Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"

- требования к знаниям  и навыкам, которые необходимы  для исполнения должностных обязанностей.

Например, инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать: должностной инструкция делопроизводство документационный

1. Постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные  материалы по организации делопроизводства  на предприятии. 

2. Формы и методы контроля  исполнения документов.

3. Структуру предприятия  и его подразделений. 

4. Стандарты унифицированной  системы делопроизводства, организационно-распорядительную  документацию.

5. Схемы документооборота.

6. Средства вычислительной  техники, коммуникаций и связи. 

7. Законодательство о  труде. 

8. Правила внутреннего  трудового распорядка.

9. Правила и нормы охраны  труда.

В общих положениях указано  непосредственное подчинение специалиста, а также указана должность, которая  замещает специалиста в случае его  отсутствия.

Во втором разделе - «Должностные обязанности» приводится полный перечень обязанностей специалиста.

Третий раздел - «Права»  содержит список прав, которые имеет  специалист при исполнении своих  должностных обязанностей.

Например, инспектор по исполнению поручений имеет право:

1. Требовать от исполнителей  исполнения документов в установленные  сроки, а также все необходимые  сведения о ходе выполнения  контролируемых документов и  решений. 

2. Знакомиться в структурных  подразделениях организации со  всеми документами по проверяемым  вопросам.

3. Участвовать на заседаниях  и совещаниях, проводимых руководством  предприятия, в обсуждении вопросов  о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

4. Вносить на рассмотрение  директора предприятия и заведующего  канцелярией (начальника отдела  документационного обеспечения)  предложения по улучшению деятельности  подразделения, форм и методов  работы с документами. 

5. Подписывать и визировать  документы в пределах своей  компетенции.

Четвертый раздел - «Ответственность»  содержит информацию об ответственности  специалиста за неисполнение своих  должностных обязанностей.

Так, инспектор по исполнению поручений несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым  законодательством Российской Федерации. 

1. За правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей  деятельности - в пределах, определенных  действующим административным, уголовным  и гражданским законодательством  Российской Федерации. 

1. За причинение материального  ущерба - в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством Российской Федерации. 

Инспектор по контролю за исполнением  поручений несет персональную ответственность  за:

1. Состояние контроля  исполнения документов и поручений. 

2. Соблюдение сроков проведения  проверок.

4. Функциональный  анализ должностных инструкций  работников службы ДОУ ОАО  «Желдорреммаш»

В службе документационного  обеспечения управления присутствуют следующие должности:

Экспедиция:

Делопроизводитель - 1 нд.

Документовед - 2 ед.

Экспедитор-курьер - 1 ед.

Отдел ДОУ

Инспектор по исполнению поручений - 1 ед

Делопроизводитель - 2 ед.

Машинистка-оператор ПК - 1 ед.

Старший архивариус - 1 ед.

Архивариус - 1 ед.

Делопроизводитель - относится  к категории технических исполнителей.

1. Принимает и регистрирует  корреспонденцию, направляет ее  в структурные подразделения. 

2. В соответствии с  резолюцией руководителей предприятия  передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки  или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета  прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную  документацию по адресатам. 

5. Ведет учет получаемой  и отправляемой корреспонденции,  систематизирует и хранит документы  текущего архива.

6. Ведет работу по созданию  справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый  их поиск. 

7. Подготавливает и сдает  в архив предприятия документальные  материалы, законченные делопроизводством,  регистрационную картотеку или  компьютерные банки данных, составляет  описи дел, передаваемых на  хранение в архив.

Документовед относится к категории специалистов.

1. Разрабатывает и внедряет  технологические процессы работы  с документами и документной  информацией на основе использования  организационной и вычислительной  техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная  работа).

2. Принимает участие в  планировании, организации и совершенствовании  деятельности отдела документационного  обеспечения управления.

3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

4. Подготавливает предложения  по обеспечению эргономических  условий труда, рационализации  рабочих мест работников отдела  документационного обеспечения.

5. Разрабатывает унифицированные  системы документации и табели  документов различного назначения  и уровня управления, классификаторы  документной информации.

6. Организует внедрение  систем ведения документации.

7. Принимает меры по  упорядочению состава документов  и информационных показателей,  сокращению их количества и  оптимизации документопотоков.

8. Участвует в отборе  документов, передаваемых на государственное  хранение, организации хранения  и экспертизе ценности документов.

9. Принимает участие в  постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании  (в части информационного обеспечения)  автоматизированных информационных  систем и систем управления, а  также в разработке новейших  информационных технологий (в том  числе безбумажных), базирующихся  на применении вычислительной  и микропроцессорной техники,  проектировании и актуализации  баз и банков данных.

10. Изучает и обобщает  передовой отечественный и зарубежный  опыт в области документационного  обеспечения управления, разрабатывает  нормативно-методические документы  по вопросам документационного  обеспечения.

11. Принимает участие в  работе по подбору, расстановке  и повышению квалификации кадров  отдела документационного обеспечения.

12. Выполняет отдельные  служебные поручения своего непосредственного  руководителя.

Инспектор по контролю за исполнением поручений относится к категории специалистов.

Инспектор по контролю за исполнением поручений:

1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями предприятия и отдельными специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства предприятия.

2. Проверяет соответствие  подготавливаемых на предприятии  проектов приказов и распоряжений  документам вышестоящих организаций,  на основе которых они издаются.

3. Заполняет контрольные  карточки и ведет картотеки  учета приказов, распоряжений и  других документов, а также поручений,  требующих контроля за их исполнением.

4. Ведет оперативный учет  прохождения документов.

5. Определяет причины  несвоевременного исполнения поручений. 

6. Информирует руководителя  предприятия о состоянии выполнения  поручений. 

7. Составляет отчеты, справки,  сводки по результатам контроля  с внесением соответствующих  предложений о состоянии исполнительской  дисциплины, по исполнению структурными  подразделениями поручений, исправлению  положения дел, о заслушивании  на совещаниях у руководства  предприятия руководителей структурных  подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в выполнении  поручений и решений. 

8. Проверяет обоснованность  представляемых руководству предприятия  предложений о снятии решений  с контроля.

9. Готовит документы по  истечении установленных сроков  текущего хранения к сдаче  на хранение в архив. 

10. Принимает участие в  подготовке предложений по совершенствованию  делопроизводства на предприятии. 

11. Выполняет отдельные  служебные поручения своего непосредственного  руководителя.

Основными задачами архивариуса  являются:

1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности  принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством  документов практического назначения).

1.2. Создание справочного  аппарата к ним.

1.3. Подготовка и своевременная  передача на государственное  хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных  задач архивариус:

2.1. Организует хранение  и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует  поступившие на хранение от  структурных подразделений документы,  законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке  номенклатуры дел, проверяет правильность  их формирования и оформления  при передаче в архив.

2.4. В соответствии с  действующим законодательством  шифрует единицы хранения, систематизирует  и размещает дела, ведет их  учет.

2.5. Подготавливает сводные  описи единиц постоянного и  временного сроков хранения, а  также акты для передачи документов  на государственное хранение, на  списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по  созданию справочного аппарата  по документам, обеспечивает удобный  и быстрый их поиск.

2.7. Участвует в работе  по экспертизе научной и практической  ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием  документов, своевременностью их  восстановления, соблюдением в помещениях  архива условий, необходимых для  обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение  правил противопожарной защиты  в помещении архива.

2.10. Выдает в соответствии  с поступающими запросами архивные  копии и документы, составляет  необходимые справки на основе  сведений, имеющихся в документах  архива, подготавливает данные для  составления отчетности о работе  архива.

2.11. Участвует в работе  по экспертизе ценности архивных  документов.

2.12. Принимает необходимые  меры по использованию в работе  современных технических средств

Заключение

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации. Кроме того, должностная  инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Проделанный анализ работы сотрудников, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих  деятельность, позволяет облегчить  процесс подбора кандидатов на ту или иную должность. Позволяет определить насколько кандидат способен выполнять  предъявляемые ему функции.

Таким образом, можем сделать  заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая  одну из проблем эффективного управления организацией.

Что касается должностных  инструкций службы документационного  обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш», то она имеет правильно, полно изложенные и оформленные должностные инструкции. Некоторые моменты соблюдаются не так тщательно, местами, даже небрежно, но это связанно в первую очередь с большой загруженностью работой и отдела, в частности, и организации, в целом.

Список литературы

1. Андреева, В. И. Понятие  документа и делопроизводства / В.И.  Андреева // Справочник секретаря  и офис-менеджера. - 2006. - № 7. - С. 32-36.

2. Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. - 192 с.

3. Аралбаева, Г.Г., Козлова, Т.О. Использование автоматизированных систем в организации документооборота в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан (на примере администрации Оренбургской области) / Г.Г. Аралбаева, Т.О. Козлова // Делопроизводство. - 2009. - № 5. - С. 60.

4. Астахова, Л. В. Документационное  обеспечение управления как отрасль  деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 3-9.

5. Красавин, А. Типовая  инструкция / А. Красавин // Служба  кадров и персонал. - 2006. - № 5. - С. 81-83.

6. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.

7. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов - М.: Дашков и Кш, 2006. - 520 с.

8. Образцы должностных  инструкций и положений об  отделах - М.: Равновесие, - 2004.

9. Оформление документов: Метод. рекомендации на основе ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированые системы документации. Унифицир. система организационно-распорядительной документации. Требования к оформ. Документов» / А. С. Демушкин, А. Н. Сокова, А. А. Пронин и др. М.: Науч. книга, 2008. - 108 с.

10. Сокова, А. Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2004. - № 2. - С. 4-7.