Учет кассовых операций в почтовой связи

                товаров народного потребления);

• Акты на суммы подлежащие оприходованию;
• Квитанции из авансовых книжек;
• Бланки переводов.

Для расходных операций используют следующие документы:

• Препроводительное письмо ф. МС-4;
• Бланки оплаченных переводов;
• Реестры на выплаченные пенсии и пособия;
• Реестры на выигрышные лотереи (по которым были выплачены выигрыши). К реестру прилагаются билеты записанные по мере записи в реестр и по виду лотерейных билетов;
• Расчетно-платежная ведомость на выплату зарплаты;
• Акты на сумму подлежащую к списанию;
• Справки на возврат излишне взысканных сумм за оказанные услуги.

Все перечисленные выше документы  прилагаются к СДО и должны соответствовать графам 3,7,11,15 СДО. Заполнение этих граф заменяет приписку документов к карте отправки ф. ПС 16. При заполнении кассовой справки ф. МС-42 все первичные  документы приписываются с указанием  количества квитанций и количества оказанных услуг. Документы по банковским операциям служебным письмом направляются в районный узел почтовой связи (далее РУПС). По истечении сроков хранения бланки неоплаченных переводов направляются в автоматизированное ОПС для возвращения по указанному адресу. Бланки СДО составляются вручную, брошюруются и накапливаются в неавтоматизированном ОПС. Ежеквартально не позднее пятого числа следующего отчетного месяца они направляются в архив. В течение рабочего дня на СКС с инсталлированной версией ППП “Почта” работающей в ОПС в фискальном режиме, оказываются услуги потребителям. При выплате пенсий и пособий на рабочих местах с использованием СКС формируется ведомость для выдачи пенсий и пособий почтальонами на дом. Вся информация по оказанным услугам с использованием СКС и результаты работы в фискальном режиме выгружаются на дискету. При выдаче сумм почтальоном заполняются листы ф. ПС 55 с указанием фамилии имени отчества и общая сумма денежной наличности выданной ему в доставку для оплаты переводов, пенсий и пособий. После возвращения почтальона из доставки выводятся остатки на конец рабочего дня. При этом вся информация по услугам, оказанным почтальоном вводится в программное обеспечение в не фискальном режиме работы отделения по каждой услуге. По окончании рабочего дня начальник ОПС выводит итоги в СДО. После считывания информации за неавтоматизированное ОПС начальник использует электронную базу данных. Периодически в базу данных вносятся изменения о потребителях, при наличии свободного времени в обслуживании потребителей или в конце рабочего дня начальник автоматизированного ОПС вносит информацию за неавтоматизированное ОПС. Информация вводится следующим порядком:

• По принятым платежам используется электронная база данных плательщика, создание информации осуществляется путем ввода данных каждого плательщика в соответствии с реестром;
• По выплаченным пенсиям и пособиям используется база данных получателя, а создание информации осуществляется путем набора реквизитов по каждому получателю, созданная информация выгружается по каналам связи в УОиКИ.

При выявлении расхождений начальник  автоматизированного ОПС ставит в известность начальника неавтоматизированного  ОПС. В СДО все операции отражаются по кодам, состоящим из трех цифр, каждая из которых имеет определённый смысл:

1. 0 – остаток в кассе на начало дня;

1,2,3 – доходы;

5,6,7 – доходы, за услуги, оказанные на договорных началах;

8 – суммы поступлений в кассу  ОПС в качестве подкреплений  и переводов;

9 – суммы, выданные из кассы ОПС при выплате пенсий и пособий, а так же высылке сверхлимитных остатков кассы.

2. Цифра указывает наименование услуги;
3. Цифра указывает разновидность услуги.

Кроме того в СДО указываются  и буквы: Н - наличные денежные средства, А – квитанции из авансовой книжки, Ч – чеки из чековых книжек, Ц - банковские пластиковые карточки (далее БПК), Д – денежные документы, П – платежное поручение, Г – гарантийное письмо, СУ – страховые полисы. В столбцах СДО 2,6,10,14 – отражается сумма подлежащая оприходованию. Если в ОПС несколько операционных касс, то каждой кассе присваивается порядковый номер. В столбцах 4,8,12,16 – отражается количество операций.

СДО состоит из четырех разделов. Основным разделом является первый – “Кассовые операции”. В нем отражается остаток на начало дня, сумма по приходу, по расходу и выводится остаток на конец дня.

 Первый раздел состоит из  четырех частей: 1 часть – доход, 2 часть – принято, 3 часть – поступило, 4 часть – расход. В этот же раздел включается учет денежных средств по ф. ПС 55 и отражается переходный остаток наличных денег на начало дня у почтальона. Сума наличных денежных средств, выданная почтальону в доставку, сумма, выплаченная в доставке, и выводится остаток на конец дня.

 Второй раздел - “Движение материальных ценностей” отражает код операций, остаток материальных ценностей на начало дня, поступление, реализованное за наличные деньги, реализованное по денежным документам, возвращенные товарно-материальные ценности и остаток на конец дня.

Третий раздел – “Движение квитанционного материала”. В этом разделе указывается наименование бланков строгой отчётности (далее БСО), остатки на начало дня, израсходовано, поступило, аннулировано, остаток на конец дня.

Четвертый раздел - “Статистическая отчетность”, в котором по кодам отражается учет регистрируемых почтовых отправлений с указанием кода почтового отправления и количество.

Таким образом, текущий учет движения денежных средств в ОПС осуществляется в СДО (приложении Б).

3 ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ПОДКРЕПЛЕНИЯ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТВОЙ

СВЯЗИ

При недостаче в операционной кассе  наличных денег на оплату переводов, пенсий и пособий, начальник ОПС  передает в вышестоящую организацию  почтовой связи электронное сообщение  на отправку подкреплений. Информация на высылку подкреплений начальник  ОПС передает электронным сообщением на автоматизированное рабочее место (далее АРМ) начальника главной кассы. Для создания и передачи электронного сообщения разработаны специальные  коды. Заказ наличных денег на подкрепления осуществляется до 16.00, позднее код  будет недоступен. Вышестоящие организации  заявки на подкрепления рассматривают  и на затребованную сумму формируют  распоряжение ф.МС-45, в котором указывается наименование ОПС и затребованная сумма. После приема и записи всех заявок подсчитывается общий итог высылаемой суммы. В четвертой графе распоряжения записывается номер препроводительного письма ф. МС-4 (Приложение Г), а в пятой графе номер брезентовой сумки. В шестой и седьмой графах – дата и подпись, т.е. делается отметка о получении этой суммы в ОПС.

Распоряжение ф. МС-45 подписывается  лицом, которое его составляло и  утверждается руководителем организации. На утвержденные суммы составляется расходный кассовый ордер ф. КО-2, который регистрируется в Журнале  учета приходных и расходных  ордеров и передается на исполнение в главную кассу вместе с двумя  бланками распоряжения ф. МС-45. В выходные и предпраздничные дни расходный  кассовый ордер выписывается лицом, которое составляет распоряжение ф. МС-45 и подписывается ответственным  дежурным по организации. Работники  бухгалтерии в конце рабочего дня предают в главную кассу  бланки приходных и расходных  ордеров и сообщают последнюю  регистрацию номера для дальнейшего  использования главной кассой в  выходные и праздничные дни. На отправленные суммы составляется препроводительное  письмо ф. МС-4 в трех экземплярах, которое  подписывается начальником главной  кассы и работником, который участвовал в упаковке брезентовой сумки. На обороте препроводительного письма приводится покупюрная опись отравленных денег.

Препроводительные письма нумеруются в течение месяца. Допускается  формирование препроводительного письма ф. МС-4 с помощью компьютера. После  упаковки брезентовых сумок начальник  главной кассы на обоих бланках  распоряжения ф. МС-45 проставляет номера препроводительных писем и номера брезентовых сумок. Один экземпляр бланка ф. МС-45 остается в главной кассе, второй экземпляр  - лицу, которое осуществляет контроль за прохождением брезентовых сумок и отметок об их получении в ОПС. После осуществления контроля за поступлением подкреплений ф. МС-45 передается в бухгалтерию. На сумки с подкреплением выписывается карта отправки ф. ПС16 с указанием номера сумки. Если главная касса находится не в одном здании с участком обработки почты, брезентовые сумки с наличными деньгами и один экземпляр ф. ПС16 вкладывается работниками главной кассы в сумку. На ярлыке ф. ПС17 указывается организация, которая упаковывала мешок и место назначения, номер мешка и подпись лица, которое производило упаковку, проставляется календарный штемпель. Если главная касса и участок обработки почты в одном здании, то брезентовые сумки передаются в участок страховой почты под расписку на общей карте отправки ф. ПС16, которая составляется начальником главной кассы в двух экземплярах. После сдачи сумок в участок обработки страховой почты, начальник главной кассы внизу кассового ордера указывает общую сумму высланных денег. Расходный кассовый ордер ф. КО-2, к которому прилагается распоряжение ф. МС-45, препроводительное письмо ф. МС-4, копии карт отправки ф. ПС16 на каждый мешок и копии общей карты отправки ф. ПС16 передаются после расписки начальника обработки страховой почты в бухгалтерию. Наличные деньги, подлежащие отправке в качестве подкреплений необходимо формировать и упаковать в сумки накануне дня отправки, а передача в участок обработки страховой почты производится в день отправки.

В ОПС начальник встречает машину с подкреплением, принимает от сопровождающего  подкрепление, пересчитывает и сверяет  с суммами указанными в препроводительном  письме ф. МС-4. О получении и оприходовании  подкреплений начальник ОПС расписывается  в препроводительном письме ф. МС-4. Одновременно расписывается лицо, которое  принимало участие в приеме подкреплений и проставлении оттиска календарного штемпеля. Препроводительное письмо ф. МС-4 прикладывается к СДО в  качестве первичного документа. В том  случае, когда полученная сумма не соответствует сумме указанной  в препроводительном письме, составляется акт в двух экземплярах, которые подписывается лицами, которые производили вскрытие брезентовой сумки. Один экземпляр акта прилагается к препроводительному письму, в котором отражается фактически полученная сума, копия акта приобщается к кассовым документам ОПС.

Вышестоящая организация на основе полученного акта делает соответствующую  проверку. Бухгалтерия вышестоящей  организации ежедневно на основе бланка-распоряжения ф. МС-45 и препроводительного письма ф. МС-4 ведет накопительную  ведомость по каждому ОПС о получении денежных средств. По истечении месяца в бухгалтерии осуществляется проверка сумм отправленных ОПС из главной кассы и полученных ОПС. О проверке делается отметка в СДО. Брезентовые сумка с подкреплениями денежной наличности, полученные ОПС взвешиваются и сверяются вес, указанный на бирке с фактической. Вскрытие сумок производится двумя работниками. Если штат ОПС состоит из человека, вскрытие производится только начальником. В случае составления акта мешок, ярлык ф. ПС17, сумка с биркой. Упаковка от купюр вместе с актом и сопроводительными документами направляются в вышестоящую организацию. 

4 ПОРЯДОК  ВЫСЫЛКИ СВЕРХЛИМИТНЫХ ОСТАТКОВ  ИЗ КАССЫ 

ОТДЕЛЕНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

Отправка сверхлимитных остатков производится в суммах кратных ста. Автоматизированная программа позволяет  формировать справку ф. МС-44 для  осуществления контроля за поступлением брезентовых сумок с денежной наличностью из ОПС. В ОПС по специально разработанным кодам передается электронная информация о сдаче сверхлимитных остатков, которая формирует содержание справки ф. МС-44. Денежные билеты, отправленные как сверхлимитные остатки, формируются по достоинству и по лицевой стороне. Они пересчитываются, обандероливаются по сто штук с указанием суммы вложения, даты и подписи. Работник который производит пересчет наличных указывает фамилию и расписывается. Сумки по сверхлимитным остаткам упаковываются двумя работниками, если штат ОПС один работник, то начальник ОПС (список таких ОПС передается в банк). При формировании сверхлимитных остатков на каждую сумку составляется препроводительная ведомость ф. 0402090005, которая подписывается работником принимавшим участие в подсчете наличных и упаковке сумок. А при выделенной инкассации составляется препроводительное письмо ф. МС-4, на оборотной стороне которого отражается покупюрно опись высылаемых денежных средств.

Порядок нумерации препроводительных  ведомостей ведется в течение  квартала. Один экземпляр ведомости  одновременно с наличными деньгами укладывается в сумку, после этого  сумка закрывается, накладывается  шарнирный замок, так чтобы совпали  кольца. В отверстие пропускается льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом и пропускаются в отверстие адресно бирки, еще  раз завязывается и пломбируется. На пломбире отражается номер ОПС, номер  сумки указывается дробью (в числителе  указывается номер препроводительной  ведомости, а в знаменателе номер  сумки), наименование объекта почтовой связи, в адрес которого направляется сумка, её вес. Сумма прописью отправленных денег и наименование ОПС. Адрес  ярлыка подписывается теми же работниками, что принимали участие в заделке  сумки и подписывали препроводительную  ведомость. На сумку выписывается карта  отправки ф. ПС16 с указанием номера сумки и суммы. В ОПС сумка  заделывается в брезентовый мешок, в который вкладывается два экземпляра препроводительной ведомости и  первый экземпляр карты отправки ф. ПС16. На ярлыке ф. ПС17 указывается: наименование ОПС, наименование объекта почтовой связи, место назначения, номер мешка  и подписи лиц, которые принимали  участие в заделке сумки и  мешка. Ставится оттиск календарного штемпеля и брезентовый мешок приписывается к карте отправки ф. ПС16 с указанием сумм сверхлимитных остатков. На всех этапах обработки брезентовые мешки принимаются после тщательного наружного осмотра и проверки наличия подписей в ф.ПС16. при выявлении расхождения составляется акт, проводится расследование и информация сообщается руководителю. Третий экземпляр препроводительной ведомости остаётся при документах ОПС. Поступившие в ОПС сумки вскрываются двумя работниками. Перед вскрытием обязательно проводится проверка наружного состояния мешка.

При вскрытии проверяется вес и  сумма. Полученные брезентовые мешки  сверяются с данными справки  ф. МС-44, затем приписываются к  ф. ПС16 и передаются в главную  кассу под расписку в карте  отправки ф. ПС16. После контроля за прохождением брезентовых сумок со сверхлимитными остатками справка ф. МС-44 передается в главную кассу. Если цех по обработке страховой почты находится в разных зданиях с главной кассой. То выписывается ф. ПС16 в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры передаются сопровождающему для доставки в главную кассу, а на третьем сопровождающий расписывается в получении. После сдачи сумок второй экземпляр возвращается с распиской о принятии брезентовых сумок и ставится оттиск календарного штемпеля. Этот экземпляр возвращается в участок обработки страховой почты. Режим работы главной кассы установлен таким образом, чтобы брезентовые сумки были сданы в тот же день в банк. Если они поступили после окончания работы главной кассы по техническим причинам, то они должны быть при приеме рот сопровождающего вскрыты и проверены. Проверяется наружное состояние сумок и они хранятся в участке обработки страховой почты до утра следующего дня, а утром передаются в главную кассу. В главной кассе определяют количество сумок, которые подлежат вскрытию. Вскрытие производят два работника и устанавливается соответствие записям препроводительной ведомости. При расхождении составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется по месту упаковки брезентовой сумки для проверки и принятия мер. Второй экземпляр приобщается к справке ф. МС-44, в последней графе которой делается отметка о расхождении суммы. На основе справки ф. МС-44 на сумму сверхлимитных остатков поступивших из ОПС  составляется приходный ордер ф. КО-1, который регистрируется в кассовой книге ф. КО-4с. Объект потовой связи сдает сверхлимитные остатки в банк для зачисления на счет по переводным операциям. Этим они обеспечивают сохранность денежной наличности.