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещание участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;
5. печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;
6. при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно- распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;
7. передаёт и принимает информацию по приёмно - переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
8. оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;
9. принимает документы на подпись руководителю;
10. организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;
11. осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует её в соответствии с установленным порядком и передаёт после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
12. ведёт контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;
13. формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив;
14. подготавливает документы для тиражирования на множительный технике, а также копирует документы;
15. обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
16. соблюдает требования по охране труда и  пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

4.Права

Секретарь имеет право:

4.1. вносить на рассмотрение  руководства предложения по совершенствованию  работы, связанной с обязанностями, предусмотренными инструкцией;

4.2.В пределах своей компетенции сообщить руководителю организации обо всех недостатках в деятельности организации, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

4.3.Запрашивать лично  или по поручению руководителя  организации от руководителей  подразделений организации и  иных специалистов информацию  и документы, необходимые для  выполнения его должностных обязанностей;

4.4. требовать от руководства организации оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5. Ответственность

Секретарь несёт ответственность:

5.1. за ненадлежащее  исполнение ( неисполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определённых трудовым законодательством;

5.2. за правонарушения, совершённые в процессе осуществления  своей деятельности,- в пределах, определённых администрацией, уголовным и гражданским законодательством;

5.3. за причинение материального  ущерба - в пределах, определённых  действующим трудовым и гражданским  законодательством. 

   

          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2. Аналитическая часть

2.1.Анализ инструкции  по документированию управленческой      деятельности

 В целях совершенствования  документооборота, в соответствии с законодательством Республики Беларусь с учётом требований СТБ ISO 9001 (п.4.2.3, 5.5.1), на предприятии разработана инструкция по документированию управленческой деятельности.

 

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОАО «Лепельский молочноконсервный  комбинат»

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора 

ОАО «Лепельский молочноконсервный  комбинат»

От 31.10.2011 №63

1. Общие положения

1.1       Настоящая  Инструкция устанавливает единую  систему в ОАО «Лепельский  молочноконсервный комбинат» (далее – Предприятия) подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2 Выполнение требований  Инструкции обязательно для всех  сотрудников Предприятия. 

1.3 Инструкция ориентирована на использование во всех структурных подразделениях автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров.

1.4 Ответственность за  организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в структурных подразделениях возлагается на  руководителей этих  подразделений.

Руководители обязаны:

• Рассматривать все документы в день их получения;
• Требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
• Своевременно докладывать директору Предприятия о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов и поручений;
• Принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения по телефону;
• Знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.

  

2. Прием, регистрация  и рассмотрение входящих документов.

2.1 Прием входящей корреспонденции  осуществляется секретарём приёмной (приложение №1), при этом проверяется  правильность ее доставки и  наличие приложений.

Вся корреспонденция  вскрывается кроме корреспонденции  с пометкой «лично», которая вручается адресату.

2.2 Принятая корреспонденция  передается директору Предприятия  или лицу, исполняющего его обязанности. 

2.3 Регистрация документов  осуществляется централизованно  путем занесения в журнал входящей  документации и компьютер (в журнал регистрации входящих документов)

2.4 На полученных документах  в правом нижнем углу лицевой  стороны документа проставляется  штамп с указанием даты поступления  документа и его порядкового  входящего номера (с начала календарного  года).

2.5 Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка: «+ приложение на 2 листах»

2.6 Регистрация документа  производится однократно секретарём  приёмной.

2.7 После регистрации  входящие документы передаются  на рассмотрение директору Предприятия. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь приёмной проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо – ответ, находится инициативное письмо и прикрепляется к нему.

2.8 В результате  рассмотрения документа директором Предприятия на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации входящих документов».

2.9 Не позднее указанного  в резолюции срока исполнитель  обязан предоставить секретарю приёмной, курирующего этот вопрос, информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

2.10    На первом  листе исполненного документа  в левом нижнем углу исполнитель  делает отметку «в дело» и  о том, когда и как решен  вопрос, заверяет подписью, ставит  дату и подшивает в соответствующее  дело.

2.11 Исполненные документы  и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

2.12 Документы, находящиеся  на исполнении, хранятся у исполнителей  в порядке, исключающим их утрату. В случае потери документа  исполнитель немедленно извещает  об этом секретарю приёмной.   

  

 

3. Контроль  исполнения документов.

3.1 На Предприятии устанавливается  контроль за исполнением в  указанные сроки документов и  поручений вышестоящих организаций,  руководителя .

3.2 Ставить документы  на контроль имеет право директор Предприятия.

3.3 Осуществление контроля  за сроками исполнения возлагается  на секретаря приёмной.

3.4 На документы, взятые  на контроль, в левом поле у  заголовка ставится штамп или  пишется «КОНТРОЛЬ». Вся информация  о них заносится в «Журнал  учета контроля и движения документов».

3.5 Задание снимается  с контроля только с разрешения  директора Предприятия или исполняющего  обязанности. 

3.6 В течение установленного  срока исполнения, поставленные  в резолюции вопросы,  должны  быть полностью решены.

3.7 Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.

 

4.       Порядок составления и оформления  служебных документов.

4.1 Документы Предприятия  приобретают юридическую силу  только с момента подписания  или утверждения их директором  Предприятия, а в его отсутствие – исполняющим обязанности.

4.2 Гриф утверждения  проставляется в правом верхнем  углу первого листа документа. 

Элементами грифа утверждения  являются:

Слово УТВЕРЖДЕНО;

Должность лица, утвердившего документ;

Личная подпись и ее расшифровка;

Дата утверждения.

4.3 Приказ – нормативный  акт, издаваемый директором Предприятия  или в его отсутствии – исполняющим  обязанности. Приказ издается  для решения основных задач,  стоящих перед Предприятием.

4.4 Тексты приказов  состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

В водной части излагаются основания для издания документа.

Распорядительная часть  начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ».

4.5 Распорядительная часть  должна содержать конкретные  задания или мероприятия с  указанием исполнителей и сроков исполнения.

4.6 Регистрация приказов  осуществляется секретарём приёмной.

4.7 На оборотной стороне  листа приказа дается список  лиц для ознакомления, которые  ставят подпись и дату против  своей фамилии. 

4.8 Первые экземпляры  приказов формируются в соответствующие дела, вторые направляются исполнителям данного документа.

 

5.       Порядок  работы с исходящими документами. 

5.1 Исходящие документы  готовятся на бланках для писем  Предприятия. 

Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Документы, как правило, должны составляться по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное  их рассмотрение получателем.

5.2 Внесение в подлинник  документа после его подписания, каких либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.